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血站档案管理工作信息化建设探讨

作者:完美论文网  来源:www.wmlunwen.com  发布时间:2020/12/11 11:00:12  

摘要:随着血液采集站工作的发展,推进档案管理信息化,提高档案管理水平成了现阶段血站工作的一项重要任务。血站档案工作人员应与时俱进,及时了解档案信息化存在的问题,探索血液采集站档案管理信息化建设的实践路径,推动档案管理工作向前发展。

关键词:血站; 档案管理; 问题; 信息化建设;

1 血液采集站档案管理工作存在的主要问题

1.1 没有形成信息化管理理念

在信息时代,信息技术已被广泛应用在各项管理中,很多血液采集站开展了这项工作。但一些血站并没有将信息化管理理念运用到实际工作中。一些血液采集站虽然开展了档案管理信息化建设,但是在实际建设过程中,除了档案管理人员之外,很难有别的工作人员参与进来,档案管理的信息化建设工作没有实现全员参与,导致档案的信息化建设只停留在表面。在这种情况下,多数血液采集站仍然采取纸质档案方式来保存档案,由于纸质档案容易受潮、破损等原因,导致很多档案信息出现了丢失、破损的问题。部分血站虽然引入了档案信息化管理系统,但是其建设水平较为落后,档案的检索查找仍然费时费力。

1.2 档案管理人员能力有限

1.2.1 技术能力有限。

建设血液采集站档案管理信息化体系,对档案管理工作人员提出了新的要求。但一些人员由于自身能力有限,不具备信息化设备的操作能力,自身的专业能力和职业素质还有待提高,并不能发挥自身在档案管理信息化建设中的真正作用[1]。部分人员没有正确认识档案管理工作的重要性和意义,认为档案管理工作只是将档案内容和资料进行整理存储即可,没有重视提取并提供利用档案资料中的隐性信息。这种思想直接影响了档案管理工作的效果,使血液采集站档案管理工作发展受到了限制。

1.2.2 职业素养有限。

血液采集站档案工作人员缺乏专业的职业素养,在进行档案管理工作时没有重视对档案信息实施保密,有的信息在不经意间泄露给其他人,档案信息的安全性受到了威胁。在信息化背景下,一些工作人员没有意识到信息技术给工作带来的意义和重要性,缺乏信息化概念,不具有主动创新管理手段的意识和想法。职业素养影响管理人员工作的投入程度,如果工作人员对待工作的态度过于散漫,会影响工作的效率和效果,必须加强职业素养的培养。

1.3 制度建设存在漏洞

1.3.1 管理制度落后。

未制定与血液采集站工作情况相符合的管理制度,缺少信息化管理软件和平台,不利于各个血液采集站之间进行信息互通。血液采集站档案共享是极其必要的,对于挽救危急重症患者而言有着重要的意义,而共享管理制度的缺少,影响了血液采集站档案管理工作的多元化发展。部分血液采集站只重视在档案管理系统中增加各种信息技术,但是却忽略了制定定期维护、管理和升级的制度,导致信息系统经常出现崩溃或者瘫痪的现象。管理制度中也没有对不同人员的责任进行明确,当发生系统运行错误或者系统被入侵问题时难以寻找到责任人。

1.3.2 安全制度落后。

由于没有及时建立档案信息化管理制度,导致档案信息化管理的制度体系建设存在漏洞。例如,对于档案管理工作中的信息网络安全没有制定有效的制度,使得在实际的档案管理平台运行过程中出现一些安全隐患,容易给档案资料的安全带来严重风险。网络技术虽然给档案管理工作带来了极大的便利,但是由于网络监管技术的不成熟,加之网络涵盖范围过大,在一定程度上也增加了档案管理工作的安全隐患。一旦有病毒入侵,很有可会造成档案信息丢失,血液采集站以及与采集站有关的患者或者献血者的个人信息都受到侵犯,造成严重后果。

2 血液采集站档案管理工作信息化建设的实践路径

2.1 加大信息化建设宣传力度

血液采集站档案管理与人民的生命安全有重要的关联性,所以应加大血液采集站档案信息化建设的宣传力度,通过对信息化建设内容的大力宣传,提高群众自身的档案管理意识,规范自身的档案管理行为,有助于血液采集站在开展档案信息化建设中形成广泛的民众基础。此外,还可以在群众中通过教育专栏或者讲座的方式,落实血液采集站档案信息化管理的普及工作,使群众对这项工作有具体的认识,改善自身对于档案信息化管理的认知水平。在血液采集站内部也应积极宣传信息化建设的重要性,促使管理人员形成良好的信息化意识,在工作中主动学习信息技术知识、应用信息技术,落实档案信息化管理要求,强化档案的信息化管理水平。

2.2 积极引进档案信息化管理设备,学习档案信息化管理新技术

2.2.1 升级和优化档案管理硬件和软件等基础设施。

这是开展档案信息化管理工作的重要保证。由于软件的设计和优化对于档案的信息化管理工作具有十分重要的决定作用,所以要高度重视档案管理软件基础设施的更新和应用。在开展具体工作时,还需从卫生主管部门的目标和理念出发,在上级卫生主管部门的引领下,结合血液采集站当地的实际情况,做好软件的研发和优化工作。在档案管理软件和硬件的更新过程中,可以利用招投标的方式来选择一些服务质量和技术水平高的专业公司来开展这项工作,确保血液采集站档案管理工作中的硬件和软件都能满足实际档案管理工作的需要。

2.2.2 可以引进一些先进的技术手段,将过去的人工管理模式逐步转化为自动化、智能化的档案管理模式,从而落实无纸化办公和档案数字化管理等机制,确保档案信息化管理工作效率和工作质量的提升[2]。

如可以在信息系统中增加专家系统,其中可融合多个不同专家有关血液采集站档案管理工作的经验,能够根据档案内容进行自动判断,更好地挖掘档案内部有价值的信息,不仅可以提高隐性信息的转化率和准确率,同时也可以减轻管理人员的工作压力。

2.3 建立完整的信息化档案管理制度体系

要建立完整的信息化档案管理制度体系,就需要对信息化管理流程、管理事项、档案管理岗位和管理设备等相关内容进行整合和分类,针对不同的细分内容建立不同的规章制度,通过对这些内容的统一管理,将相关工作人员的工作标准规范和工作流程细节等落实到具体的管理工作当中,确保血液采集站信息化档案管理人员的规范操作,避免因人员主观因素造成事故和损失。在规章制度建立过程中,应考虑奖惩并举,既要考虑对管理人员进行一定的约束和规范,又要考虑到激励管理人员在工作中进行创新。为了确保规章制度能够调动工作人员的创新积极性和工作兴趣,可以通过岗位晋升、业绩考核、探索创新等手段,来推动规章制度的建立,为档案信息化建设注入更多活力,使血液采集站档案管理信息化建设迈上一个新的台阶。同时应注重安全管理制度建设,安排专业人员定期对管理系统进行维护和升级,保证系统的稳定运行,并增加数据备份技术、防火墙系统,来保护系统及其档案的安全。

2.4 培养专业档案管理人才

2.4.1 应加强对现有档案管理人员的培训,强化管理人员的责任意识以及职业素养,确保管理人员能够带着饱满的热情和较高的的素质投入到工作中。

在培训过程中利用“一对一”新老结对的方式展开有针对性的技能操作培训,由年轻管理人员向老员工讲解信息化系统的使用操作方法,使管理人员都能够应用信息技术开展工作。

2.4.2 积极吸引综合型管理人才,对现有的档案管理工作模式进行改革和创新,为档案管理工作信息化建设队伍注入新鲜血液与活力。

血液采集站的档案管理工作在血液采集站的日常管理中有着重要的地位,加强血液采集站档案管理工作的信息化建设,能够提高档案管理工作的效率,提高血液采集站档案管理工作的整体水平。

参考文献

[1] 章延立,沈超龙.无偿献血者档案管理存在的问题与措施分析[J].办公室业务,2019(11):74+76.

[2] 孙娅,李成,余飞飞.新媒体在血站档案管理运用中的问题与出路[J].新媒体研究,2017,3(13):52-53+85.

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