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论加强事业单位档案管理的策略

作者:完美论文网  来源:www.wmlunwen.com  发布时间:2019/4/19 10:00:06  

摘要:我国事业单位由于受到多种因素的作用与影响,导致其档案管理工作还存在很多问题与不足。因此,本文分别从强化内部规范化管理意识、基于规范标准进行档案重组、建立健全档案管理机制、通过信息化建设完善标准及规范这四个方面对加强事业单位档案管理的策略进行了深入分析。

关键词:事业单位 档案管理

事业单位档案客观、真实地记录了事业单位的发展历程,属于事业单位各项工作执行的重要依据与标准,档案管理工作规范与否,直接关系到事业单位各项工作的开展。规范化、标准化作为各项工作开展的重要基础,其历来是企业管理高度重视的内容,对事业单位档案管理工作来说,规范化、标准化能够有效保障档案管理工作的效率与质量,提升事业单位各项工作开展的精细度,以此来降低各种决策性失误的发生率。因此,如何加强档案管理规范化、标准化建设成为事业单位发展的重要内容。

一、强化内部规范化管理意识

要想实现档案管理规范化、标准化的目标,强化事业单位内部规范化管理意识至关重要。这就需要事业单位积极落实档案管理规范化、标准化的宣传教育,全面引入精细化的管理理念,进一步提升档案管理人员的精细化意识。具体来说,主要包含以下几个方面:首先,事业单位领导层必须要将档案管理规范化、标准化纳入日常工作,将其提升到发展战略的高度。其次,事业单位应当全面加大人力、物力、财力的投入力度,给予档案管理工作高度重视,保障各项规章制度的有效落实。最后,事业单位需要全面加大档案管理规范化、标准化的宣传教育,不仅仅是针对档案管理人员,还应当包含事业单位内部各个职工,使得各个职能部门均能够主动配合档案管理工作规范化、标准化的开展。

二、基于规范标准进行档案重组

要想有效保障事业单位档案的完整性、规范性,就必然需要根据相应的规范、标准,针对档案进行重组。首先,针对一些内容复杂、厚度过厚的档案资料,必须要进行重新组卷处理,即将本身存在联系的档案进行组合,针对缺乏目录、页码的档案,需要实施目录、编码编著,以此来保障重组之后的档案更为规范、标准,从而有效优化档案资源,提升档案管理工作的效率。其次,针对著录工作进行规范,事业单位应当综合参考《档案著录规则》,同时基于档案管理信息化建设目标,明确制定著录细则,保障著录工作的有序开展。最后,为保障计算机检索的效率与质量,档案管理部门还应当严格按照《中国档案分类法》,针对档案进行规范的分类处理,事业单位相关负责人还应当全面加大分类审查工作力度,针对不合理的分类进行及时处理,保障分类的规范化、标准化。

三、建立健全档案管理机制

科学合理的规章制度是保障各项工作开展的先决条件,档案管理规范化、标准化建设自然也不例外。这就需要事业单位档案管理部门针对档案管理机制进行全面的优化调整,基于组织保障、部门写作、工作内容要求、岗位职责划分等诸多层面进行全面的优化。具体来说,事业单位应当基于档案管理工作实际,全面优化档案管理规章制度,将对应的责任明确到个人,并安排专门负责人,针对档案管理工作的各个环节进行全面的监管。与此同时,事业单位还应当组织档案管理规范化会议,通过内部协商共同制定规范化、标准化的档案管理机制,针对相关职能部门的职责、义务进行明确的规定,使得各个部门能够主动与档案管理部门之间进行协调合作,全面保障档案资料收集的准确性、使用的便捷性以及借阅的安全性等。通过规章制度保障、责任落实,从管理机制层面有效规范档案管理工作。

四、通过信息化建设完善标准及规范

“互联网+”时代,信息化建设已经成为档案管理工作的主要方向。众所周知,信息化管理作为显著的特征在于标准化、规范化以及便捷化,这就需要事业单位全面推进档案管理信息化建设,综合参考信息化建设要求建立档案管理工作的相应规范、标准。具体来说,为有效满足档案管理信息化建设的相关要求,必须要针对档案管理整个流程建立系统的标准、规范,档案管理队伍在开展相关操作的过程中,均能够严格按照相关标准、规范来进行操作,基于统一的操作模式、规范的处理体系,使得档案信息资料处理实现信息化转化,最终实现档案资料的统一化管理,提升档案管理的效率与质量。

五、结语

综上所述,事业单位档案管理规范化、标准化是一项系统、漫长、复杂的工程,其必然需要密切跟随事业单位发展与档案管理工作发展进行动态的优化调整,才能够全面提升档案管理的效率与质量。这就需要事业单位意识到档案管理规划化、标准化的重要性,深入分析当前档案管理工作存在的问题,通过强化内部规范化管理意识、基于规范标准进行档案重组、建立健全档案管理机制以及通过信息化建设完善标准及规范,促进档案管理工作标准化、规范化的发展,为事业单位的发展奠定扎实的基础。

参考文献

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