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数字化管理模式用于高校学生学籍档案管理的价值研究

作者:完美论文网  来源:www.wmlunwen.com  发布时间:2019/11/14 9:08:31  

摘要:数字化的学生学籍档案管理模式在高校学生档案管理中极具价值,有效地提高了学生学籍档案管理的效率,优化了学生学籍档案管理的流程,减少了高校对学籍档案管理的人力物力支出,极大地便利了高校学生学籍档案的管理。

关键词:数字化管理; 高校; 学籍档案; 应用价值;

在整个社会数字化的时代大背景下,高校学籍档案管理应符合时代的要求,及时做出对学生学籍管理模式的调整。近些年来,我国教育水平不断提高,高等教育蓬勃发展,高校学生的档案如火山喷发般增多,高校学生学籍档案管理存在明显难度,传统的纸质档案管理模式存在的问题不断凸显,运用数字化管理模式对学生学籍档案信息进行管理已经成为必然趋势[1]。当下,许多高校在进行招生时已经为学生建立了电子信息档案,但是,仍有一部分高校使用传统方式对学生学籍档案进行管理。数字化管理模式对于高校学生学籍档案管理具有极高的价值,以下,笔者将从多角度对此进行探讨。

1 传统学籍管理模式的弊端

传统的学籍档案管理模式多使用纸质档案,将学生相关材料放入一个牛皮纸的档案袋中,然后进行归档管理。但是,这种档案管理模式存在较多的弊端,管理起来十分麻烦,常常耗费大量的人力物力。

1.1 档案整理存档不方便

一个人的档案不是说有就有的,毕竟人不能预知未来,不可能提前把自己的人生规划好然后照着走,其间会有太多的不确定性。所以,学生的学籍档案管理其实是将其在某个学校的某些经历、重大事项存入学生档案,这就意味着,当我们使用传统学籍管理模式管理档案时,我们需要不断地往档案袋中放入材料,不断地重复装材料、存档案的过程。管理人员需要将一个个档案找出来,再一次次放进去,十分复杂、麻烦,极其不方便。

1.2 占据大量空间、耗费人力资源

在传统的学籍档案管理模式下,档案是大量的实体材料,每一份档案就和一本书一样,是需要占据大量空间的。高校学生数量众多,每个学生都经历了小学、初中、高中,往期的档案再加上新增的档案,体积十分可观。而数万人的学校,总的档案需要的存放空间便大得多了,占据了大量的学校空间资源[2]。除此之外,学校需要聘请专业人员对学生学籍档案进行管理,数万份档案管理起来也需要大量的人员,极大地耗费了人力资源。

1.3 档案信息易被毁坏

因为需要不断增加档案资料以及转移档案,而整个档案都是纸质的,极易磨损,导致档案信息易遗失。档案在进行移交的过程中,也极有可能因为运输不当或是突发事故导致档案损毁。

2 数字化管理模式用于高校学生学籍档案管理的途径

2.1 正确认识数字化管理模式

在新的形势下,面对大量高校学生,高校必须对学籍档案的管理模式做出改变,转变传统观念,更新管理模式,客观分析传统管理模式所存在的问题,引进新的管理模式,有针对性地对学生学籍进行管理。而这时候就要求学生、老师以及相关工作人员全面地、正确地认识数字化管理模式。首先,校方应对工作人员进行全面培训,让他们系统学习数字化管理知识;其次,将数字化管理模式通过网络等向老师、同学介绍,使老师精准把握该模式的优点,使学生认识到学籍档案数字化的重要性;最后,科学系统地使用数字化手段对学生学籍进行管理。

2.2 完善学生学籍档案管理机制

新型的学生学籍档案管理模式的使用,势必会有一个融合发展的过程。整个管理机制运行的过程是不断发现问题、不断解决问题的过程。高校要围绕数字化的管理要求,明确相关人员的责任,合理分工,确保每个工作人员权责一致,有效管理学生学籍档案并保障其信息安全。

2.3 创新高校学生学籍档案管理模式

新时代、新背景下,高校学生学籍管理模式要符合时代的要求,进行数字化管理,但也要不断调整创新。高校需要提高数字化档案管理系统处理海量数据的能力,现今步入高等院校的学生越来越多,需要管理人员不断优化系统的功能,提高系统快速处理数据的能力[3]。高校也需要优化档案业务流程,提高其灵活性,统一开放时间,更新档案数据,利用软件编程、新型网络技术、完整的教学编制等技术手段完善档案业务流程。此外,高校也需要在使用已有的学籍档案管理系统的同时,结合本校现实情况,切实制定适合高校本身的数字化学生学籍档案管理系统,引进先进技术,不断更新系统设备。

2.4 提高档案管理人员专业素养

使用数字化学生学籍档案管理系统,需要档案管理人具有较高的专业素养。高校需要根据自己学校的学生人数、管理系统情况、学籍管理需要等相关数据制定科学的管理人才培训要求,从数字化系统的使用、管理流程、相关学术前沿讲座等相关方面对专职人员进行定期或不定期培训[4]。这样,在保证档案管理人员具备数字化档案管理系统所要求的能力时,也能够通过不定期的学术前沿讲座紧跟相关科技的发展,不断引进新技术、学习新知识,不断提高档案管理人员的专业素养。

3 数字化管理模式用于高校学生学籍档案管理的价值

3.1 档案转接更快捷

高校使用数据化管理模式对学生学籍档案信息进行管理,在为学生进行档案信息转接时,显得尤为便捷。档案转接的内容主要有两个方面———高校学生学籍档案转入及转出。一方面是高校学生学籍档案的转入。学生在转入学校时,原学校可以直接通过网络将学生数据转入新学校,而不需要像传统档案管理那样,要将纸质学籍档案整理装袋,再密封邮寄,极大地节约了人力物力资源,减少了资源浪费,节约了成本。另一方面是高校学生学籍档案的转出,这时涉及转入的相关事业单位或其他高校。通过数字化管理系统可以对学生档案进行筛选分类、分批次,快速准确地将不同学生学籍转入相关单位,简便高效。

3.2 调取档案证明更方便

《高等学校档案管理办法》(由教育部和国家档案局于2008年9月联合颁布)中明确规定:“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。”由此可见,由高校档案机构所提供的学籍档案信息的相关材料是具有合法性和一定证明力的,是学生在重要场合证明自己学历等的有力证据[5]。使用数字化管理系统管理学生档案,相关机构在对学生档案进行调取时,便可直接通过特定网络通道或相关信息化系统(有授权)获取学生学籍档案,而无需在茫茫的纸质档案海洋中翻找、查询,或者花费大量人力物力进行更复杂的调查。

3.3 学生学籍档案信息存留时间长、存储信息多且不易损毁

传统学生学籍档案信息的载体为纸质材料,在装入材料以及不断转移过程中容易造成档案信息的破损、遗失,不利于学生学籍档案的保存。并且,纸质档案不仅包含打印材料,更多的是一些手写材料,纸张质量不一,墨水也不一样,保存期限受到极大限制。而数字化的学生学籍档案管理模式则很好地解决了这一问题,学生在参与入学考试时所填的一部分信息便直接由系统分别传送至学生所在学校,形成初步电子档案。此外,随着科技的进步,人们使用网络的范围越来越广。我们越来越趋向于将世界“压缩”,变成我们可以揣进口袋的东西(如智能手机的产生)。信息化的档案管理系统将学生档案通过网络保存在网络空间,相关管理人员可以随时随地对学生档案进行管理,十分方便快捷。况且,在信息化的学生学籍档案管理模式下,我们可以近似于拥有“无限”空间可以用来存储学生学籍档案资料,而不必担心存储档案的实体空间不够,或档案实体占据大多空间。

3.4 查找档案信息快捷方便,便于海量数据筛选

互联网给人类带来的最大便利便是缩短了人与世界的距离,而数字化学生学籍档案管理模式则是依赖于互联网产生的便利人们生存发展的“工具”。该模式下,海量的学生学籍档案数据汇聚到网络当中,相当于建立了一个关于高校学生的庞大的数据库,使得资源信息数字化[6]。管理人员可以根据生源地区、考试分数、录取人数等信息设立相关标准或条件,借此筛选、提取进入高校的学生学籍档案,方便快捷。

3.5 节约资源,减少投入成本,提高效率

数字化学生学籍档案管理模式极大地节约了空间资源,通过网络存储解决了传统学籍档案管理模式中纸质档案存档需要大量空间的问题[7]。高校虽需要对数字化学生学籍档案管理人员进行高质量培训,但这些投入的回报便是高效的学生学籍管理,且不需要太多的管理人员,相较于纸质档案中纸张的消耗以及管理人员的人工支出而言,其投入成本较为低廉。

小结:

综上,数字化的学生学籍档案管理模式在高校学生档案管理中极具价值,有效地提高了学生学籍档案管理的效率,优化了学生学籍档案管理的流程,减少了高校对学籍档案管理的人力物力支出,极大地便利了高校学生学籍档案的管理。

参考文献

[1] 纪玲.高校学籍档案管理数字化的探索与分析[J].办公室业务,2017(5):108.

[2] 张文华.信息数字化管理模式在高校学生档案管理中的应用[J].办公室业务,2017(1):124.

[3] 李晓艳,汪莉,蒋其祥.高校学籍档案服务于教学管理研究与实践[J].大学教育,2018, 96(06):195—197.

[4] 徐秀娟,王宇晴.新时期高校档案数字化管理的现实意义探析[J].办公室业务,2016(13):132.

[5] 张安勇,李敏,马林刚.新时代高校学籍档案精益化管理模式的构建[J].黑龙江档案,2019, 232(01):30—31.

[6] 姚树静.基于信息数字化的高校档案管理新体系构建[J].祖国,2016(18):102.

[7] 潘澜月.高校学生档案数字化创新管理模式构建策略研究[J].办公室业务,2016(13):127.

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