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机关行政机构档案管理工作存在问题及优化措施研究

作者:完美论文网  来源:www.wmlunwen.com  发布时间:2019/4/30 8:11:31  

摘要:我国机关行政机构在行政活动的过程中会形成很多机关档案。为了有效推行依法行政、科学决策以及维护机关行政机构与从业人员的合法权益,机关档案作为重要参考依据,加强机关行政机构的档案管理工作就显得至关重要。本文将主要对机关行政机构档案管理工作存在问题及优化措施进行分析与研究。

关键词:机关行政机构 档案管理

2018年10月23日,国家档案局发布第13号令《机关档案管理规定》(以下简称《规定》),自2019年1月1日起正式施行。在《规定》中,不仅对档案形成、收集、整理、归档、保管、保护、鉴定、销毁、利用、开发、统计以及移交等档案管理流程作出了明确规范,而且还对机关档案机构和人员、基础设施建设、档案信息化建设进行了具体规定,标志着我国机关档案管理正式步入规范化、信息化的发展轨道。在此背景下,机关单位要以《规定》为指导,对档案管理工作进行改进和优化,全面提升档案管理工作效率。

1机关档案管理工作存在的问题

1.1档案管理重视程度不高

机关对档案管理的重要性认识不足,未能明确档案部门在机关组织机构内部的地位,导致档案工作难以规范化开展。一些机关单位对档案工作的经费投入不足,使得档案管理的硬件配备落后,在库房面积、档案装具、档案阅览室等建设中未能达到“八防”要求。同时,机关档案管理停留在表层,以档案资料收集、整理、保管为主,而忽视了对档案资料的有效利用,没有利用大数据技术对以往档案管理数据进行分析,未能为制定档案工作计划提供可靠依据。此外,从档案门类管理层面来看,档案部门对照片、音像、实物等档案的保管数量极少,甚至出现丢失现象,导致档案种类收集不齐全。

1.2机关档案信息化建设滞后

机关单位对档案信息化建设的资源投入不足,使得档案管理信息化建设远远滞后于机关单位档案工作发展。在一些机关单位中,仍以纸质档案管理为主,档案资源的数字化率偏低,不利于档案信息传递和共享。同时,在机关档案管理信息化建设中,我国尚未出台统一的建设标准,使得机关单位只能从自身情况出发进行信息化建设,易出现各单位档案数字化资源标准不一致的情况,影响各机关的档案信息共享,并且还会导致档案信息化的重复性建设,浪费建设资源。

1.3机关档案利用率低下

机关单位受官本位思想的影响,一直将档案管理工作定位于被动式工作状态,不重视对档案资源的开发利用,更不重视为档案使用者提供高质量的服务。在档案管理工作中,档案工作人员没有在机关内外宣传档案利用的相关事宜,导致大部分档案使用者不了解档案使用程序和要求。在这种情况下,机关档案部门的大部分档案被束之高阁,失去了利用价值。此外,一些机关单位的档案查阅程序较为烦琐,需要办理多项手续,严重影响着档案使用效率的提升。

1.4档案工作队伍整体素质偏低

机关档案部门的档案队伍建设不到位,在档案人员构成中,大部分工作人员都是兼职,只有少数工作人员经过专业培训持证上岗。在档案管理人才匮乏的情况下,极容易出现档案收集不完整、资料整理不规范等问题,难以保证档案质量。同时,还有部分机关单位存在着档案工作人员频繁调动问题,在档案工作交接中很难处理好历史遗留问题,严重影响档案工作的持续稳定开展。此外,在现有档案管理队伍中,大部分档案人员工作的责任心不强,对机密档案和特殊档案的管理规定不了解,并且不重视对档案管理先进技术和先进方法学习,导致工作人员的档案管理水平难以提升。

2优化机关档案管理工作的措施建议

2.1提高机关档案管理重视程度

机关领导要认识到档案管理工作的重要性,将其提升到机关工作的议事日程上,纳入到机关工作的总体规划中,营造机关内部重视档案管理工作的良好氛围。首先,设置机关档案部门。机关单位要设立专职的档案部门,配备高素质的档案工作人员,使档案部门能够承担起机关档案资料的收集、整理和归档工作。其次,落实档案管理责任制。机关要根据档案管理工作的具体情况落实相关人的责任,要求机关分管领导负责制订档案管理工作发展计划,办公室人员负责档案资料的收集与传递,档案专职人员负责档案工作流程的有序实施,档案兼职人员负责积极配合档案管理工作的开展。最后,明确档案管理要点。机关档案部门要将重大事件档案和民生档案作为管理重点,其中重大事件档案是指围绕党委、政府中心工作开展的档案管理工作,及时归档重大活动、重大项目、重大工程实施过程中产生的档案资料。民生档案管理是指对教育、房产、金融、卫生、公证等有关民生档案的管理。

2.2加快机关档案信息化建设

机关档案部门要引入先进的信息技术建设数字化档案室,实现档案资料的增量电子化、存量数字化、利用网络化管理,全面提升机关档案管理工作效率,推进机关档案管理现代化发展。首先,加大档案经费投入。机关领导要重视档案工作现代化、信息化建设,在档案软硬件设备建设方面投入充足的经费,为提高档案工作效率奠定物质基础。其次,实施并轨管理模式。机关档案室要对现有纸质档案进行数字化处理,提高室藏档案的数字化率。在此基础上,机关档案部门采取纸质与数字档案并轨管理模式,充分发挥两者在档案管理中的各自优势。再次,开发档案管理软件。机关单位要针对档案工作实际情况开发适用性较强的档案管理软件,要求软件具备分类管理功能,能够对不同档案资料采取不同的管理程序。如,针对建筑图纸类、重要文献材料类以及具有法律效力的文件等永久保存型档案,应将其存储在不可擦除型存储介质上。最后,完善档案室现代化建设。机关单位要运用先进的科学技术建设现代化的档案室管理系统,在档案室内安装智能监控设备,对室内温度、湿度、干燥程度、火灾隐患等情况进行动态监控,保护纸质和电子档案资料存储安全。

2.3提高机关档案利用效率

机关档案部门要重视档案利用与开发,实现档案的利用价值,使档案服务于社会发展和经济建设,提高档案部门的工作成效。具体措施如下:其一,完善档案利用制度。机关单位要建立健全档案利用制度,根据档案的保密等级,确定档案的利用方式,规范不同保密等级的档案利用程序,在保护机密档案安全的基础上,促使机关档案得到有效利用。其二,利用电子档案。机关单位要重视电子档案的开发和利用,按照档案案卷级与文件级建设档案目录数据库,并设置智能检索工具,方便档案使用者登录网络平台利用检索直接获取所需档案,使档案查阅免受地域和时间的限制,提高机关档案查阅服务质量。其三,深度开发室藏档案。机关档案部门要积极编制全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件汇集等文件,举办档案资料陈列展览,加大档案宣传力度,实现档案的利用价值。

2.4建设高素质档案管理队伍

机关单位要加强档案管理队伍建设,提高档案工作人员的综合素质,为机关单位档案管理工作的高效率开展提供人才保障。具体措施如下:其一,加强档案工作人员培训。机关单位要为档案工作人员提供更多的培训学习机会,让档案工作人员扎实掌握理论知识,及时更新档案工作观念。在培训学习中,还要让档案工作人员掌握计算机操作技能和信息技术应用能力,使其能够适应机关档案管理信息化建设,熟练操作档案管理系统完成档案工作。其二,落实激励机制。机关单位要对档案工作人员进行培训考核,只有考核合格的人员才允许开展档案管理工作。同时,机关还要定期对档案管理人员的档案管理理论知识、业务应用能力、档案工作职责履行情况进行考核,根据考核结果落实相应的奖惩措施,激励档案管理人员不断提升自身的综合素质。其三,加强职业精神教育。机关要重视对档案工作人员的思想教育,使档案人员形成强烈的责任感,并在档案工作中严守职业道德,始终保持较高的工作积极性。

结论

总而言之,机关档案部门要贯彻执行《机关档案管理规定》,在认清本单位档案管理工作不足之处的基础上,积极采取有效措施加以整改,逐步构建起完善的机关档案管理工作体制。机关档案部门要加快档案管理基础设施建设和信息化建设,重视对档案资料的开发和利用,为各项工作的开展提供有效的档案服务,从而不断提高机关档案管理工作效率。

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