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不动产登记电子档案管理研究

作者:完美论文网  来源:www.wmlunwen.com  发布时间:2019/4/19 10:44:14  

摘要:本文首先对不动产登记电子档案管理现状及存在问题进行了分析与研究,然后主要对不动产登记电子档案管理对策进行了详细阐述。

关键词:不动产登记 电子档案管理

2018年4月,南宁市不动产登记推出“24小时不打烊”全自助办证服务,不动产预告登记、转移登记、抵押权登记等业务由申请人通过南宁市不动产登记综合服务平台自助办理,不需提交纸质材料。南宁市不动产登记的创新服务模式获原国土资源部的肯定,并以“南宁样本”在全国推广。随着信息技术的发展和部门间数据的共享,未来将会有越来越多的城市像南宁一样推行便民的不动产登记服务,凡是能通过共享获取的信息将不再收取纸质材料,因此未来的不动产登记档案将以电子档案为主。电子档案与传统的纸质档案在管理上有很多的不同,且电子档案是信息时代的产物,其归档标准及管理制度还有待研究。

一、不动产登记电子档案管理现状

南宁市不动产电子档案包括纯电子档案数据和纸质档案电子化成果。纯电子档案数据包括申请人在互联网填写的申请表单、合同信息、身份认证图像以及不动产登记业务在登记系统里形成的审批表、电子登记簿、不动产单元图、电子证照等电子数据信息。纸质档案电子化成果包括纸质档案扫描后产生的电子图片、档案著录信息等数据。

(一)纯电子档案分散管理。南宁市不动产登记业务约有70%以上是线上自助办理,不需提交纸质材料,这部分业务只有纯电子档案。目前纯电子档案分为两部分进行管理:一是在互联网形成的数据信息存储于互联网服务器,由技术部门负责管理和维护。二是在不动产登记系统形成的数据信息存储于内部网络服务器,由不动产档案部门负责管理和提供对外查询利用。不动产纯电子档案数据没有进行整合存储,两部分数据互不关联,目前处于分散管理的状态。

(二)纸质档案电子化工作相对滞后。线上办理的不动产登记业务不收取纸质材料即时办结,线下窗口办理的业务需要提交纸质材料限时办结,目前线下受理的抵押权登记、房屋转移登记等业务受理后一小时内办结,这部分业务经办人直接利用纸质材料办理,其形成的纸质档案在业务办结后才移交档案管理部门进行归档及电子化工作,因此纸质档案电子化工作相对滞后,造成档案数据无法及时提供利用服务。

(三)电子档案尚未进行整理归档。2018年南宁市产生约60万宗不动产登记档案,其中纸质档案18万宗,纯电子档案42万宗。因不动产纸质档案已有相对完善的整理归档制度,因此所有的纸质档案都按规范进行整理归档,但是电子档案是新事物,而且目前国家层面尚未有相关的归档制度及标准,因此已经形成的电子档案数据都暂时存储于各业务系统,未能像纸质档案一样进行编号、整理、归档等操作。

二、不动产电子档案管理存在的问题

(一)不动产电子档案的管理缺少制度保障。不动产电子档案是信息时代发展的产物,属于新生事物,目前国家尚未制定不动产电子档案归档的标准和操作规范。国内其他省市在不动产登记方面大多需要收取纸质材料并最终形成纸质档案,不动产登记只形成电子档案的目前只有南宁市,因此不动产电子档案归档的标准和要求没有现成的经验可供参考。南宁市在推行不动产登记自助办理模式的初期,需要投入大量的时间和人力保证该模式正常运转,确保广大群众真正享受到不动产登记改革带来的红利,因此在研究不动产电子档案归档管理方面投入的人力和物力相对不足,目前还没有根据实际情况制定出相关的不动产电子档案管理制度,造成电子档案的管理缺少制度保障。

(二)不动产电子档案数据的安全存在一定风险。电子信息技术发展速度迅猛,计算机软硬件更新速度惊人。虽然南宁市不动产登记综合服务平台已经采取了必要的措施和手段来加强信息系统和数据的安全,但是由于信息网络和电子化系统存在固有的安全风险,因此即便有相对完善的信息安全保障体系,也无法确保不动产电子档案的绝对安全。南宁市不动产电子档案数据,有一部分是存储于互联网服务器,由技术人员负责日常管理和安全维护,这就有可能因一些技术人员对不动产电子档案安全性重视不够,不按照规定的章程和工作流程操作系统,导致系统安全防护水平下降,甚至出现不动产电子档案丢失或信息泄露的风险,对不动产登记机构和产权人的切身利益均造成较大的负面影响。

(三)不动产电子档案管理缺乏专业技术人员。目前负责不动产档案管理的人员大多是原来负责房屋登记档案和土地登记档案管理的人员,他们原来一直是从事纸质档案的归档和管理,部分工作人员年纪偏大,对计算机技术了解很少,缺乏开展电子档案管理的基本技能。他们中大多数人还保留着传统纸质档案管理的观念,对电子档案的重视程度不够,认为电子档案不需归档,存储于各业务系统就行,其管理及信息安全问题由技术人员负责,不属于档案管理工作人员的职责。目前南宁市不动产档案管理缺乏既懂档案管理知识又懂信息技术的专业人才。

(四)不动产电子档案缺乏法律作用。随着信息技术的发展,虽然越来越多的人不断认可电子档案的应用,但是目前在法律上还是过于强调只有纸质原件才具有凭证作用。当前电子文件没有固定载体,有些电子数据是通过部门间的信息共享获取的,没有对应的纸质材料作为支撑,也没有固定机构专门对电子档案的真实性做认证,这就造成电子档案缺乏明确的原始凭证性,相关法律也没有对其作出规定,导致不动产电子档案的可信度没有制度作保证。

三、不动产电子档案管理存在问题的解决对策

(一)制定不动产电子档案的管理制度。不动产电子档案是信息时代发展过程中产生的新事物,它记录和保存的方式明显区别于传统的纸质档案。不动产电子档案的收集、整理、归档、存储和利用等工作需要建立一套完整的制度作保障,因此档案管理部门应根据不动产电子档案的特点研究制订电子档案归档操作规范、电子档案存储制度、电子档案查询利用制度等。根据制度规范及时将存储于互联网的电子档案数据和储存于不动产登记系统的电子档案数据进行整合归档,并统一存储于档案系统中,根据不动产电子档案的特点统一编制索引编号,方便档案的查询和利用。

(二)加强不动产电子档案的安全管理。不动产电子档案多是一些涉及个人隐私和财产隐私的数据,这些数据若丢失或泄露将会对产权人产生很严重的影响,因此我们要依据实际情况制定切实有效的安保制度。不动产电子档案信息的安全管理首先就是要建立计算机网络的安保系统,安装必备的防火墙、安全隔离设备、日志审计系统、入侵防护系统、防病毒网关、运维审计系统、漏洞扫描系统、数据库审计系统以及与互联网进行数据交换的单向光闸等。其次要建立一套可靠的数据管理制度来保证电子档案安全,要具体明确每位工作人员的具体责任,做好每个环节电子数据归档工作,当电子档案形成后必须仔细核对,信息无误后及时归档入库,保证每份电子档案能够科学有效地被归档保存。最后还要做好数据的备份,做好电子档案的本地同步数据备份和异地定期数据备份,避免其中某台存储电子档案数据的服务器出现故障或本地区发生自然灾害而影响到电子档案数据的使用和安全。

(三)培养不动产电子档案管理专业人才队伍。不动产电子档案的管理离不开专业的人才队伍,只有掌握先进信息技术的人才及机构才能真正避免出现安全风险。不动产档案部门应当加大对档案管理人员的培训。首先,要通过培训逐渐转变工作人员的传统理念,让他们认识到不动产电子档案是未来发展的趋势及电子档案管理的重要性。其次,要加强对工作人员素质的培养,通过多种形式培训逐步提高工作人员的技术及理论水平,帮助工作人员按照相关规定熟练操作电子设备,有效运用管理设备对不动产电子档案进行高效管理。最后,要建立工作人员奖惩及绩效考核制度,将员工的工作业绩与绩效考核相挂钩,奖励工作责任心强、工作业绩突出的员工,惩罚工作质量差、效率低的员工,从而提高工作效率,增强员工的责任感。

(四)加强部门间数据共享,提高电子档案的法律作用。不动产登记部门要加强与司法等部门的沟通和协调,根据现有法律法规并结合实际情况研究制定不动产电子档案法律利用制度。通过建立网络专线的形式实现不动产电子档案数据与司法部门的数据共享,使不动产电子档案在诉讼活动中具有凭证的法律作用。

四、结束语

随着信息技术的发展及政府部门不断推进“优化营商环境”建设,电子档案将会成为未来不动产档案的主流,因此加强不动产电子档案的管理意义重大。目前不动产电子档案管理的相关制度尚未建立,信息安全也存在一定的风险,需要各级不动产档案部门在未来工作中抓紧研究制定电子档案管理制度并加强人才队伍建设,进一步提高不动产电子档案管理工作的质量和水平,更好地为不动产登记便民利民改革服务。

【参考文献】

[1]刘冠施.不动产电子档案管理和有效利用研究[J].信息化建设,2017(08).

[2]亢文静.电子档案管理问题探讨[J].现代办公,2018(12).

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