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新时代基层单位档案管理工作的基本要求研究

作者:完美论文网  来源:www.wmlunwen.com  发布时间:2021/1/8 15:23:55  

1 严格依法管档

1.1 依法管理档案事务

档案作为单位、社会及国家的宝贵文化财富和历史见证,依法管理保管、借阅、复制、利用、开发等环节工作尤为重要。我们既要发挥出档案的最大价值,实现资源公开与共享;又要严格依照法律法规开发利用档案资源,保证档案安全。尤其是在档案数字化管理工作中,依法监管更加必要。因此,在基层单位档案管理工作中应严格贯彻执行《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》《企业档案工作规定》等法律法规、规章制度及规范要求,以法律为准绳,切实建立起档案工作责任制,充分发挥档案的服务作用,体现“为党管档、为国守史、为民服务”的档案工作宗旨。

1.2 制定实施档案管理制度

“没有规矩,不成方圆”。规章制度对于档案管理工作至关重要,是实现档案价值的有力措施和手段,同时制度也是工作的模式。因此,制定科学、完整、实用的档案管理制度是档案工作的前提和保障。尤其要加强档案收集归档、分类整理、保管保护、数据库管理、移交销毁、档案开发利用、安全保障、监督检查等环节配套制度的建立和完善,确保各项工作有章可循。

1.3 严格执行档案管理制度

制度的成功与否,关键在于执行。应建立健全与制度相应的考核监督机制,对制度的落实情况进行跟踪问效。同时根据实际情况,对不同层次人员确定不同的考核机制,使档案管理工作既有章可循,又科学合理、便于操作。应在保证档案安全的前提下,最大限度地发挥档案作用。

2 科学有序管档

档案管理质量直接决定着档案科学利用的效率。应创造性地开展工作,在档案编研、开发等方面,充分利用网络平台;通过大数据,做好档案收集、整理、分析、评估、安全监测,实现档案信息资源网络化、数字化,分层次、多渠道提高档案信息资源的社会利用效率。

2.1 做好档案收集

档案收集是基础,档案收集质量,将直接影响档案的开发利用。所收集的档案既要有保存价值,丰富馆藏,也要有利用价值。在档案收集的过程中,应加强调研和指导,保证档案的完整性、系统性、准确性。加强对电子档案等新型载体档案的收集集力度,保证应归尽归、应收尽收、应管尽管,使档案资源丰富、门类齐全、结构合理、特色鲜明。

2.2 要做好档案整理

凡是列入归档的档案,要有完整的移交手续,按照档案归档细则,做好登记、分类、立卷、完善、加工整理,确保档案来源、时间、内容等有历史关联,保管期限划分准确,排列编目系统。做好档案保管工作。档案室建设是档案保管的基础,应配备合格的档案室及档案装具;应有适宜的温湿度控制和调节,同时要有防火、防盗、防尘、防潮、防晒、防虫、防有害生物、防电磁辐射等有效措施。还应提高档案保护意识,配备专业的档案保护人员,采用科学技术手段对档案进行有效的复制、修复,以延长档案寿命。

2.3 做好档案开发利用

档案只有通过开发利用才能体现出其珍贵的价值。因此,做好档案开发利用是档案管理的目的和意义所在。应加强档案信息资源的开发,加大档案信息深度加工力度,对档案实行应公开尽公开,不断扩展档案服务范围;简化档案查阅利用手续,充分利用信息平台等媒介,实现档案信息资源共享,使档案利用方便、快捷、安全、便利,提高档案的使用价值。紧紧围绕政治、经济、社会生活等领域,对档案资源进行深度开发利用,同时完善档案服务方式,逐步探索档案信息加工、咨询服务社会化管理模式,通过对档案的筛选、加工、提炼、编撰,努力把档案转化为各种形式的文化产品,使之成为影响更广、受众更多、流传更远的大众产品,切实提高档案的社会效益。

3 积极推进档案信息化

3.1 加强档案软件系统建设

加快档案信息化建设步伐,建立并完善档案管理信息统,使网络设备、存储设备、数字化加工设备、安全保障设备和其他支持系统运转的相关设备齐全完整,建立完善档案开发利用电子平台,尽快实现无纸化档案管理,最大限度地降低档案利用的弊端,实现档案管理效益的最大化。

3.2 大力推进档案数字化

应当制定单位档案数字化计划,明确数字化的流程和标准,严格数字化质量监督检查,强化数字化安全保密措施,采用抽调人员或者外包方式,全面推进室藏档案数字化,尽快将室藏档案全部变成数字档案,形成数字档案资源。

3.3 加强对电子文件的管理和共享

应加强对电子文件的管理,加强档案管理系统同其他业务系统和办公自动化系统的对接,强化对线上运行的单位全部电子文件和信息的管理监控,实现对这些电子文件的在线收集和归档,确保所收集归档的电子文件档案齐全完整、准确真实、有效可用。积极探索和推进电子文件档案共享,拓展利用空间,提高利用效率。

4 确保档案安全

4.1 做好档案“线上线下”监管

随着互联网技术的发展,线上查档已经较为普遍。作为档案管理部门,要对网络安全进行有效监管,防止恶意网络攻击、病毒等破坏档案信息系统。未雨绸缪,在档案信息系统开发运行过程中,预防性设置安全技术装置,确保系统安全。同时,加强档案应急体系建设,建立档案应急机制,加强档案数据备份管理,确保档案数据安全。

4.2 加强档案日常安全管理

档案的借、阅、销毁等应严格按照工作程序和流程,切实建立日志台账、定期检测硬件设施环境及软件载体监测。档案开发利用应做到专人专室,配备专用设备。对涉密档案,应在使用前签订承诺书,同时要对涉密档案查阅环境进行物理隔离,使用完毕后及时核对、检查,发现问题及时采取措施,做好善后,切实做到守档有责。

5 建强档案队伍

5.1 有过硬的政治素质

档案管理工作人员应有坚定的政治立场,在大是大非面前与党中央保持高度一致。做到守口如瓶,严守国家机密,尤其是对意图损害党和国家、人民利益的行为,坚决制止。应守得住底线,耐得起寂寞,经得起诱惑,把工作职责上升到对党负责、对国家负责、对人民负责的高度上来,牢记“档案姓党”,提高自身政治站位,严守党的政治纪律和政治规矩,遵纪守法。

5.2 有过硬的业务能力

应积极探索新形势下档案工作的新思路、新机制、新方法,不仅翔实记录事业发展的过程,为历史留下永久的凭证;更要采用科学的方法,在严格规范建设档案数据库,做好档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据备份、安全管理等各个环节的工作,加快档案管理信息化、现代化步伐。围绕经济社会发展大局,深挖档案资源,提供更多“增值服务”。加强学习,拥有丰富的知识储备。

5.3 努力做到“三勤”

“嘴勤”,做档案制度与规定的宣传者,使档案法律法规、规章制度得到有效的贯彻落实。“眼勤”,做档案管理工作的监督者,既要对档案收集整理等工作进行有效监督,更要对档案开发利用工作加强监督,做到心中有数,眼中有规则。“手勤”,勤分析利用者情况,检查案卷的完整性,督促相关制度落实。

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