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高校教学档案管理存在的问题及改进措施研究

作者:完美论文网  来源:www.wmlunwen.com  发布时间:2017/12/3 17:08:41  

摘    要:教学档案是高校教学实践、教学管理和教学研究等活动的原始记录, 也是衡量学校教学质量和管理水平的重要标志。本文结合高校实际, 系统分析了当前高校教学档案管理中存在的问题, 有针对性地提出了改进措施。

关键词:高校; 教学档案; 改进措施;

通常意义上, 高等学校教学档案是指学校在教学实践、教学管理和教学研究等活动过程直接形成的具有保存价值的声音、文字、图表、视频等不同载体的材料的总和。[1]科学化、系统化、规范化、现代化的教学档案是维系高校教学秩序健康运行的基础, 也能从一个侧面反映出一所高校的教学质量乃至管理水平的高低。然而, 从当前我国高校教学档案管理工作的现状来看, 存在的问题颇多, 这在一定程度上制约了高校大众化教育水平的进一步提升。因此, 针对存在的问题提出改进措施和可行性方案, 已经势在必行。

1 高校教学档案管理工作中存在的问题

1.1 相关人员对档案管理工作的重要性认识不足, 教学档案管理意识普遍比较淡薄

究其原因, 主要有三:第一, 高校决策层对档案管理工作不够重视, 其工作重心大都放在教学和科研上, 对于教学档案的价值缺乏正确和全面的认识。第二, 一线档案管理人员对教学档案的选择性忽略, 并未意识到档案应及时整理、上交, 反而认为存档类文件不常用,不必费心整理。实际上, 档案管理并不只是简单的文件整理, 需要专业的管理人员做系统性的归纳、分类、登记造册等工作。第三, 学校缺乏足够专业的档案管理人员, 而现有的档案管理人员因不受重视, 工作态度往往消极被动。

1.2 教学档案管理制度的建立健全与执行未能落到实处, 实际操作中效果大打折扣

首先, 没有切实可行的规章制度,缺乏可操作性。据调查得知, 相当一部分高校没有根据国家有关档案管理的法规制定相应的管理规章制度和具体的实施细则, 在实际工作中, 档案管理工作无法有据有序开展。其次, 已制定的规章制度未能得到切实有效的执行。例如, 在教学运转过程中, 学生顶岗实习的岗位、实习手册的撰写、校内校外指导教师等方面, 虽然制订了相关的规章制度, 仍然存在实习岗位不对口、实习手册撰写不规范、指导老师的指导次数不达标等现象。这些问题的出现, 集中反映了高校对教学档案管理执行细则的监管不到位。

1.3 教学档案管理工作复杂, 相关部门权责不明

高校教学档案涉及人员和部门较多, 这使得档案的收集、管理和使用等工作变得复杂, 而且工作量较大, 材料收集烦琐。在此情况下,如不能清晰地划分各部门职责和组织领导关系, 容易造成学校和各系部的沟通不畅, 出现各自为政或互相推诿的问题。因此, 教学材料的收集就显得比较被动,这给教学档案管理带来了较大隐患, 不利于其规范有序、职责明晰、高效稳定局面的形成。

1.4 教学档案管理手段和管理理念落后, 降低了管理效率, 制约了档案作用的充分发挥

其一, 管理手段落后, 教学档案的数字化、信息化程度不高。当前, 用纸质介质存储仍是大部分高校教学档案的主要保存方式, 数字化应用进程速度较慢。值得一提的是, 现今我国高校大多处于内涵建设阶段, 落后的管理手段已难以满足新时期高校教科研对教学档案服务的需要。其二, 管理理念跟不上时代的步伐。一方面, 重纸质文件而轻电子文件。实际上, 教学档案中声音、图片、视频等载体的比重呈逐年递增的趋势, 上述观念的存在不利于档案管理的完善和发展;另一方面, 重归档和收藏, 轻服务和开发。传统的教学档案管理方式往往停留在收集整理和建档入库, 注重保藏而忽视其应用价值,开放性不足, 缺少对其开发和利用, 从而影响了教学档案服务职能的充分发挥。[2]

1.5 教学档案管理队伍的人员结构不合理, 专业素质急需提高。

当前, 很多高校因种种原因未能为二级院系配置专职的教学档案管理工作人员, 教学档案管理主要通过系部的教学管理人员兼职, 且人员流动性较大。他们身兼数职, 无法全身心投入档案管理工作, 自然很难做到及时地归档立卷,这给后续教学档案的开发利用带来了诸多不便。并且, 大部分兼职人员并非科班出身,缺乏专业的档案管理知识, 整体素质有待提升。

2 改进措施和方案

2.1 加大宣传力度, 强化高校相关人员对教学档案重要性的认识

首先, 应从思想上引起高度重视。要加强《档案法》等相关法律法规的宣传和学习, 增强全体师生的档案管理知识和意识。其次, 加大对高校档案管理重要性的宣传, 促使高校管理人员充分认识到档案管理在教科研和人才培养中所起的信息作用;拓展师生对档案的全面认识,积极引导师生配合教学档案的收集。

2.2 建立健全本校教学档案管理的规章制度, 并强化督查, 明确责任, 提升制度的执行力

首先, 结合本校实际建立切实可行的规章制度和实施细则, 尤其对教学档案资料的收集程序、责任划分和保管期限等作出详细规定。其次, 建立和完善对高校教学档案管理人员的考核、考评制度, 并将考核结果作为职称评审、评优评先的重要依据。另外, 建立岗位责任制, 明确档案管理人员的职责, 确保材料的收集整理和立卷归档责任到人。

2.3 提升教学档案管理理念, 加快教学档案管理的数字化、信息化和网络化建设步伐

在当今教育技术飞速发展的背景下, 纸质类的教学档案管理模式已经明显落后, 限制了档案管理的进一步发展。高校应结合自身实际, 利用现代化技术手段, 建立高校电子教学档案数据库, 通过将传统的纸制档案转化为电子信息, 完成固化档案资料到活化信息资料的转变。[3]同时, 构建高校教学档案网络平台,运用教学档案管理系统, 实现教学档案的网络归档、网络传递、网络检索和网络借阅, 提高教学档案管理的信息化程度,[4]为广大师生及时查询档案信息提供便利。

2.4 优化教学档案管理队伍结构, 提升档案管理人员的业务素质

一方面, 针对兼职人员素质不高的现状,高校应加强对其系统培训和专业教育的力度, 定期进行继续教育, 利用开办专家讲座, 提供交流学习等机会, 促使其认识到自身的不足,以取长补短。另一方面, 优化人才梯队建设, 引进图书馆学、图书情报学、计算机信息技术等专业科班出身的档案管理人才。人才队伍的培养可以直接提升高校的档案管理层次。

时代的快速发展对教学档案管理不断提出新的要求, 其价值和意义将逐步凸显,建设科学、系统、规范、现代化的高校教学档案体系已迫在眉睫。通过理念更新、制度建设和人才培养, 并利用现代化信息技术, 高校教学档案管理工作将得到更为广阔的发展空间。

参考文献

[1]林纪华.高等学校教学档案管理工作思考[J].内蒙古民族大学学报,2011 (1) :155.

[2]韩凌.高校教学档案工作的问题研究[J].办公室业务, 2014(9) :229.

[3]朱焕芝, 朱秀春, 陆尚伟.高校教学档案管理策略[J].合作经济与科技, 2013 (3) :121.

[4]王琪.高校教学档案分层管理措施的研究[J].兰台世界, 2013(7) :74.

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