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水利工程技术档案管理与资料整理存在的问题研究

作者:完美论文网  来源:www.wmlunwen.com  发布时间:2020/6/29 10:10:11  

摘要:对水利工程技术文件资料的收集、归档整理具有着非常高的必要性,虽然从目前来看,水利工程建设的档案管理与资料整理工作仍然存在着一定的问题,但通过信息化建设、档案管理方法创新等针对性策略,仍然是能够使水利工程技术档案管理与资料整理工作得到完善的。

关键词:水利工程技术; 档案管理; 资料整理;

水利工程建设对工程质量要求十分严格,各项施工技术的应用也都有着明确的规范,因此在工程施工阶段,通常都需要依据相关技术档案与资料来进行施工管理,并按规定对技术档案、资料进行归档整理。由此可见,技术档案管理与资料整理对水利工程建设具有非常重要的意义,而在当前水利工程技术档案管理工作存在问题的情况下,针对相关工作措施的研究也是非常具有现实意义的。

一、水利工程档案管理与资料整理的意义

在水利工程建设管理过程中会直接形成水利工程资料,通过对水利工程资料进行收集、整理、建档,可以制作成各种形式具有保存价值的表格、文字、报告等,这些表格、文字、报告等均是不同形式的载体,能对水利工程建设管理起到一定的指导作用与参考作用,对水利工程项目的顺利进行具有重要意义。在水利工程建设当中,会涉及到对工程项目的稽查、审计、验收、维护、改造等工作,水利工程档案资料能够对这些工作提供重要依据,而工程资料的整理、编制是水利工程建设管理工作的重要组成部分,通过查看工程资料的整理、编制水平可以在一定程度上看出工程师对工程建设的管理水平,齐全、规范的水利工程档案资料能够在一定程度上控制水利工程建设的质量。一般来说,水利工程建设项目的周期较长,历时在半年以上,工程师在水利建设管理过程中除了要保管好原有的资料,还要不断的对新资料进行收集、整理以及建档,并且将其制作成表格、文字、报告等不同形式,用以保存,以期在施工后期以此作为依据便于工作人员的验收、维护和改造工作。如果没有对其进行保存,或资料收到损毁、丢失,则会造成不必要的损失。

二、水利工程档案管理与资料整理的重要性

水利工程档案属于历史的记录,其中不仅包括水利工程建设的原有资料,还包括水利工程建设过程中不断更新的资料,是水利科技档案的重要组成部分。由于水利工程档案包括水利工程建设全过程的资料,因此在建设过程中该档案能够在质量评定、事故原因分析等方面发挥较大的作用,不仅如此,该档案还能在建设后期发挥较大的作用,如水利工程验收、后期维护以及后期改造工作等。因此,在水利工程建设过程中,不但水利部的领导常常强调水利工程档案的重要性,还是建设方的法人,也时常强调水利工程档案的重要性,甚至在水利工程的“五不验收”当中还有“档案资料不合格不验收”这一规定。由此可见,在水利工程建设过程中,工程师应该要重视各阶段水利工程档案的收集、整理以及保存工作,并采取相应的制度加强对水利工程档案管理与资料整理的力度,将其视为水利工程建设过程中的重要工作内容。借助水利工程档案,可以让工程师、建设方法人以及相关部门工作人员更好的了解该工程的过去、现在以及未来。

三、当前水利工程技术档案管理与资料整理存在的问题

1.管理意识比较薄弱

近些年国内水利工程的建设规模虽然有了较大的提升,但很多工程项目管理人员的思想观念却并未得到更新,也未能形成正确的技术档案管理意识,在水利工程建设工期要求普遍较紧的情况下,通常都会将工作重心放在施工准备、施工管理等方面,而对于不会对水利工程建设质量、施工成本产生直接影响的技术档案管理与资料整理工作,则并不重视,不仅不愿投入过多的资金,在人力、物力方面的支持也十分有限,有些工程甚至未设立专门的档案管理岗位或部门,这对于水利工程技术档案管理与资料整理工作的开展显然是非常不利的。另外,由于对水力工程技术档案管理缺乏重视,因此部分建设单位常常会在施工开始后才进行资料收集,这不仅会严重影响档案管理与资料整理效率,同时还可能会导致档案收集不及时、资料缺失严重等问题。

2.专业人才严重不足

档案管理工作本身具有着一定的专业性要求,尤其是对水利工程技术档案管理来说,其工作专业性更是非常强的,因此要想做好水利工程技术的档案管理与资料整理工作,就必须要安排经验丰富的专业档案管理人员负责执行各项工作任务。然而从目前来看,由于国内专业档案管理人才较少,从事水利工程技术档案管理的更是十分稀缺,因此很多工程的档案管理人员实际上都并未经过专业培训,实践工作经验也比较少,如果缺乏专业人员监督指导,那么在工作中就很容易出现归档不齐、案卷存放不规范甚至是档案资料丢失损坏等问题。

3.信息化程度相对较低

现代水利工程建设所涉及的技术文件资料比较多,即便是规模较小的工程,也必须要要依靠相关档案管理信息系统与计算机硬件设备才能够保证文件资料归档整理效率,满足档案管理与资料管理的实际工作要求。但由于水利工程建设单位对档案管理与资料整理工作并不重视,相关资金投入较少,无法购入先进的技术设备,因此当前很多工程虽然设立了档案管理岗位或部门,但却并未提供与实际工作需求相符的软硬件设备,而在信息化档案管理无法实现的情况下,水利工程技术档案管理与资料整理工作自然也很难进行下去。

4.缺少完善管理制度

水利工程技术档案管理的相关制度规范早在上世纪就已经建立了起来,但由于近几年工程招投标制度、竣工验收备案制度、监理制度等各项制度都做出了调整,因此在水利工程建设过程中,无论是技术档案载体还是档案资料的内容要求,都发生了较为明显的变化,而在档案管理制度规范为未能做出及时调整的情况下,其对于实际工作的指导作用也因此受到了很大的限制。另外,水利工程相关技术资料来源于建设阶段的各个环节,只有在各部门积极配合的前提下,才能够将所有技术档案资料收集起来,但由于当前工程档案管理的相关工作制度并未涉及到其他部门人员,档案资料的流向制度也并不健全,因此在收集技术档案资料时,往往得不到其他部门的支持,如果部分技术岗位出现变更,甚至还会出现档案遗失的情况。

5.工作方法过于落后

与其他档案管理工作相比,水利工程技术档案管理与资料整理具有着一定的特殊性,而其工作方法也同样需要作出相应的调整,但在实际工作中,由于档案管理人员专业性不足,因此仍然会沿用落后的档案管理方法,并对工作质量造成较大影响。例如在档案收集阶段,并未根据水利工程特点来对收集方法进行调整,而是被动等待相关人员上交技术文件资料,或是向相关技术人员定期进行询问,很少会主动对工程相关技术文件进行收集。

6.档案收集归档不及时

一般来说,在水利工程建设过程中会产生大量的文件资料,在产生文件资料的同时档案收集归档工作应该要同步跟进,避免遗失一些重要的档案资料。然而,在实际的水利工程建设中,这一部分内容做的并不合格,尤其是对于一些小型水利工程建设而言,由于施工限制周期较短、施工要求比较急切,因此在工程施工过程中产生的文件资料比较少,所负责的工程师则会经常忽略这一部分的文件资料,导致档案收集归档不及时,遗失部分重要资料;而对于大型水利工程建设工作而言,则因为工程量较大,所涉及的工作范围较广,在建设过程中常常会涉及到大量的文件资料,且文件资料的专业性较高、种类较多,因此内容非常复杂,在收集归档过程中不可避免会发生遗漏。另外,由于水利工程建设的施工人员构成具有一定的复杂性,有许多施工人员都是临时机构指派,这种情况也会影响文件资料的完整性。水利工程建设企业通常都是在工程即将结束时大量收集水利工程建设档案,不具备时效性,由于水利工程建设周期较长,最后才收集档案资料必定会导致大量文件资料丢失,即便是当事人也会由于过去时间过于久远而淡化记忆。

四、完善水利工程技术档案管理与资料整理工作的有效措施

1.强化档案管理意识

技术档案管理与资料整理工作对于水利工程建设来说是必不可少的,在当前水利工程建设规模不断扩大的行业背景下,各建设单位必须要加深对技术档案管理与资料整理工作的了解,对技术档案管理的重要性进行正确认识,并在人力、资金等方面为档案管理与资料整理工作提供必要支持,使档案管理与资料整理工作能够顺利展开并发挥出应有的作用。同时,由于当前工程技术档案管理工作经常会出现档案资料收集困难的情况,因此工程项目管理人员还需对技术档案管理展开持续性的内部宣传,帮助各岗位技术人员树立正确的档案管理意识,意识到自身在技术档案管理方面的责任义务,并积极配合相关档案管理人员完成技术文件资料的收集工作。

2.重视专业人才培养

档案管理人员作为水利工程技术档案管理与资料整理工作的主要执行者,其专业素质会对档案管理质量造成直接的影响,因此为避免因人为因素导致的档案丢失、文件归档不齐等问题,工程项目管理人员还需从人才引进、培养两方面入手,展开专业档案管理队伍的建设,并为档案管理工作的顺利开展提供人力支持。在人才引进方面,由于当前国内档案管理专业人才较少,因此建设单位可以先根据档案管理工作的实际需求制定人才选聘标准,之后适当放宽要求,招收具有良好档案管理专业素养的年轻人才,并在实际工作中为其提供学习水利工程相关专业知识、积累工作经验的机会,从而使其能够逐渐满足当前档案管理工作要求。而在人才培养方面,则需要建立独立的工程技术档案管理机构,并根据实际工作需求设立相应的岗位,定期组织档案管理人员进行专业技术学习,以逐渐达到懂技术、会管理、业务精的专业素质要求。

3.加快信息化建设

在信息化时代下,档案管理信息化、数字化已经成为了行业发展的必然趋势,而对于水利工程领域的技术档案管理与资料整理工作来说,信息化建设也同样是十分必要的。在当前的工作环境下,建设单位除了要转变错误工作观念,重视技术档案管理的人力资源支持,同时也要适当提高资金投入,购入各种性能良好的计算机设备,并将档案管理信息系统与存储技术档案文件的数据库建立起来,为信息化档案管理的实现提供良好物质基础。另外,建设单位还要组织档案管理人员对信息技术进行学习,帮助其掌握档案管理信息系统的操作技能,具备信息化档案管理能力,这样才能够让档案管理信息系统及专业化设备得到有效应用。

4.健全档案管理制度

水利工程技术档案管理与资料整理具有着一定的特殊性,为保证相关工作的有效展开,水利工程建设单位还需以现有工作制度为基础,结合当前实际工作需求对相关档案管理制度进行完善,将健全的档案管理制度体系建立起来。例如在档案资料收集方面,需要明确技术人员的档案资料管理责任,并制定系统化的档案资料汇总制度,这样工程技术资料收集工作能够有序进行,而档案资料汇集后的完整性也可以得到保证。而在技术档案的存储管理阶段中,则要以档案管理信息系统为基础,制定详细技术文件资料的应用制度,将所有技术文件资料的调取查询、搜索行为记录下来,以免出现档案文件丢失的情况。

5.创新档案管理方法

在水利工程建设情况与相关施工技术不断变化的背景下,工程技术档案管理人员还需以现阶段工作需求为标准,并在此前提下,档案管理部门工作人员需要具备一定的创新意识与创新能力,对档案管理方法进行灵活创新。例如在档案资料收集阶段,应转变传统工作思维,要求档案管理人员主动对档案资料进行搜集,与相关技术人员进行沟通,尽可能早的完成档案资料收集工作,以免出现档案资料不全等情况;而在档案资料整理阶段,则需要根据档案资料的应用需求进行分类存放,以便于文件的搜索、查询、调取。

6.抓好档案文件资料收集工作

针对水利工程建设文件资料收集工作不及时,导致档案资料大量丢失的问题,参建方应该要抓好档案文件资料的收集工作。首先,针对前期的工程阶段,水利工程档案管理部门应该要与参建方文件资料管理部门建立良好的关系,两个部门工作人员要加强互相之间的沟通与交流。帮助参建方做好文件资料收集工作,并积极掌握水利工程建设项目的施工进展,根据其进展状况要求参建方文件资料管理部门工作人员第一时间做好档案文件资料的收集工作,并分类保存,妥善管理。其次,针对施工阶段,水利工程档案管理部门应该要积极与参建方档案管理部门工作人员联系,促使其工作人员严格根据相关规定针对工程项目建设过程中产生的档案资料进行收集、整理以及保存工作,保证文件资料的完整性。另外,水利工程档案管理部门还要加大检查力度,缩短检查期限,保证竣工档案验收工作能够顺利完成。最后,针对竣工验收阶段,水利工程档案管理部门应该要积极参与到档案验收工作当中,针对参建方档案管理部门出具的文件资料档案严格审批,验证文件资料档案的真实性与完整性,保证档案的验收与水利工程项目高度一致。一旦在竣工验收阶段发展档案管理问题,则不能竣工,也不予决算。

结束语

总而言之,对水利工程技术文件资料的收集、归档整理具有着非常高的必要性,虽然从目前来看,水利工程建设的档案管理与资料整理工作仍然存在着一定的问题,但通过信息化建设、档案管理方法创新等针对性策略,仍然是能够使水利工程技术档案管理与资料整理工作得到完善的。

参考文献

[1] 林海英.论水利工程技术资料收集整编与档案管理[J].黑龙江科技信息,2017

[2] 郑欣.水利工程技术档案管理工作的研究[J].赤子(上中旬),2016

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