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大数据时代高校档案馆实施精细化管理的注意事项探讨

作者:完美论文网  来源:www.wmlunwen.com  发布时间:2016/7/5 8:46:45  

摘要:大数据时代,高校档案馆现有的管理方式和理念已经不能满足海量档案信息和数据增长的要求,因此引入更适合新形势的精细化管理势在必行。为确保精细化管理在高校档案工作中的成功运用,高校档案馆必须采取有效措施逐步解决目前档案管理工作中存在的一系列问题,从而提升管理和服务水平。

关键词:大数据时代;精细化管理;措施

精细化管理理念大多运用于企业管理之中,“精细化”的本质意义就是落实管理责任,将发展战略和管理责任具体化、明确化,从而达到提升企业整体执行能力的作用。在利用者个性化需求特征越来越彰显的大数据时代,高校档案馆实施精细管理不仅有助于提高档案馆的管理和服务水平,而且有助于满足利用者的个性化需求。

一、高校档案馆管理现状

(一)制度建设不完善,管理理念落后。一些高校档案馆在国家相关法律法规和档案政策出台之后,没有根据高校自身特点,具体制定适合高校自身发展的管理制度,造成了事实上的制度缺失。

(二)岗位设计不合理,工作流程不清晰。高校管理者需要根据档案工作的实际情况,规定每个岗位的职责以及岗位之间的工作联系。事实上目前高校档案馆几乎没有科学的岗位设计,岗位之间的区别由简单的档案工作环节来划分,工作流程混乱。

(三)经费投入不足,信息化体系未建立。高校档案馆属于辅助部门,很多高校对档案工作不太重视,对档案馆的经费投入非常有限,档案工作必需的设备尤其是档案信息化所需的设备无法购入和建设,硬件如扫描仪、传真机、服务器、多媒体查阅设施,软件如档案管理系统、档案网站(页)等。软硬件设备的缺乏使高校档案馆尚处于原始手工或者是单纯的计算机目录录入状态,信息化建设还未提上工作日程,工作效率低下。

(四)工作人员岗位责任意识差,考核机制不合理。高校档案馆岗位设计和考核机制的不合理直接导致了工作人员责任意识差,一般只要日常考勤在岗,工作做与不做、做得好与差之间没有任何量化考核的体系,这种管理考核造成了档案工作的恶性循环。

二、高校档案馆精细化管理需要解决的问题

与传统只注重档案实体管理的理念不同,现代档案管理已经成为一个由各项程序化工作组成的复杂系统,包括档案实体管理、档案信息开发利用以及档案馆安全管理等很多内容,这些内容又通过档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和移交等六个环节完成[1](p43)。现代档案管理各个环节共同组成一个有机整体,互相关联和制约。精细化管理作为引进档案管理领域的系统工程,要把它成功运用于高校档案工作中,还有很多需要解决的问题。

(一)系统化是精细化管理实施的关键。确立了建设“精细化管理”这一带有方向性的思路后,高校档案馆首先要用制度、流程、信息系统将档案管理中的“人”、“事”、“定岗考核”有机结合[2],针对工作现状,按照“精细”的思路,对高校档案馆藏的档案载体类型、数量、保存状况、数字化进展情况等基本信息进行准确调查,做到心中有数;其次,根据档案工作的实际情况,找准薄弱环节实施运转、分阶段完善工作体系,以系统的完整保障精细化管理的实施。

(二)信息化是大数据时代精细化管理实施的手段。在网络化、云计算、云存储逐步普及的大数据时代,传统的档案管理方式已经逐步制约了档案工作的进一步发展,档案精细化管理的理念要求必须实现档案资料传输速度快、信息可共享、管理智能化、查询模糊化等特点,因此,信息化成为完善现代高校档案管理的重要途径,是大数据时代精细化管理实施的重要手段。

(三)数字化是精细化管理实施的核心。档案工作的最终目的是提供服务,大数据背景下选择合适的信息化技术手段,根据档案材料数字化标准,不断加强档案馆数字化建设。档案资料数字化后经过统一标引形成至关重要的基础数据,而这些海量基础数据就可以成为网络时代使用方便的信息。因此,在实施“精细化管理”的过程中,数字化是积累大数据的基础,是精细化管理实施的核心。

(四)科学的考核机制是精细化实施的保障。高校档案馆是有年度考核的,年度考核一般以出勤率为出发点,以完成日常查借阅为基础,这两项工作完成考核基本就合格,这种粗放的考核方式对精细化管理来说远远不够。精细化管理中的监督考核机制应以岗位设计的职责为基础,以量化任务额为手段,辅以出勤和工作态度来决定绩效的合理分配,最终达到精细化管理中科学的考核机制。

三、高校档案馆实施精细化管理的注意事项

高校档案馆实施精细化管理本身是一个探索的过程,企业成功的精细化管理模式在高校不能原样照搬,高校档案馆应根据自身的管理和服务对象,切实制定精细化管理的目标、措施和考核内容。高校档案馆精细化管理不同于量化考核的单点考核,精细化管理作为一个系统工程,涵盖了高校档案工作的全部业务,实施过程中要注意以下几点:

(一)精细化管理标准的制定要符合高校实际。高校发展情况不同,档案工作的水平也不同,因此,高校档案馆在引进精细化管理过程中,注意要从高校实际出发,从基层情况入手,制定符合本校档案工作的岗位设计、工作流程、考核奖惩机制等。

(二)注意对加强部门兼职档案员的培训。高校实行部门立卷制,档案材料的前期收集、基础整理工作是由部门兼职档案员完成的,他们的责任意识、档案专业水平、工作态度等直接影响着后期档案馆工作的水平。因此,定期对兼职档案员进行培训是实施精细化管理必不可少的一环。

(三)考核操作要适当。在实施过程中,高校档案馆不能为了追求精细化管理而将各项考核内容制订地过细过杂,这样反而让管理中的环节和步骤变得不易操作,降低工作效率,失去了引进精细化管理的初衷。

(四)领导重视,加大投入。高校档案馆实施精细化管理是一个系统工程,从人员培训到设备投入,从制度建设到流程细化,档案管理和其他管理环节需要环环相扣,相辅相成,没有领导的支持不可能成功实施。

参考文献

1、刘永. 档案学概论[M]. 郑州: 河南人民出版社, 2006.

2、王瑾. 企业档案精细化管理的实践与探索[J]. 浙江档案,2012,(6).

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