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电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用

作者:完美论文网  来源:www.wmlunwen.com  发布时间:2018/1/28 15:17:58  

摘    要:电子档案管理是档案工作信息化建设的重要组成部分, 是改变传统纸质档案管理办法,以更加安全、合理的管理方式提高档案信息利用率的创新举措。本文针对电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用做如下探究。

关键词:电子档案管理; 档案工作信息化建设; 应用;

1. 电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用前景

(1) 现代化的电子档案管理手段对提高档案工作信息化建设非常有利:现代化的电子档案管理手段具有以下三个特点, 第一, 高效性, 高效的档案信息管理方式可以在很大程度上简化档案管理工作的流程, 使档案管理工作变得更加简便且易于控制。第二, 实用性, 随着企业对实用性的信息资源的需求量越来越大, 实用性的档案资源的管理已经成为了档案工作信息化建设工程的重要组成部分。第三, 真实性, 信息只有是真实可信的, 才能在企业运行过程中发挥它应有的价值, 现代化信息管理手段保障了信息的真实性, 因此对提高档案管理工作水平是非常有帮助的。

(2) 信息时代下电子信息的传播范围更广, 传播速度更快, 为扩充档案资源提供了有利条件:首先, 电子信息的传播范围更广,可以扩充基础性的档案资源, 为档案管理工作提供丰富的“原材料”, 利于对某一信息进行全面而系统的采集和整理工作。其次, 电子信息的传播范围更快, 可以有效的保障电子信息的有效性和真实性, 在档案工作信息化建设过程中, 有效性和真实性的信息往往非常重要, 其可以避免档案管理工作多走弯路, 从而提高档案管理工作的工作效率。

(3) 信息的实时共享可提高档案管理员之间的信息沟通效率, 进而推动档案工作信息化建设进程:主要表现为以下几点:第一点, 保证档案管理信息可以在最短时间内传达给每一位档案管理员, 方便档案管理员在交接工作时,不会出现信息错乱和信息遗漏的现象, 第二点, 提高了档案管理员的信息反馈效率, 确保可以及时的发现档案管理工作中的问题, 并能够在最短时间内解决问题。

2. 电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用现状

(1) 受地区经济发展水平的影响, 地区差别越来越大:如今, 虽然从整体上看, 我国的经济实力在新时期已迈上了一个新的台阶, 但是地区经济发展水平的不均衡还是制约我国经济平稳向上发展的重要因素。尤其是东南地区和西北地区的经济水平差别, 已经呈现严重两极分化的情况。

(2) 电子档案管理系统的安全性和可靠性仍需提高:目前, 我国电子档案管理系统较发达国家相比, 在技术上存在一定的滞后性,同时在管理制度上也尚未完善, 这都将降低档案工作信息化建设过程中档案信息管理的安全性和可靠性。各有关部门不仅要在技术层面上考虑电子档案管理系统的合理性, 还在在制度上进一步强化对电子档案管理系统的监管力度, 提升我国的信息安全程度, 保护档案信息安全, 为档案工作信息化建设奠定良好的发展基础。

(3) 电子信息档案的维护工作尚要加强:主要表现在以下三个方面:第一, 对电子信息管理系统的维护周期过长, 可能导致电子档案管理系统的故障率提升, 也不利于相关软硬件设备的更新换代。第二, 维护过程不细致, 电子信息档案的维护工作是非常复杂的, 尤其是对有着复杂信息关系的档案来说, 其维护工作必须做到专业、细致、全面、科学、合理, 但在实际的维护过程中, 档案管理人员并不能做到细致入微, 一些难以发现的问题被忽略,就会为后续的电子信息档案管理工作埋下不小的隐患。第三, 维护技术较为落后, 目前我国对电子信息档案的维护技术还未能实现高度的自动化, 不仅费时费力, 维护效果也不明显。

3. 电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用策略

(1) 目前, 我国档案信息管理环境仍需进一步净化, 各项管理标准必须尽快出台,以规范和约束相关的电子档案管理工作, 进而推动我国档案工作信息化建设进程。

(2) 制定更加科学、高效的电子档案管理制度:科学、高效的电子档案管理制度是电子档案管理工作的指路明灯, 只有做到“制度先行”, 后续的实际工作才能做到有条不紊, 因此, 相关部门应积极学习外国先进的电子档案管理制度, 并结合地区实情, 制定符合自身发展的特色电子档案管理制度。

(3) 组建高水平的电子档案管理团队:首先, 组建高技术水平的软硬件维护团队, 为电子档案管理设备的正常运转提供保障;其次, 组建高技术水平的电子信息安全管理团队, 保障信息安全, 防止网络信息犯罪;最后, 组建具有高度职业责任感的监管团队, 以“高标准、严要求”不断规范电子档案管理团队的日常工作, 提高其管理水平。

(4) 对档案工作信息化建设程度较低的地区, 要给予适当的帮助:档案工作信息化建设存在较大的地区差异, 资金、技术和人员的投入在很大程度上决定着这个地区的档案信息化建设水平。

(5) 以创新带动发展, 提高电子档案管理工作的创新性:创新是发展的根源, 只有在电子档案管理工作中坚持创新, 才能始终为其注入新的发展活力,继而推动整个档案信息化建设进程不断向前。

结语

综上所述, 电子档案管理在我国的应用前景非常大, 但是其面临的改革和发展困境也很大, 现代档案管理与传统档案管理无论在思想观念、理论方法、实践操作等方面的碰撞。

参考文献

[1]赵甲信.关于加快推进县域档案信息化建设工作步伐的几点体会[J].陕西档案, 2008(06) .

[2]赵鹏, 李光.档案工作落实科学发展观的关键——实现档案实物化管理向信息化管理的转变[J].山东档案, 2005 (05) .

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