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核电建设档案管理体系的构建研究

作者:完美论文网  来源:www.wmlunwen.com  发布时间:2018/1/8 15:47:32  

摘    要:档案管理工作是核电建设中最重要的工作之一, 这是因为档案记载的是整个核电建设的过程, 这些档案为企业后期的核电建设提供一定的参考。论文对档案管理的重要性、核电建设档案管理的现状、档案管理体系的构建、从体系上解决档案与文件的转换问题等四个方面进行了具体的阐述, 希望能给未来核电建设中档案管理体系的构建提供可参考性的建议。

关键词:核电建设; 档案管理; 体系构建;

Abstract:File management is one of the most important work inthe construction of nuclear power, this is because the file recorded is thewhole process of the construction of the nuclear power, these files providesome reference for the later nuclear power construction of enterprises.Thispaper expounds the four aspects in detail: the importance of archivesmanagement, the current situation of nuclear power construction archivesmanagement, the construction of archives management system, and thetransformation of files and documents from the system, hoping to providereference suggestions for the construction of the archives management system inthe future nuclear power construction.

Keyword:nuclear power construction; file management; systembuilding;

1 引言

档案指的是社会中的组织和个人在社会中形成并保存的各种形式的数据。档案管理就是对企业以及各职能部门中的档案进行管理, 最主要的就是档案的收集、整理、移交和保管等。对于核电建设来说, 做好档案管理工作, 对未来核电项目的改进和发展都有着重要的参考作用。

2 档案管理的重要性

档案作为企业职能活动的重要文件, 不仅是企业管理的重要环节,还是企业进行决策、计划等活动的重要参考。对于核电建设来说, 档案能够在工程验收过程中发挥至关重要的作用, 还能对核电站建设成果进行相关的记录。在核电建设过程中对档案采取必要的管理措施, 能够确保核电建设的管理工作顺利实施[1]。另一方面, 将相关核电建设的文件进行分类处理, 建立不同类型的档案。不仅能够真实、完整地记录工程进行的整个过程, 还能够在核电工程竣工投入使用以后出现故障时提供重要的维修参考。

3 核电建设档案管理现状

对于核电建设来讲, 档案管理工作的现状主要表现如下:首先, 事业部门虽根据自身的需求制定了一系列的档案管理操作流程, 但仍然还有大部分工作在开展过程中没有规范的流程, 最主要的就是合同档案、工程的项目档案等[2]。其次, 档案管理工作人员的配置问题,事业部档案管理配有一名专职的管理人员。有些项目部的档案资料甚至没有专门的管理人员, 而是由其他部门的工作人员或者施工队的劳务人员进行兼职。进而, 导致档案管理工作混乱, 相关管理工作无法顺利实施。

4 档案管理体系的构建

4.1 档案管理机构建设

档案管理机构的建设需要根据核电建设项目的实际情况, 对相关事宜在统一指导的情况下进行。自上而下地建立档案管理机构, 在各核电建设的项目部门以及本部都需要建设档案管理部门, 最终建立一个符合实际情况的档案管理机构。以此为基础对整个核电建设工程的档案进行管理, 同时对整个核电建设项目的计划制定、实施和反馈等相关内容进行跟踪。实际的档案管理机构如图1所示。

图1 档案管理机构图

图1 档案管理机构图   下载原图

4.2 档案管理体系的内容

核电工程档案管理主要是指在统一领导的基础上, 根据不同核电项目的实际情况建立有自身特色的档案管理体系。同时, 要兼顾分级管理的原则, 事业部搭建统一的档案管理模式,明确不同部门、不同级别档案管理等工作人员的职责。并对档案管理工作的操作流程进行规范, 确保档案管理工作的顺利进行。按照事业部的要求, 可以将档案管理体系分为两个层次:

(1) 管理程序。是根据体系文件的编制要求, 对档案管理工作作出规范,着重对档案的分类、收集、整理、验收等方面。

(2) 标准操作流程。档案管理的操作流程要严格遵守档案管理的相关准则, 并根据核电建设的实际情况,对档案进行科学、合理的划分。常见的类别有工程类档案管理、文书类档案管理和财务类档案管理等。

5 从体系上解决档案与文件的转换问题

就现阶段我国的核电建设档案管理情况而言, 大多数管理模式都是将文件与档案对立开来。文件管理与档案管理之间缺乏应有的关联, 并且档案的整理巩固节奏并不是随着工程的进行而来的。所以, 大多数核电建设工程的文件转化为档案的工作都是在工程竣工后进行的, 不仅档案的完整得不到保证,还会造成时间和精力的大量浪费。核电工程的档案管理工作, 必须确保时效性和完整性,在工程进行过程中, 将文件档案化。这是现阶段我国核电工程档案管理工作面对的首要问题。因此, 必须结合文件与档案的共同点,将文件管理工作融入档案管理工作中。主要应该从以下几个方面着手:

5.1 确定归档的范围

文件管理工作融入档案管理工作中, 首先要确定文件是否能够归入档案范围。归档范围应该涵盖所有能够反映企业职能和业务活动的内容, 档案管理体系的设计要以此为原则。并结合核电建设过程中的实际情况, 对档案的类别进行科学的划分, 可以分为以下七个类别:人事档案、合同档案、会计档案、科研档案、设备档案、工程档案以及文书档案。

5.2 确定归档的流程

要达到档案管理工作细化的目的, 需要对归档的流程进行适当的梳理和确定。根据不同部门采取具体化的措施, 建立适合自身的归档流程。从而, 顺利完成对文件材料管理的相关归档流程, 确保文件材料的归档完整性。同时, 在处理不同类型的文件和材料时,需要对文件材料进行充分的了解, 按照文件的先后顺序进行归档, 并对归档流程中的要求进行明确,保证具体步骤的实施。

5.3 定期归档制度

归档时间是归档工作中最重要的参考标准。在考虑定制时间时, 要考虑的问题很多, 既要保证运行时间内各材料可以充分发挥效率, 又要保证归档工作的完整性和真实性。另一方面, 核电工程不同阶段的归档时间应该与相关部门提前沟通, 制定合理的归档时间。归档时间的确定, 需要参考文件的种类、实际施工流程、工作责权以及具体时间这几个角度。实现文件积累到档案化的过程, 是定期归档制度确定的重要保证。从根本上降低后期档案收集和整理的时间成本, 也避免了由于档案存留过多以及存留时间过长导致的文件丢失现象, 保证在核电项目中档案的完整,最终实现文件向档案的方向转化的目的。

6 结语

综上所述, 在核电建设的档案管理工作中,虽有一定的操作流程。但是, 在实际的工作过程中, 还会面对一系列的问题。论文结合核电建设的具体情况, 建立相应的档案管理体系, 并对文件转化为档案的流程进行设计, 从而保证档案管理工作更好地进行, 通过档案管理制度的改进,未来我国的核电建设档案管理工作将步入新的阶段。

参考文献

[1]陈磊.核电工程建设中设备设计接口资料管理经验[J].设备管理与维修,2015, 12 (s2) :76-77.

[2]查凤华.核电项目档案验收工作的推动作用——以田湾核电站为例[J].档案与建设, 2015,11 (8) :85-87.

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