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文件定稿归档的对策浅析

作者:完美论文网  来源:www.wmlunwen.com  发布时间:2021/1/8 15:10:13  

1 文件定稿与正本的关系

文件定稿是指经过审阅修改后,由单位负责人亲自审定、签发或会议正式讨论通过的最后和生效的文稿,又称原稿、签发稿、底稿。它最能反映文件作者的原意,是日后查找的依据及发文的原始凭证。正本是根据定稿印制的正式文件,具有一定的格式,盖有发文机关的印章或有领导人的亲笔签署,是收文机关执行或进行工作的依据具有法定的实际效用。定稿与正本具有相同的内容,又有用途、外形特征、含义及作用等不同的特点,但从转化为档案的角度来看二者皆应被视为档案的原件,每个单位都把定稿同正式文件一起归档。

2 文件定稿的归档对策

文件定稿的归档,应认真按照国家档案局8号令,2006年9月发布施行的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》“第三条、第四条”规定,严格区分文件定稿归档范围,优化档案馆(室)藏是档案管理亟待解决的问题。

2.1 从文件处理程序入手,缩小文件定稿归档范围

从文件处理程序入手,主要是改革签发制度,明确文件的责任者。过去,单位负责人签发文件,只在文件定稿上签字,定稿就与文件正本一同归档。为了减少文件归档范围,就必须改革文件签发制度。除了由发文单位负责人对定稿审核、签发外,可在正式文件上设签发人一栏,打印上签发人姓名,归档的文件正本上可由签发人另外亲笔签字,这样不但明确了文件责任者,而且存档的文件上已有负责人亲笔签字,具备了法律依据的作用。此外,还应发挥印章的法律效力。印章代表着一个权力机关它具有的权威、凭证作用。文件加盖了印章,就成为合法的标志。对于一般性的文件,就可以以印章为凭,没有必要留存定稿。

2.2 必须合理地划定定稿的立卷归档范围

首先从定稿的外形状况看,定稿一般情况下都应使用稿头纸,对没有稿头纸的定稿一般可按过去的立卷方法进行处理。其中一些划为定期的、永久保管期限的篇幅比较长而底稿本身无参考价值的文件,可补签稿头纸,而后剔除底稿,对有稿头纸的定稿,稿头纸应全部随同各自的正本一同立卷,定稿视其不同情况有选择地归档。其次从文件的查考和利用价值看,主要有文件内容的重要程度、文件的名称以及文件的签署特征等,凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的重要文件都应归档,比如说由本单位主要领导人或著名人士亲自撰写或亲自对内容作了重大修改的文件定稿,重大方针政策性与重要法规性等对社会实践具有重要和长远影响的文件定稿连同历次改稿,以及定稿上由领导同志重要批示的部分,都应与正本、稿头纸一同归档。国家或地方领导机关形成的文件底稿应视具体情况多保存一些对于早期的一些没有正式文件的定稿,应同正本一样看待,一并立卷归档保存,移交给档案馆。

3 文件定稿归档的做法

定稿是印制正式文件的依据,而且是日后工作查考的直接凭证,因此它具有比正式文件更大的权威性。定稿上面有负责人的签发意见,拟稿人及核稿人的签名等正本所没有的标记。这些标记十分清楚地反映出制发的文件的有关责任者,以此可以了解文件的形成及定夺过程,权责关系,特别是签发人的意见,对文件印发生效具有法律依据作用,是考证文件真伪及可靠程度的重要凭证。从归档保存的角度看,文件缺少了这些标记就不完整。所以,对于所有定稿来说,只有标记部分,具有与存本相同的保存价值,而底稿部分所共有的只是短期内的考证正本文件正误的作用,这其中仅有少部分性质特殊,内容特别重要的文件或级别较高的领导机关、高层领导人、著名人士形成的或撰写的文件,其底稿具有永久保存价值。对于定稿的形式,国务院办公厅早就做出了使用公文拟稿专用纸的规定,每个单位撰制的正式公文定稿的首页都使用了公文稿头纸。公文稿头纸一般包括拟稿单位、拟稿人、签发、会签、主题词及文件标题等项目,这样就是标记与定稿从载体材料上相分离,成为相对独立的部分,这就为具体分析标记与定稿的不同保存价值进行分别处理创造了条件。

总之,文件定稿的归档问题是一个需要在工作实践中不断探索的问题,档案管理部门应不断摸索和改革文件定稿的归档范围,已达到档案科学化、规范化的管理。

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