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信息时代事业单位档案管理工作改革和创新研究

作者:完美论文网  来源:www.wmlunwen.com  发布时间:2021/1/8 15:30:10  

摘要:为了事业单位档案在日常工作中更好地为人民服务,将信息化技术运用到事业单位的档案管理工作中,不仅可以给事业单位管理提供数据上的支持,同时还能提高事业单位的管理水平。要想实现档案管理工作的创新,除了要增强全体管理员工的档案意识之外,还要构建完善的档案管理体系,并充分利用现代化技术,才能使事业单位的档案管理工作得到进一步发展。

关键词:信息时代; 办公室; 档案管理; 革新;

1 信息时代事业单位档案管理工作概述

档案管理作为事业单位管理工作的基础,记录了单位的发展历程、优秀成果;是准确衡量事业单位的发展水平,同时也是评判事业单位整体发展水平、人才培养效率、发展潜力的重要标志。只有做好信息时代事业单位档案管理工作,才能充分发挥档案的价值,对事业单位的健康发展有重要作用。事业单位档案有两方面作用。一是参考作用。档案记录了事业单位所有活动的数据情况,可以完全参考本单位的这些数据,从而得出符合单位实际情况的有效建议,因此,档案具有较高的参考价值。二是借鉴依据的作用。档案与其他文献的最大差异就是档案真实记录了事业单位的发展历程,具有客观、公正性,它具有一定的法律效力。因为档案的形成过程比较客观和公正,所以档案记录的信息具有一定的说服性和权威性,可以作为借鉴依据。档案管理的作用非常重要,档案管理工作人员一定要依据国家的法律法规,严格开展档案管理工作。

1.1 信息化档案管理的概念

所谓信息化档案管理,就是把信息技术运用到档案的保存及信息采集的过程中去,归根结底就是把传统的记录存档转化为数字现代化存档。这种档案管理必须在档案管理行政部门的规划和组织下进行。

1.2 信息化档案管理的特点

主要表现在三个方面:信息化档案管理的进行必须遵守档案管理行政部门制定的有关政策和法律法规;政府、事业单位和企业走向信息化的标志是实物存档转变成了电子存档;信息化档案管理和以往的实物存档相比较具有很大的优势,能最大限度地提升档案管理的效率。

1.3 信息化档案管理的建设内容

档案资源建设,档案管理最主要的任务是信息化档案资源的建设,信息化档案资源建设要和各单位的数字档案馆、公共档案信息资源库和管理信息库的建设要统一。基础设施建设,具备硬件、软件基础设施是为实现信息化档案建设的主要条件。信息化档案管理的目标是要建设全国统一的信息管理平台,为了能很好地去实现目标,就要确保基础设施的建设,给档案管理提供更优质的保障。

2 信息时代下档案管理工作面临的问题

信息化档案管理优势在于方便快捷,采用计算机对档案进行收集和存档,此方式不仅能够大大提升档案管理的工作效率和工作质量,同时还积极的响应了档案管理的可持续性策略,达到节约资源和成本的目的。近几年来,我国的事业单位为了保证更好地为人民服务,开始对档案管理模式的创新,让档案管理工作朝着信息化、规范化的方向前进,但许多事业单位的档案管理水平仍然十分落后,还存在诸多问题,具体内容如下。

2.1 管理设备落后

随着我国科学技术迅猛发展,各个事业单位开始将现代化设备运用到档案管理中,然而,由于大部分档案管理部门并没有把现代化技术运用到档案管理工作中,档案管理过程没有配套的设施,大部分档案的管理工作主要靠人工来完成,没有装订成册查找没有头绪,存放比较随意,总是会遇到诸多问题,进而给档案管理质量带来不利影响。

2.2 管理人员水平参差不齐

根据目前的情况来看,大多数的事业单位没有足够重视档案管理工作,也没有聘请一些具备专业能力的档案管理人员进行管理,没有受过专业的培训,缺乏统一的认知。管理档案没有按照统一的规范来执行,存档分类不标准,查阅起来无头绪,工作效率非常低。工作人员流动性大,不能及时做好工作交接,造成档案丢失现象也时有发生。此外,还有一些事业单位为了留住更多的专业人才,会将职工家属安排到档案管理部门,因为这些人员没有受过专业的培训,不具备专业的知识,导致档案管理工作水平普遍偏低。

2.3 服务观念落后

一般情况下,事业单位档案管理部门和单位其他部门之间的交流少之又少,比较封闭,没有和其他部门进行及时交流,再加上档案管理人员思想比较封建,服务观念比较落后,导致档案管理工作无法满足现代化事业单位管理需求。如果档案管理人员不具备较强的应变能力,就无法给档案应用人员提供准确的帮助。

2.4 档案管理制度缺乏灵活性

事业单位的规章制度是完全按照国家的规定来执行的,然而事业单位的发展需要根据自身的实际情况来决定。千篇一律的管理模式并不适合所有的事业单位,档案的管理制度应该根据单位性质的不同而有所变化。所以说,事业单位办公室应该根据自身的特点探索适合自己的管理模式,在制定管理制度的过程中必须要做好灵活统一、规范合理。

3 信息时代下档案管理工作创新的对策

档案管理由档案借阅、收集、整理几个环节,从创新的方法上来看主要包括管理思想上的创新、管理方式的创新、借阅方式的创新、管理平台的创新几个方面,随着信息化时代的来临,越来越多的事业单位开始转变原始的管理模式,构建了符合现代化管理模式的管理理念,并紧跟信息化时代的发展脚步,采用现代化的技术来加强事业单位的档案管理工作,并取得了一定的成绩,具体措施如下。

3.1 管理思想的创新

传统模式的档案管理流程复杂、中间环节多、流程运转比较慢,这显然已经不能满足事业单位管理的需要。在信息化管理的今天,档案管理需要建设成为面向用户、业务操作及管理人员、系统管理人员的多层面多解决点同时操作的运行平台。在规范管理制度的同时还需要形成档案监管与保障体系、档案流转体系、归档体系、信息化操作规范、信息化服务理念及安全机制等多种体制,所以不断创新管理理念才能使档案管理体系不断完善。

3.2 档案管理体系的创新

首先,要提升认识,做好事业单位档案管理建设工作。事业单位的全体部门都要为其今后发展、改革以及人才的培养提供服务,并且全面意识到档案管理工作的完善和创新的重要意义。此外,还要建立健全事业单位档案管理机制,并要求各个部门积极配合档案管理部门的工作,档案管理部门要充分落实档案管理工作,建立完善的档案分类体系,对档案管理人员进行分类指导。

3.3 档案收集方式创新

传统档案管理方式、档案收集需要存档部门按照规定定期向档案管理部门提交档案,档案管理部门按照管理流程接收后对其进行整理、存档。这种方式增加了管理的难度,管理流程的执行常常会出现断流。电子档案自动收集方式的创新极大程度上将管理人员从繁杂的工作中解放了出来。档案自动收集技术是指工作人员利用计算机、扫描仪等新媒体设备借助档案管理数据库将需要存档的档案按照要求自动上传到指定位置,并加以存档。

3.4 档案借阅方式创新

档案借阅是档案管理的重要环节,也是事业单位要对档案进行管理的原因。高效率的借阅可以提高工作效率,节约人工成本。传统管理模式档案借阅都是通过人工管理实现的,而且档案借阅后没有按时归还,造成档案利用率不高。如今,信息时代可以根据需要建立事业单位内部局域网,并开发档案借阅浏览APP,根据档案涉密等级的不同,不同工作岗位赋予不同的查询权限,最大程度地精简了借阅登记审批的流程,提高了档案管理的工作效率;每一份档案还可以重复利用,并且不受时间的限制,极大地提高了档案的利用率。

3.5 档案管理平台创新

信息化、网络化是未来事业单位管理发展的必然趋势,事业单位档案管理应该引进信息化管理理念。大数据、云计算时代的到来,档案的管理摒弃了传统的纸质办公复杂而且冗余的流程,建立了并行、平行、一体化的管理流程,并且逐渐成为档案管理平台的主流。通过大数据的魅力建立以数据库为核心的一体化管理,建立电子档案数据库管理中心,设置不同的查询或借阅登记制度,员工可以根据登记权限进行借阅和查询,很大程度上节约了人力、物力,提高了办公效率。

结束语

为了事业单位档案在日常工作中更好地为人民服务,将信息化技术运用到事业单位的档案管理工作中,不仅可以给事业单位管理提供数据上的支持,同时还能提高事业单位的管理水平。要想实现档案管理工作的创新,除了要增强全体管理员工的档案意识之外,还要构建完善的档案管理体系,并充分利用现代化技术,才能使事业单位的档案管理工作得到进一步发展。

参考文献

[1] 马荔.信息时代下办公室档案管理工作的创新研究[J].黑龙江科技信息,2015(34):129-129.

[2] 宋珊珊,王慧.信息时代下办公室档案管理工作的创新研究[J].卷宗,2014(7):73-74.

[3] 苏立群.对信息时代档案管理工作创新的探析[J].考试周刊,2014(18):114-115.

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