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交通运输档案管理现代化建设探讨

作者:完美论文网  来源:www.wmlunwen.com  发布时间:2020/12/11 10:38:03  

摘要:如今我国的档案事业发展越来越迅速,电子档案的普及速度快,档案现代化管理已经成了新时代档案事业发展的必然趋势。信息化技术的主要特点在于对于信息的处理能力、归纳能力、保存能力、利用能力比较高,能够有效地提高交通运输档案管理工作的现代化水平。

关键词:档案管理; 交通运输; 信息化; 策略;

1 新时代档案管理现代化的重要性

1.1 交通运输档案管理现代化是档案事业发展的需要

不同于以往的传统档案管理模式,现代化档案管理对于种类、数量的增加都可以从容地应付,还可以确保档案的安全问题以及便利性,这些都受益于网络信息化技术。随着我国经济社会和交通运输业的发展,交通档案管理工作面临的任务越来越重,不仅要面对数量庞大的档案信息,还要进行归纳、保管、利用。因此,交通运输档案管理现代化是时代发展的必然趋势,终将会取代传统的档案储存管理方式。推进交通运输档案管理现代化,还能提高档案管理的安全性,促进档案事业的健康发展。

1.2 交通运输档案管理现代化是顺应社会主义市场经济发展的需要

档案是社会组织和个人从事经济社会活动的直接记录,档案管理工作对促进社会和谐发展具有重要的帮助[1]。交通运输档案是推进交通运输事业持续健康发展的基础性条件。由于种种原因,交通运输档案管理工作的潜力还需进一步挖掘。运用网络信息化技术实现交通运输档案管理现代化,可以有效地解决这一问题。交通运输档案管理现代化可以顺应时代发展,满足人们对于查阅利用交通运输档案便捷性的期盼,是新时代交通运输档案管理工作发展的必然趋势。

2 新时代档案管理现代化的主要内容

2.1 推进交通运输档案资源信息化

新时代,档案管理工作运用网络信息技术,档案文件材料以一种信息化、数字化的技术录入到信息系统中,通过系统进行保存,其中的表现形式为Word文档、Excel表格等[2]。这项技术是档案管理工作现代化的关键内容,也是主要内容,它最大的优点就是文件便于保存且可以随时查阅,为档案管理工作节省很多时间。无论是上千个还是上万个文件,都可以通过录入系统的方式进行储存,且在查阅的过程中支持快速检阅功能,操作人员可以直接查看所需文件。交通运输档案资源信息化主要依据这一点,在网络上实现信息资源的存储和共享,传输信息的网络化也能促进交通运输档案管理平台的建立。应加强对于信息技术应用的管理,保证交通运输档案管理的稳定性以及档案的准确性,是实现档案管理自动化的有效途径[3]。

2.2 加强对交通运输档案信息的安全保护

对于现代档案信息而言,主要的保护办法就是通过对网络及终端设备的保护,无论是城域网还是单位专用系统网络,要想非法调取档案都需要先攻破整个档案系统。目前,我国档案安全管理保护系统开发建设相当成熟,对于档案进行保护的形式也是多种多样,从最常见的文档模式到声像模式都可以很好地进行保护。现代化档案信息同时还具备着不易丢失的安全性能,无论是电脑终端还是记录追查,都可以有效地保证档案不会丢失[4]。交通运输部门应加强对档案信息安全保护工作的领导,加大资金投入,建设人防、技防相结合的安全防护系统,加强安全保护管理,制定实施安全预案,确保交通运输档案安全。

2.3 进一步完善电子文件管理

交通档案管理过程中,应加强电子文件的管理和保护,避免电子文件受损。虽然当下发展的过程中将文件传输到网络上已经成为了主要的管理方式,但是仅仅依靠一个部门进行上传显然也是较为巨大的工作量,因此需要多个部门协调工作,共同推进。因此,网络技术部门和档案部门在档案信息化建设的过程中需要使用网络来建立相互之间的文件传送渠道,从而更好地提升档案信息与文件的传送效率,确保工作实施。除此之外,在这样的工作环境下,各部门在进行工作的过程中还能够形成更好的工作协作体制机制,取长补短,从而形成质量更好的电子文档。在开发利用档案信息的过程中,应摆脱以往传统观念带来的影响,使用更加正确的信息观念来完善信息交换管理机制[5]。工作人员工作的过程中需要对电子文档进行定期的数据维护与更新,从而进一步帮助电子文档实现高效运用[6]。

2.4 强化交通运输档案管理服务的主动性

交通运输部门应加强档案管理服务的主动性,包括加强交通运输档案信息系统的主动服务。应加强交通运输档案检索系统建设,更新完善信息检索工具,提高检索效率和成效。应注意在信息化建设的过程中加强对于交通运输档案信息资源的开发力度,加强档案专题编研工作,开发档案文化产品,主动系统地提供利用交通运输档案。应增强交通运输档案工作人员的责任感,提高业务能力和工作水平,能够让交通事业实现更好的可持续发展[7]。

参考文献

[1] 王嘉琪.人事档案管理的信息化建设—以交通运输部门为例[J].今日财富(中国知识产权),2020(02):214.

[2] 韩国福.探析交通运输管理信息化建设的有效策略[J].中国民商,2018(06):75+164.

[3] 邢振婷.探究交通运输部门档案管理中信息化建设[J].办公室业务,2017(09):67.

[4] 郭丽慧,贺志宇.浅析交通运输部门档案管理中的信息化建设[J].办公室业务,2017(23):54.

[5] 王文杰.试论交通运输档案管理的信息化建设[J].黑龙江科学,20178(05):44—45.

[6] 方月.交通运输档案管理的信息化建设[J].科技经济导刊,2016(34):14+4.

[7] 姜艳秋.交通运输部门档案管理中信息化建设[J].现代商贸工业,2016,37(13):60—61.

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