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交通运输档案管理存在的主要问题研究

作者:完美论文网  来源:www.wmlunwen.com  发布时间:2021/1/8 15:21:06  

摘要:交通运输档案是交通运输行业各部门各单位在其工作过程中形成,记录和反映交通运输事业发展情况的文件材料,是推进交通运输事业的重要基础性条件。与一些行业相比较,交通运输单位所产生的档案的实际内容更为复杂,所涉及的内容也比较广泛。随着经济社会和科技的发展,交通运输档案管理工作遇到了一些困难的问题,需要引起我们的重视。认清交通运输档案管理存在的问题,优化相关档案管理方法,对于交通运输事业和经济社会的发展有着重要意义。

关键词:档案管理; 交通运输; 问题; 对策;

1 交通运输档案管理存在的主要问题

1.1 档案管理非科学化

交通运输行业在档案管理意识方面的不科学,是现阶段交通运输档案管理相关问题的主要表现[1]。有的交通运输单位还存在重视交通运输业务,不重视档案管理的现象和思想,认为档案管理的必要性不强,还不如好好做业务。也正是因为这种错误的意识和认知,使得交通运输档案管理工作的地位比较低,投入革命的时间和精力比较小,对交通运输行业档案管理工作的发展产生了严重影响。

1.2 档案管理非制度化

通常,交通运输档案的收集、整理、归档、保存都应在明确且科学合理的制度和规范约束下进行,但现阶段交通运输行业的实际档案管理工作中,有关档案管理方面的制度和规范都亟需提升,许多单位在实际操作方面还存在一定的随意性,并没有形成一个有效且科学的完整流程。部分交通运输单位档案管理工作比较混乱,没有专门的档案管理人员去审核相关交通运输档案的正确性和准确性,尤其是对于一些在年代上比较久远的档案,更是无人问津,也没有进行必要的资料补充和资料更新[2]。

1.3 档案管理非专业化

许多交通运输单位档案管理不专业,是制约当前交通运输档案管理工作发展的重要因素之一。非专业化的表现主要有两个方面。

1.3.1 交通运输档案内容不够专业。

相关档案的必要资料收集不全面,部分档案的材料遗漏、流失或者丢失等;也存在着相关档案信息在填写方面不规范、格式不统一等问题。

1.3.2 相关交通运输档案管理人员专业素养缺失。

许多交通运输单位档案管理工作人员是从其他管理岗位转岗过来的,并无档案管理经验,有的兼职多,整体岗位呈现不稳定状态。当交通运输行业建设项目增多和需要整理的档案数量较大时,易出现档案资料收集不及时和档案分类出现偏差或者档案重复整理等方面的问题。

1.4 档案管理非信息化

现阶段,交通运输单位普遍都实现了在办公方面的信息化,有关的档案管理也被包含进了所在单位的信息系统中[3]。但是,部分交通运输单位在档案管理方面的软件系统或者软件程序在操作上比较繁琐,实用性、可操作性不强,加之相关档案管理工作人员的熟练程度欠缺,使得交通运输档案管理工作的质量被大打折扣。除此之外,还有部分交通运输单位档案管理工作还处于人工管理的状态,整体的现代化和信息化能力不强,这不仅影响了交通运输行业的档案管理工作,也直接影响了档案作用的发挥。

2 交通运输档案管理优化对策

2.1 提高认识、落实责任

交通运输是直接影响我们国家经济社会发展和民生的重要行业之一,同各项事业发展及人民群众的实际生活需要密不可分。交通运输业只有不断提升自身整体管理和发展水平,才会为当前的经济社会发展提供更好的服务。而交通运输档案管理工作作为推进交通运输事业的基本条件之一,利用其相关档案信息资源,可以为交通运输业的相关决策提供科学且有价值的参考,也会为其提供一个理性的思考方式[4]。所以,应着重提升有关交通运输行业对交通运输档案在管理方面重要性的认知,给予交通运输档案管理工作足够的重视,严格遵循交通运输档案管理工作基本规范,坚持部门领导主抓,相关部门领导积极配合的工作格局,认真开展交通运输档案管理工作。应建立健全交通运输档案管理规章制度,使交通运输档案管理工作有章可循。在交通运输档案管理工作的每个实际环节中,都要明确相关负责人员,落实管理责任。

2.2 规范工作、科学管理

交通运输业是一个复杂且艰巨的工作,也正是因为这样,需要相关的管理人员不断地、积极地探索一个科学且有效的交通运输档案管理工作办法,并以此来规范交通运输档案管理工作能够顺利且高效的开展[5]。与此同时,也应严格遵循国家有关各类档案在案卷质量、档案装具、技术保护等方面的相关规定和标准,执行交通运输档案在保管和管理方面的各项行业要求,对交通运输中随时出现的多种档案进行全面、精细的管理。相关交通运输管理部门应制定出台一定的交通运输档案管理流程,以实现交通运输档案业务在实际处理方面的规范化,让交通运输行业中具有历史性和记录意义的档案更好地实现其记录的使命。对于交通运输档案在前期的形成和评估方面,中期的分类和归纳整合方面,后期的保存和相关档案价值的评估方面,都应在相关工作规范上予以明确,相关的交通运输行业档案管理人员也要认真检查相关档案的组成文件,在实际检查中确认相关材料是否应该归档,及时进行督促,争取做好统一档案中的相关资料的跟踪和收回的工作[6]。应做好交通运输档案在整理方面的工作,以保证相关档案在必要资料方面的完整性,根据交通运输行业的实际管理制度和管理办法,进行相关档案资料的组织整理,并做好相关的电子文档记录、收集和存储,实现交通运输档案信息化、自动化。也要做好交通运输档案的分类、排列和编目等项工作,以切实保证交通运输档案资料能够及时立卷、资料齐全规范、排列有序、编目科学、查找方便。

2.3 以人为本、提高素质

2.3.1 积极引进相关的交通运输管理人才。

交通运输单位在招聘工作人员时,应注意其在档案管理方面的专业能力和素养,招聘一些有交通运输档案管理经验的综合型人才,扩充档案管理人员队伍。

2.3.2 加强对档案管理人员的培训。

有针对性地对现有交通运输档案管理人员进行必要的继续教育和岗位培训,拓宽档案管理人员视野,实时了解交通运输档案管理现状及未来发展趋势,提高网络信息技术操作应用能力,以从多个方面提升交通运输档案管理人员的自身综合素养[7]。

提升交通运输档案管理水平,可以有效发挥交通运输档案在社会发展中的作用,以不断推动我国交通运输事业健康有序发展。交通运输档案管理人员应对交通运输档案管理工作有充分认识,了解实际档案管理工作中的新要求、新办法和新手段,在不断提升自身综合管理素养的同时,努力作好本职工作,进一步提升交通运输档案管理工作水平,更好地为交通运输业发展服务。

参考文献

[1] 魏凌云.交通执法领域档案管理问题研究[J].办公室业务,2020(02):125+147.

[2] 兰洋.交通运输档案信息化管理在云数据时代若干问题的研究与思考[J].兰台内外,2019(26):5-6.

[3] 郭宝财.交通运输档案管理存在问题及对策分析[J].长江丛刊,2016(35):164.

[4] 方月.交通运输档案管理中存在的问题与对策研究[J].山东工业技术,2016(21):215.

[5] 程坤.交通运输档案管理存在问题及对策研究[J].商,2016(25):268.

[6] 吴东霞.交通运输单位档案管理存在的问题及对策分析[J].办公室业务,2015(17):63.

[7] 吴志刚.浅议交通运输部门会计档案管理存在的问题及对策[J].交通财会,2011(03):72-75.

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