完美论文网提供本科论文、硕士毕业论文写作指导、论文发表及论文查重服务!QQ:505676555

电话:18796337551
当前位置:完美论文网档案论文 → 文章正文

高校人事档案管理信息化建设问题的探究

作者:完美论文网  来源:www.wmlunwen.com  发布时间:2018/2/14 10:00:45  

摘    要:在新形势下, 传统档案管理模式已无法满足当前高校人事档案的管理需求。因此, 探索新的管理模式, 运用信息化手段对高校人事档案管理进行改革, 已成为高校人事档案管理发展的必然趋势。鉴于此, 本文针对当前高校人事档案信息化建设中存在的问题进行探讨, 并提出了有利的改进对策,以期促进高校人事档案信息化建设的顺利发展。

关键词:高校人事档案管理; 信息化建设; 现状; 途径;

现阶段, 随着我国高校规模的扩大,传统的人事档案管理模式已无法满足高效档案管理的需求。在新形势下, 结合现代化信息技术, 对高校人事档案管理进行改革, 实施信息化建设, 以信息化手段对高校人事档案进行管理势在必行。然而, 在高校人事档案信息化建设及管理的过程中, 会遇到较多问题, 本文基于对信息化建设重要性的分析, 对当前存在的问题进行探讨,并提出了相应的改进对策, 为高校人事档案的信息化建设及管理提供一定借鉴。

一、高校人事档案信息化建设的重要性分析

(一) 有利于提高档案管理工作效率

传统高校人事档案管理是通过手工对实体档案进行管理, 管理人员需要花费大量的时间与精力对档案进行分类、编号、存放及整理。尤其是对人事档案的编号, 无论采取何种编号方法, 都需要面临检索费事及对文档案柜进行调整的问题, 这些无疑都增加了高校人事档案管理的难度, 而且是工作效率低、工作量大, 还容易出现错误。然而, 对高校档案进行信息化建设, 利用信息化手段对其进行管理, 能够有效提升工作效率, 降低工作量, 减少错误率, 而且能够通过网络平台进行档案信息的共享, 极大提升了办事效率。

(二) 有利于纸质档案的保存

高校人事档案手工管理模式, 除费时费力、效率低等缺点外,还容易出现实体档案丢失及破损的情况, 这主要由于手工管理实体档案的过程中, 档案的保存环境对档案的完整性会形成一定的影响, 如阴暗潮湿的环境, 实体档案可能会出现发霉情况, 导致纸质变质, 字体模糊, 同时在对实体档案翻阅过程中, 也会出现损坏档案的情况。此外, 档案在调动过程中, 由于第三转移责任方的疏忽, 还会致使档案丢失情况的出现。然而, 高校人事档案信息化建设,以信息化手段对其进行管理, 极大减少纸质档案的调阅频率, 有效保存了档案的原件;同时, 档案信息通过互联网进行传输与共享, 也避免了档案转移过程中丢失情况的发生。

二、高校人事档案管理信息化建设存在的问题

(一) 认识不到位, 重视力度不够

高校人事档案管理认识不到位、重视力度低主要体现于三个方面, 分别是: (1) 认为高校人事档案管理工作并非高校的重要工作, 仅是一项辅助性的工作, 没有引起足够的重视; (2) 认为高校人事档案只是对高校的发展历史及现状进行记录, 也包括一些人的功过是非、学生及高校工作人员的人事档案等进行管理, 这些对于高校的发展及实际工作没有太多价值; (3) 由于缺乏足够的重视, 导致人事档案管理也相对滞后, 没有严格的人事档案管理制度。

(二) 缺乏人事档案信息化系统及专业的人事档案管理人才

当前许多高校仍采用手工管理的模式, 信息化的人事档案管理系统仍没有建立。同时, 有些已建立的信息化人事档案管理系统, 缺乏较强的实用性, 仅能提供档案的查询、编辑及转移等简单的功能, 其信息化程度不高, 难以适应现代档案网络化的发展趋势[1]。此外, 高校也缺乏专业的人事档案管理人才, 现有的人事档案管理人员多为非专业人士, 仅能从事一般性的事务性工作, 极不利于高校人事档案管理信息化建设的发展。

三、高校人事档案信息化建设的对策

(一) 加强宣传, 增强档案信息化管理的意识

一方面, 应加大对档案管理重要性的宣传力度, 引起校领导对档案管理的重视, 改变他们对人事档案管理工作的认识, 将高校人事档案管理纳入高校管理的规划之中;另一方面, 加强信息化建设的宣传, 使得人事档案管理人员意识到信息化档案管理的优势, 提高他们信息化管理的认知,同时加强领导对信息化建设的关注, 促使领导能够加大对信息化建设的投入力度, 利于信息化建设的顺利实施。

(二) 健全高校人事档案管理体制, 统一规划, 统一标准

国家有关政府部门应针对高校的人事档案实际情况, 编制统一的高校人事档案管理机制, 以确保高校人事档案信息化建设的顺利实施。具体应包括 (1) 制定科学的高校人事档案管理制度规范, 并坚持与时俱进, 不断更新与修订; (2)档案管理人员的岗位职责及各项管理流程, 如转移流程、信息查询、档案整理及保存流程等, 促使各项档案管理事务均有章可循; (3) 建立统一的信息化技术标准要求,包括档案的记录、压缩、转换、加密及软硬件系统等技术标准, 避免出现数据冲突、不能相互兼容的情况, 实现档案信息共享, 提高档案管理的工作效率。

(三) 坚强信息化建设及专业人才的引进

为了进一步适应现代化人事档案管理的需求, 高校必须加强对人事档案的信息化建设, 包括数据库搭建、查询机制及各项信息化功能的完善, 促使高校人事档案信息化建设更加符合现代社会发展的需求。此外, 引进专业的信息化档案管理人才, 以提高档案管理工作的专业性水平, 增强高校人事档案管理工作的有效性。

参考文献

[1]龙安梅, 黄建强.浅析基于人力资源管理的高校人事档案信息化建设[J].档案时空, 2016 (8) :11-13.

联系方式

客服QQ 505676555
客服热线18796337551
网站地址 www.wmlunwen.com
郑重承诺 原创,包修改,包通过!
完美论文网真诚欢迎新老客户的光临与惠顾!