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机关文书档案立卷归档工作策略浅析

作者:完美论文网  来源:www.wmlunwen.com  发布时间:2019/11/5 8:52:10  

1 加强文书档案收集工作,做到应归尽归

在日常工作中,有很多部门和个人前来查档,因当时没有收集齐全而无法查到。因此,年度文书立卷归档必须把好收集关。

1.1 收集齐全,确保价值

保存档案的第一要素是齐全,这也是我们做好档案收集工作的前提。应在收集齐全的前提下,把好质量关。收集来的档案一定要具有保存价值,尤其是反映重大活动、重要事件、重点工程的档案必须全部收集,部门会议记录、工作总结、大事记、组织机构沿革等也要收集。比如在利用过程中,有人想查一查单位成立的批复,有人想查当年党委会议记录,还有的想查工作总结中的数据等。如果当时没有收集齐全、应归尽归,就会查找不到,造成损失。

1.2 充实内容,门类齐全

档案内容的丰富是档案齐全的重要表现,也是档案收集工作的基本要求之一。应在收集所有形成档案的基础上,对反映同一内容的不同形式或载体的档案也应收集齐全,尤其是在当今这个技术快速发展的时代,更为重要。现在社会对档案的利用需求,更注重档案门类的多样化。

1.3 加强鉴别,防止重复

所保存的档案丰富是我们的希望和目标,但不是盲目和随心所欲的。我们不追求不讲原则的无限“丰富”,这就要求档案收集工作建立在理性的基础上,科学规范。我们发现在档案收集上有不按归档原则或过分追求数量的问题,使得有一些档案出现多处重复,这是一个不可忽视的严重问题,不仅给档案库房空间保障带来压力,还给今后档案鉴定工作增添了工作量。因此,档案收集一定要讲求原则、遵循科学规律,精准鉴别,准确确定文件材料的去留,走出收集工作“宁多勿缺”的误区,减轻保管工作不必要的负担。

2 档案收集工作要注意方式多样化

2.1 收集途径多样化

除了传统的接收、征集、移交等手段,还可以利用现代网络、传真、复制等手段进行收集。

2.2 收集设备现代化

除了以纸质、实物等载体形式进行收集,还可以利用现代科技设施设备收集电子、音像等形式的档案。

2.3 收集工作应提前介入

注意文件形成,把好文件流转关。主要是掌握文件材料在形成过程中的各个环节,及时做好平时收集归档。关注重大活动,把好收集督导关。主要是保持与重大活动具体经办人的联系与沟通,提出明确要求,及时督导重大活动资料移交归档。

3 加强业务培训,提高档案管理人员整体素质

一般情况下,县市直机关和乡镇档案人员负责完成年度立卷归档工作,档案行政管理部门人员进行业务指导。随着经济社会的进步和发展,办公自动化是各机关企事业单位办公的一般要求。档案管理人员既要熟练掌握档案业务相关知识,也要熟练掌握计算机知识。文书档案年度立卷归档工作涉及每个单位,文书档案的收集、鉴定、划分保管期限、整理、装盒、信息化等都需要档案员熟练掌握,并做到应收尽收、齐全完整、条理分明。目前,基层档案员大都身兼数职,流动性较大,业务不熟练的多,档案遗漏、丢失现象比较普遍,直接影响了文书档案的完整性和准确性。只有加强业务培训,提高其素质,才能保证机关年度文书档案立卷归档工作顺利进行。

4 加大资金投入,购置专业设备,实现在线归档

大数据时代,传统的实体档案馆发展为数字档案馆(室)、智慧档案馆,是新形势下档案馆发展的必然趋势。数字档案馆在传统实体档案馆的基础上,将档案资源数字化,并进行数据管理,同时基于网络对外提供档案信息服务,可以在档案资源与档案利用者之间建立直接访问通道,实现档案管理业务的互动。应改变传统的文书档案立卷归档方式方法,加大资金投入力度,配备专用服务器及档案管理软件,搭载现有的政府公务平台系统,与各县直机关和乡镇客户端建立档案互联系统,实现在线档案数据互联互通,实现在线归档并提供查询利用服务,进而实现馆际数据共享。

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