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档案资源信息化建设与管理浅析

作者:完美论文网  来源:www.wmlunwen.com  发布时间:2019/6/25 10:12:08  

一、档案资源建设与管理的重要性

首先,档案资源与管理作为档案工作的两项重要任务,必须得到重视。一方面,档案资源建设作为档案工作的基础,只有做好了,才能更好地记录每一条档案信息,确保这些信息在重大事务和决策时能够有所依据。在资源收集、积累和分配的过程中保证工作的细致,不仅能减少重复工作,更是档案工作的重中之重。资源建设完成之后的档案工作就需要进行管理和优化档案工作。

其次,档案作为单位管理规范的体现,是单位职能履行的重要基础。根据档案资源建设和管理工作的原则,重要的档案信息资料被长久地保存下来,将成为单位做好宣传工作的重要素材和资源。

档案是经济、社会各项活动的直接记录,是人民群众维护自身利益的重要依据,同时也是社会长期稳定、有序发展的重要基础,是人民群众生产生活必需的重要凭据。丰富、完整、安全的档案资源是人民群众的切实需要,惠及千家万户。

二、档案资源建设与管理工作中存在的问题

对档案信息化资源建设和管理不重视。目前纸质档案的建档和管理工作已经成熟,设计档案管理的企业单位对档案资源的建设和管理流程已经形成模式。这些工作使档案资源的建设和管理工作相对顺利。虽然目前信息化技术与档案相结合已经成为必然趋势,但是对于企业和单位而言,这样的信息化需要重新对档案资源进行建档,而管理工作也面临着新的内容,其资金和人员的不足,都能对信息化环境下档案资源建设和管理造成阻碍。

档案管理工作人员专业水平不高。信息化环境下档案管理需要以数据为基础,这对档案管理人员提高了要求。计算机知识和网站建立、运用及管理是不可缺少的。目前信息化档案管理难以实现的重要原因,就是档案管理工作人员水平不高,对管理工作的认识不够细致。

档案管理工作制度不够完善。由于目前我国的档案管理员处于向信息化转变的初步阶段,因此工作流程的规范性和标准以及相关制度还不完善,这对档案的信息化影响很大。

三、加强档案信息化管理的几点建议

1.建立完善的信息化管理制度。完善信息化管理制度是档案资源建设和管理等复杂工作的重要保障。制度的完善不仅能保障档案资源的收集和建档工作更顺利、更规范的进行,还能确保档案文件的形式更容易在统一标准下顺利建档、存档,能够确保电子档案和数据在传输过程中的完整性和安全性。因此,必须对档案管理制度进行全面地规范和完善,以确保档案信息化管理制度在工作中有效发挥。

2.完善档案建设管理工作中的软硬件设备。档案信息化管理要以资金投入为基础进行完善工作,要以计算机为基础、以网络为平台、以软硬件设施为保障,因而,单位和企业想要加强档案信息化管理,就必须在此之前进行软硬件设施的完善。这样完善了的软硬件设施能够保障档案信息化过程中的档案资源建设,也能够更好地为信息化档案的全方位、多层次管理提供便利。

3.培训档案工作人员,提高全面素质。无论是档案资源建设还是相关管理与服务的工作人员,都应该与时俱进,不断提高和完善自己。档案相关企业和单位也要对档案管理工作人员进行定期的培训,使之熟悉计算机技术操作流程和档案资源建设与管理的相关知识。

4.注重档案的安全性和保密性。在档案信息化资源建设与管理过程中,信息安全与保密机制至关重要。我们生活在开放的网络时代,在资源共享的网络环境下档案内容的真实性和安全性更需要技术水平的支持。因此,在档案资源建设过程中就必须注意文档的保密性,在管理传输的过程中也要借助网络技术保障内容安全有效地获取。

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