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档案编研工作创新跨越式发展推进探讨

作者:完美论文网  来源:www.wmlunwen.com  发布时间:2020/12/11 10:19:55  

摘要:档案编研是档案工作的重要组成部分,如何将档案编研工作融入企业发展,拓展和深化档案利用,提供档案增值服务,是档案工作者不懈追求的方向。自2015年开始,我所在研究所创新思路,深入推进档案编研工作,有效提升档案编研能力,档案编研成果数量质量大幅提升,实现了跨越发展目标。

关键词:档案编研; 创新; 发展;

1 创新档案编研工作的必要性

1.1 是解决档案编研工作现状的需要

档案编研是开发利用档案资源的重要手段,以往档案编研主要由档案部门负责,存在编研成果少、研究范围窄、深度不够、成果利用率低等问题,使单位领导及员工看不到档案编研作用,成为可有可无的工作。档案编研工作亟需改变现状,推进创新,提高单位认知度和干部群众满意度。

1.2 是建立创新型、学习型企业的需要

以需求为牵引,主动、系统地对单位的档案材料进行挖掘。各部门员工通过参与档案编研,主动了解企业积累的知识和沉淀的经验,在编研过程中加强部门间联系,形成具有创新活力的档案研究文化氛围,推动档案编研向知识管理和知识驱动转型升级。

1.3 是促进档案业务建设的需要

通过档案编研可对档案的收集、整理、鉴定、保管等工作进行检查,发现档案基础工作存在的具体问题,加深对档案理论与方法的理解,自觉改进、完善基础工作,提高档案管理水平。一些编研项目,也具有抢救、挽救档案的作用,通过档案编研,补充、完善缺失的档案信息

2 重构档案编研工作思路

创新档案编研工作模式,增强编研计划的可执行性,有效配置资源,加强课题管理,解决以往档案编研工作缺乏精细管理、编研能力不足、研究课题简单、资源利用率低等问题。

2.1 加强系统性管理

做好档案编研工作顶层策划,运用项目系统管理方法,对档案编研项目全周期进行管理,将项目策划到结束的全过程划分为若干阶段,实现全过程动态管理,创造良好的环境,确保多出优秀编研成果。

2.2 广泛开展合作

为发挥人员优势,创新工作形式,提高档案编研工作水平,我们组织各部门人员参与档案编研,从原来的“单兵作战型”,发展为项目团队形式,有的有几十人参与;从过去单一的档案部门,延伸到单位各部门参与。档案人员除自身承担编研任务,也积极参与各项编研课题,为其提供档案资料,促进各个项目的开展,实现档案人员与专业技术人员的长期合作。

2.3 充分利用资源

做好档案编研工作需充分挖掘和利用单位信息和人力资源。信息资源不仅是档案库房中的档案,还有存放于各个部门的第一手有价值的资料。既要充分利用显性的信息资源,又要重视员工的工作经验、专业特长等隐性知识,对其进行挖掘利用。单位培养了大量的技术、管理人才,他们发掘、编纂、提炼的内容,更有针对性。这些人参与编研工作十分重要。

2.4 精细化过程管控

建立一套可遵循、可重复、可衡量结果的档案编研工作运作模式和流程管理办法。通过系统培训、重点项目跟踪研讨、专家指导、验收评审、成果发布及评比等过程管控,提高档案信息资源开发和利用效果。将档案编研计划纳入绩效考核,推动编研项目。

3 档案编研工作实施

3.1 加强组织管理

加强对档案编研工作的领导,制定完善档案编研工作管理办法,建立长效机制,工作常态化。主管领导亲自甄选并参加编研立项及成果验收评审等工作,组建一支覆盖全所各主要部门及相关领域专家的评审专家组。设立专人负责编研项目的全周期管理,将档案编研工作划分为启动、计划、执行、控制、验收五个阶段,其中控制阶段贯穿计划、执行和验收整个过程,保障工作有效开展。

3.2 激发员工参与积极性

通过内网、邮箱、公众号及业务部门工作交流会等渠道,进行档案编研推广宣传。组织多种形式的档案编研培训与交流,对档案编研工作进行专业指导。营造全员参与档案编研的氛围,激发各部门员工参与的积极性。档案编研工作应取得各部门的重视和支持,鼓励员工结合业务工作积极参加编研课题研究。

3.3 课题全周期管理

3.3.1 挖掘编研课题。

全面了解单位发展的各个领域和前景,做到工作延伸到哪里,编研工作就跟到哪里。按照产品研制、工艺技术、质量案例、试验操作、基建技改等专题,编制课题指南,引领档案编研方向。

3.3.2 严格课题筛选。

各部门以需求为牵引,申报档案编研项目。编研项目立项论证应经本部门、档案部门、专家组三级审查,充分考虑项目的必要性、研究内容的可行性、预期成果的适用性及推广价值,避免档案编研和需求脱节。

3.3.3 深入课题研究。

档案部门分专题多场次开展项目研讨,深入研究编研内容,全面收集素材,以二次加工为主,向三次加工推进。

3.3.4 规避课题风险。

档案部门采取重点项目跟踪、双月考核、中期审查等一系列活动监测、监督各项课题进程,识别是否偏离计划,如有,及时采取纠正措施,包括时间控制、质量控制、协调沟通等,规避风险。在档案编研项目实施整个过程中,档案人员与各项目组保持紧密联系,关注各组工作动态,遇到问题,及时调节。

3.3.5 严格项目验收。

编研成品须经课题负责人、部门负责人、单位负责人三级审查,保障编研成品合格。档案部门组织专家组对各个项目进行结题验收评审,对照项目立项内容及目标对课题编研内容、形式、水平等进行审查,是否达到预期研究效果,并按验收评价标准验收。

3.4 推广成果应用

归档管理档案编研成果,提供借阅利用。编研成果上传内网“档案信息管理”系统,各部门员工可在线阅览。同时上传编研成果摘编,举办成果展示活动进行交流、宣传推广,据成果应用范围进行推送服务,提高编研成果利用率。

4 工作成效

经过五年实践,档案编研工作与单位发展紧密相连,编研成果丰富多彩。档案编研质量和服务品质不断提升,档案编研工作由量变到质变取得了长足发展。

4.1 编研范围拓宽

2015~2019年档案编研项目每年不少于10项,共完成79项编研课题,覆盖了所机关、事业部、研究室、生产车间、检验室等25个部门的业务工作,涉及文书、科研、产品、质量、基建、设备仪器、特殊载体等档案资源的开发利用。编研范围不断拓宽(详见表1)。

表1 2015~2019年档案编研类型及数量统计表

4.2 研究内容深入

编研形式不断创新,信息加工不断深入,由简单信息汇编向信息分析研究发展。据统计,2015~2019年二次加工项目由2015年的2项增加到2019年的9项;三次加工项目由2015年的1项增至2018年的10项,课题加工层次加深,研究内容深入。

4.3 成果应用显著

2015~2019年,根据各业务部门实际工作需要,通过实物借阅、电子阅览、成果推送等方式提供成果利用500多人次,数量增加明显。编研成果利用率越来越高,许多成果在单位及相关业务工作中发挥了重要作用。

4.4 工作价值提升

2015~2019年档案部门以点带面,辐射带动25个部门352人次参与档案编研工作,充分利用档案资源,将零散杂乱的信息变为可利用的再生资源,促进单位工作。编研给各类人员提供了发挥创造力的平台,激发了相关人员钻研业务的积极性。在开展编研工作的同时,增强了各类人员的资料归档和利用意识,促进了档案管理,形成了良性循环。档案编研越来越受到单位领导和员工的认可,合力倍增。

夯实已取得工作成果,继续推进档案编研工作,从开发档案编研课题、项目全周期管理、创新档案编研手段、加强编研队伍建设等方面增强档案编研工作活力,以专业技术发展和型号任务需求为牵引,将档案编研与企业中心工作深度融合,继续推进编研工作。

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