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机关事务管理部门档案管理模式创新研究

作者:完美论文网  来源:www.wmlunwen.com  发布时间:2021/1/8 15:13:07  

摘要:《机关档案工作条例》明确规定,要加强对党委、政府及其他机关档案管理,更好地为机关工作服务。机关档案工作有助于提高机关工作效率,提升工作质量。按照这一要求,机关事务管理部门应主动适应时代发展趋势,推进档案管理模式创新,更好地为机关事务管理工作服务。

关键词:机关事务; 档案管理; 模式创新;

1 机关事务管理部门传统档案管理模式的局限

当前,仍有很多机关事务管理部门沿用传统档案管理模式,未设置专门部门,多由办公室兼管,服务对象主要是领导和其他机关单位,一般不对外开放。这种封闭式的管理模式很难发挥档案的价值和作用。随着我国机关事务改革的不断推进,传统档案管理模式的弊端逐渐暴露出来,影响工作。

1.1 档案管理门槛过高,影响档案资源利用

机关事务管理部门档案一般都来源于本部门和有关党政机关,要想查阅相关档案,不仅需要层层审批,甚至还需要其他单位开具介绍信才能够查阅相关档案,社会公众想接触这些档案困难重重。同时机关事务管理部门档案服务方式单一,缺少主动服务意识,查询相关档案必须到档案室,这种单一的服务方式不利于档案资源的充分利用。受有关保密工作的片面影响,认为机关事务管理局的档案主要服务于党政机关,由于保密需要不能对机关事务管理局的相关档案进行利用和开发,更谈不上面向社会公开。

1.2 机关事务档案管理手段落后

管理手段是否先进,直接影响档案管理效果。当前,仍有部分机关事务管理部门在档案管理工作中采取传统的手工模式,即使部分单位推进了档案信息化建设,但投入资金相对较少,无论是档案管理硬件设施,还是软件系统,都难以满足当前档案管理的实际需要。由于档案管理手段落后,难以实现传统的纸质档案向数字档案转变,也无法建立档案信息数据库,很多有价值的档案信息难以运用大数据、云计算等技术对其进行系统开发。一些档案管理信息系统与信息系统不兼容,出现了“数字孤岛”问题。

1.3 档案工作人员的素质参差不齐

当前,部分机关事务管理部门单独设置了档案管理机构,并配备了专门的档案管理人员,但仍有部分单位由办公室兼管。档案管理是一项专业性和技术性都较强的工作,需要管理人员具备一定的能力和素质。但兼职管理工作人员本身工作压力就很大,在档案管理工作上能够拿出的时间精力就相对较少[1]。随着机构改革的深入,机构和人员正在精简,内部人员变动较大,一定程度上影响了档案管理队伍的稳定和业务素质的逐渐提高。由于档案工作人员素质和能力差距较大,在具体档案管理和服务方面难以做到精益求精。对档案工作人员的服务意识教育引导不够,工作人员缺少主动服务意识,档案服务效果不甚理想。

2 机关事务管理局档案管理模式创新的思路与对策

随着信息技术的不断发展,对机关事务管理部门档案管理产生深刻影响,传统的档案管理模式已经不能适应新时期机关事务管理部门档案管理工作的需要。我们应顺应这种形势,对档案管理模式进行创新,进一步提升机关事务管理部门档案管理服务质量和效率。

2.1 管理方法创新———创建档案数据库系统

推进机关档案管理模式创新,首要的是推进档案管理信息化进程,加快创建档案数据库系统,进一步提升机关事务管理部门档案管理水平。

2.1.1 推进档案信息数字化建设,将机关事务管理部

门的纸质档案通过数字转换,形成数字档案,并按照不同门类将数字化档案存储在档案数据库系统之中。

2.1.2 建立数据库管理平台。

机关事务管理部门应结合当前档案管理工作具体需求,与第三方企业进行合作,打造符合机关事务管理部门需要的档案数据库管理平台。通过管理平台建设,不仅能对档案数据库系统的各种信息进行提取和应用,也有利于提升档案管理效率。

2.1.3 优化档案数据库管理环节。

简化档案数据库系统运行流程,进一步提升系统运转效率。同时,加强与用户的沟通和联系,通过用户的反馈,解决档案数据库运行过程中存在的问题,既保障档案数据的安全,也更方便用户检索、查询和下载[2]。

2.2 管理过程创新——优化档案管理流程

为适应档案信息化建设需要,应优化机关事务管理部门档案管理流程,通过管理过程创新,实现档案资源的合理利用。优化流程,主要应优化档案数据收集、管理、利用等环节。

2.2.1 对档案信息数据进行全面收集和整理。

档案信息数据收集的多少和好坏,直接影响档案后续工作开展,只有真实全面地对机关事务管理部门的各类档案及数据进行全面收集和整理,才能为档案信息资源开发提供足够的物质基础。

2.2.2 对档案信息及数据进行统一整理和分类。

整理和分类是档案管理的重要内容,也是实现档案管理规范化、科学化的重要保障。因此,在具体整理和分类过程中,应按照相关标准和要求,分类排列不同种类的档案,进行编号和装订,分类进行保管和存储。

2.2.3 充分利用档案信息资源。

机关事务管理部门与党委和政府相关部门联系比较紧密,而这些机关单位也是档案信息服务的主要对象。因此,必须加强与机关单位的联系,充分开发利用档案信息资源,加快机关事务管理部门档案信息服务社会化进程,为机关单位提供全面细致的档案服务。

2.3 管理制度创新——实行档案管理三合一制度

机关事务管理部门档案涉及的部门多,数量大,因此在档案管理工作中一定要对相关档案管理制度进行整合,在管理制度创新上下一番功夫。

2.3.1将档案管理工作作为机关事务管理部门工作的重要组成部分,纳入机关事务管理部门工作目标,将档案管理工作具体责任以及年度任务列入单位重要议事日程。

2.3.2加强对档案工作的领导。机关事务管理部门应成立档案工作领导小组,加强对档案工作的领导。成立档案室,配备专门或者兼职人员负责日常档案管理工作,同时明确相关规章制度,机关各有关部门和本部门其他科室应积极配合档案室工作。

2.3.3完善档案管理三合一制度。结合当前档案管理信息化进程,对档案保管、利用、保密等相关制度加以完善,同时各科室和相关单位应认真落实这些制度及有关要求,努力维护机关事务管理部门档案工作的正常秩序。

3 机关事务管理部门档案管理模式创新的支持性策略

机关事务管理部门档案管理模式创新是一项系统工程,既需要优化档案信息化进程,也需要培养档案人才,以便更好地推动机关事务管理部门档案工作可持续发展。

3.1 优化档案信息化建设

机关事务管理部门档案信息化建设是档案管理模式创新的重要基础。我们应采取有效措施,努力实现机关事务管理部门档案信息化建设目标。

3.1.1机关事务管理部门领导应高度重视档案管理模式创新,并为档案信息化建设给予必要的人力、物力和财力支持,为档案信息化建设配置先进的硬件设备和软件系统,积极推进档案信息化建设。

3.1.2结合档案信息化建设的实际需要,做好组织保障。机关事务管理部门领导应结合档案信息化建设的实际情况,及时召开专门会议加以研究,解决面临的实际困难和问题。

3.2 优化档案人才培养

当前仍有部分机关事务管理部门认为档案室是收留“老弱病残”的部门,导致档案管理人员知识层次低、服务意识弱、工作能力差等问题。对此,我们应引起足够重视,采取措施尽快加以解决。

3.2.1从机关事务管理部门档案管理实际需要出发,引进计算机、情报信息、档案学等领域优秀人才,加入到机关事务管理部门档案管理工作中,进一步提升档案管理队伍的能力和素质,更好的推进机关事务管理部门档案信息化进程。

3.2.2加大对在职人员的培训和教育力度,结合当前档案管理模式创新及档案信息化需求,对在职人员进行系统的培训,增强工作人员的服务意识,优化其知识层次,提高档案网络信息技术操作能力,更好地服务档案管理模式创新。

在信息时代,机关事务管理部门应充分重视档案管理工作,并为档案管理模式创新和档案信息化建设提供资金、人才和物力保障,加快实现档案管理模式创新。

参考文献

[1] 韩呈镇.优化机关事务档案管理模式研究[J].办公室业务,2018,(014):82.

[2] 梁雯.大数据视域下档案数据管理的创新策略研究[J].科学大众(科学教育),2018,(01):186.

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