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大数据下企业文书档案的信息化管理研究

作者:完美论文网  来源:www.wmlunwen.com  发布时间:2019/5/20 10:27:27  

摘要:立足大数据时代,互联网技术得到飞速发展,优势体现在各行各业,企业文书档案管理工作以信息技术为先导,强化管理专业化水平的全面提升。基于此,要全面分析大数据带给企业文书档案管理工作的影响,掌握新时期发展方向,强化信息化管理的有序开展,善于利用数据挖掘技术,实现对价值性档案资源的整合分析,构建多元化服务体系,切实提升企业文书档案开发利用效率,为企业可持续发展提供坚实的保障。

关键词:大数据;企业文书;档案信息化管理;利用;

前言

企业文书档案主要形成于企业生产经营实践,对社会以及企业发展具有重要保存价值,是企业行政管理工作不可或缺的内容,对企业运行、发展具有原始凭证性作用。企业文书档案管理工作极具现实意义,其整理与存储利用工作需要引起高度关注。在信息技术的影响下,企业文书档案管理信息化建设成为趋势,因此,要对管理模式进行优化,发挥大数据信息技术的优势,有效提高管理效率,强化档案服务价值的实现,为企业整体管理能力的提升奠定坚实的基础。

1基于社会实际对大数据环境以及企业文书档案管理发展的概述

1.1企业文书档案的内容及作用

企业文书档案是在企业经营发展活动中形成的各种价值性资料,涉及内容较为广泛,如企业内外部文书往来、企划文件、合同以及审计考核资料等。从时间角度讲,文书档案既记载了企业的过去,又对未来管理与发展发挥基础性依据作用。在企业发展中,全局性与长远性十分关键,而持续性发展离不开文书档案的辅助功能。

1.2大数据背景下企业文书档案管理模式的转变

在传统文书档案管理中,纸质档案管理为主要形式,人工管理为主要手段,需要投入大量人力、物力,档案查阅使用难度系数较大,直接制约档案利用率的提升。随着信息技术的发展,大数据时代势不可挡,先进信息技术在企业文书档案中得以渗透,纸质档案数字化建设加快,档案管理与使用突破时空限制。依托大数据,企业文书档案处理能力更强,对有价值的信息的挖掘具有强大的支撑作用。

2大数据对企业文书档案产生的影响

2.1改变传统文书档案管理思维,信息化管理观念深入人心

随着信息技术的不断升级与更新,企业文书档案管理理念逐渐发生变化,以往“重管理、轻应用”的观念被抛弃,信息化手段得以全面贯彻,要重视信息的搜集与提取,以便为企业创造更大的价值。信息化手段在文书档案记录与管理中发挥着重要作用:强化管理效率的提升,增强文书档案查询与利用工作的便捷性,加快企业档案管理模式的转变与优化。依托大数据,发挥数据挖掘技术的优势,开发数据信息潜力,构建更加精细化的二次信息,能够全面提升档案利用效率。

2.2传统纸质档案管理方式凸显滞后性,数字网络化管理成为主流

基于大数据环境,企业文书档案最先受到的挑战是传统纸质档案管理模式的滞后,信息载体发生变化。随着纸质档案向数字档案发展,构建了数字化档案管理系统,发挥了网络化管理手段的作用。在档案应用过程中,也不再依赖手工模式,而以信息技术为手段,实现档案资料的准确定位,强化信息共享,档案管理开发与利用效率都显著提升。

2.3大数据拓宽文书档案利用范围,信息资源共享性更强

立足现代社会,大数据最显著的影响就是对数据信息的共享与应用。企业文书档案管理与大数据环境的融合在丰富档案信息内容的同时,档案信息共享程度更高,利用范畴不断拓展。在企业内部,不同部门对文书档案的要求与需求也存在差异。在文书档案共享过程中,能够借助对权限的管控,实现对不同层级信息资源的共享,保证达到不同客户的差异性需求,大大拓宽了文书档案服务领域,这对发挥企业文书档案价值具有强大的促进作用。

2.4企业文书档案管理保持与时代发展相契合,紧跟时代步伐

对于企业文书档案管理工作,在大数据环境下加速档案数字化建设,这从根本上大大节省了存储空间,有效避免了对原始文件的频繁使用,维护了档案的完整性。大数据技术促使文书档案信息管理的整个流程更加便捷与高效,信息的整理、开发与应用实现无缝对接。依托先进的网络信息系统,实现对所需信息的快速与准确的查找,对完善企业管理体系发挥了重要作用,为企业决策的制订提供了翔实而可靠的信息,也适应时代发展的需求。

3大数据环境下企业文书档案管理工作的方向

3.1数字化管理成为新时期企业文书档案管理的主要模式

在传统文书档案管理中,主要以纸质档案管理方式为主,这就需要在档案鉴定、整理以及归档环节耗费大量人力、物力。大数据背景下,企业文书档案管理手段发生转变,数字化成为主流,在保证档案信息内容的前提下,积极健全档案数据库,依托电脑进行资料的整理,工作时间会大大缩减,工作效率会显著提升。

3.2网络化管理成为企业文书档案管理的核心手段

纸质档案向数字化档案转变之后,文书档案管理工作需要以计算机网络技术为手段,打破原有档案管理的束缚,为档案管理人员进行数据挖掘创造了机会,并促使他们积极探求信息之间的逻辑关系,满足了档案多角度查找的需求。另外,数字化档案的查找不受时间与空间的制约,满足了不同层次、不同类型以及不同地域用户对资源的需求,信息共享性更高,在根本上满足企业内部更多部门与人员对档案信息的需求。由此可见,在大数据时代,面对企业文书档案管理,资源共享是关键,需要以网络化管理为核心技术手段,强化档案服务价值的发挥。

3.3安全管理是企业文书档案管理不可忽视的内容

基于大数据背景,数字化企业文书档案的应用能够有效减少对原始文件的损坏,但是,在档案信息建设过程中,风险问题也一直存在,信息安全问题十分突出。为此,企业要立足实际,对信息技术进行不断优化升级,强化相关安全管理技术的创新,积极进行管理系统的升级与改造。具体讲,要积极建立档案安全应急预案制度,减少操作失误与网络故障,避免遭受病毒与黑客攻击,降低网络遭受侵袭的几率,维护企业文书档案的安全性、完整性与可靠性。

4大数据环境下如何加快企业文书档案的信息化管理及利用

4.1做好企业文书档案的完善工作,强化海量信息的整合与共享

对于企业文书档案而言,在大数据影响下,要保证其内容丰富,维护数据之间千丝万缕的关系,这也是新时期企业文书档案管理工作的基本要求。具体讲,在延续传统纸质档案管理模式优势的同时,要对多种形式的载体形式进行充实,融文字、图片、音频以及视频于一体,更显档案的直观性与生动性。在大数据时代,既要依托信息技术对传统纸质档案中有价值的信息进行研究,又要重视数据库建设,实现对多元化信息的有效聚合与分类,深入探析庞大数据信息之间的相关性,达到信息的高效整合,完成海量信息的分析与探究,最大限度实现资源共享。

4.2全面应用信息化管理技术,构建信息化文书档案管理机制

立足信息时代,企业文书档案单一化的库藏凸显滞后性,无法满足新时期企业对档案的需求。为此,要积极引进先进管理技术,如数据库技术、网技术、云计算等,构建科学的档案管理系统,尤其要重视设计高效的检索系统,强化档案数据的快速处理,以企业实际需求为方向,形成满足各个层级需要的数据信息,而后进行信息的细化与整合,最终实现企业文书档案的信息化管理机制。从本质上分析,企业文书档案管理的对象由纸质档案变为数字化信息资源,档案利用率显著提升,实现了真正意义上的信息增值。

4.3重视文书档案挖掘的分析与利用,强化文书档案服务的针对性与个性化

从功能角度分析,大数据的真正作用是支持数据分析,一旦忽视分析,只是进行前期的检索与统计,数据价值无法得到发挥,企业文书档案的数字化成果也很难在企业管理中得到体现。为此,企业文书档案管理需要将数据挖掘作为核心内容,即以数据挖掘技术为手段,借助对原始资料的整理,全面进行数据价值的深度挖掘,善于进行数据的整合与分析,发现数据隐藏的真正知识,明确数据信息之间的潜在关系,避免出现信息孤岛现象,促进信息的高效传播,全面提高文书档案利用水平。借助信息挖掘,能够准确提取用户所需信息,准确判断用户实际需求,从而有制定针对性的服务方案,尽显服务的个性化与定制化。

结语

综上,立足大数据时代,互联网技术得到飞速发展,优势体现在各行各业,企业文书档案管理工作以信息技术为先导,强化管理专业化水平的全面提升。基于此,要全面分析大数据带给企业文书档案管理工作的影响,掌握新时期发展方向,强化信息化管理的有序开展,善于利用数据挖掘技术,实现对价值性档案资源的整合分析,构建多元化服务体系,切实提升企业文书档案开发利用效率,为企业可持续发展提供坚实的保障。

参考文献

[1]周萍.企业文书档案的信息化管理探究[J].办公室业务,2018(08):78.

[2]董志敏.基于大数据背景中企业文书档案的信息化管理及利用分析[J].绿色环保建材,2017(02):13.

[3]马红梅.试论大数据环境中企业文书档案的信息化管理[J].办公室业务,2016(20):176.

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