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信息化背景下县级档案馆公共服务的具体对策研究

作者:完美论文网  来源:www.wmlunwen.com  发布时间:2021/8/25 10:55:51  

摘要:信息化背景下,县级档案馆的公共服务具有重要作用。因此,在档案馆建设过程中,应当围绕着公共服务理念,开展一系列工作,逐渐优化档案馆工作内容,建立健全内部工作机制,构建完整的组织结构。加强信息设备的应用,对档案信息进行有效管理,便于为人们提供良好的网上查询服务,提高整体的工作效率,使县级档案馆与现代社会相契合,推动县级档案馆的长远发展,实现服务社会的目标。

关键词:信息化背景;档案馆;公共服务;

引言

现阶段,在我国经济的快速发展下,不断满足人们的物质需求,强化社会服务、公共服务理念逐渐出现在人们生活中,各行各业均开始转变传统理念,树立了公共服务理念。其中档案馆是我国的重要公共部门,在信息化背景下,应当不断加强县级档案馆的公共服务,充分重视县级档案馆的信息化建设,为人们提供良好的服务。同时,在县级档案馆发展过程中逐渐引进公共服务理念,以此实现为人民服务的目标。

一、信息化背景下县级档案馆公共服务概述

目前,在我国信息化的背景下,人们的生产生活方式发生了较大改变,信息技术得以全面的普及,在各行各业的发展过程中,逐渐运用信息技术手段,以此增加企业的经济效益,提高企业的生产力,并在信息化的带领下,提升企业的服务水平,使其逐渐向服务方向发展,以此对人们能够形成较大的吸引力。由于人们的生活水平逐渐提高,更加注重服务,促使服务行业得到良好发展。同时,在档案馆的运行过程中,不断引进信息化技术,通过对信息技术的应用,可对档案数据进行有效的保存,强化档案信息的收集以及管理,并利用信息化的方式,将档案内容逐渐转为电子数据,有利于对数据信息进行查找,能够有效达到服务社会的效果。并且,通过信息化设备可直接对档案进行扫描录入,提高档案整理的工作效率,档案馆具有良好的公共性特征,负责对相关区域的档案进行全面的收集以及整理。档案馆还具有服务性,人们根据自己的需求,可对档案信息内容进行有效查询,以此为其提供良好的服务,实现档案信息共享。

当前,在信息化背景下,县级档案馆逐渐进行改革,强化内部的公共服务建设,不断引进先进理念,并将其应用在公共服务中,根据人们的实际需求,为其提供相应的服务,完善内部公共服务体系,强化档案的收集、归纳、整理以及保管等工作,提高整体的服务水平。并且,在县级档案馆的发展过程中,不断采用信息技术,引进先进的设备以及系统,将纸质版档案信息逐渐转入到数据库中,利用互联网技术以及大数据技术等,对档案信息进行有效的保管,为人们的查阅提供准确的参考价值。

二、信息化背景下县级档案馆公共服务现状

以某县级档案馆为例,该档案馆是我国事业单位,属于综合档案馆,其负责接收政府、企事业单位等相关档案信息,并对有关信息进行整理归档,对其进行安全保存。同时,在整体过程中,还对档案信息进行编码、设置目录,以此达到快速查找的目的。并且,在档案资料中,还包含该县的人文环境以及各项信息资料,充分记载该县的具体情况以及相关的重大事迹,在该县档案馆中共有档案126个全宗,图书资料大约7800册,视频档案有13728个,照片档案大约有65000张等。在档案的保管过程中,条目录入约有100万条左右,扫描约780万页,该县档案馆主要为人们提供档案信息查询服务。其中在2019年,接待了大约2115人,为其提供档案大约为5798卷。同时,该县档案馆根据实际情况,还编制有关服务手册以及档案应用指南,并对档案借阅的情况进行详细记录,便于相关人员对记录进行查看以及统计。在该档案馆中有着丰富的馆藏资源,不断展示其服务功能,其服务方式是以档案信息的查询利用为主,人们可到档案馆自行查阅相关档案信息,为人们提供良好的服务理念。

但是,在县级档案馆的发展过程中,其服务工作尚未完善,在信息化的背景下,市级档案馆不断采用先进的信息化技术,如,大数据技术、计算机技术、互联网技术等。通过对信息技术的应用,以此对档案进行有效管理,为人们提供网上查询的服务。然而,在县级档案馆中,未能完全实现利用互联网查询服务,由于县级条件有限,信息化发展较为落后,信息技术未进行全面普及,在服务过程中,还仍然采用到馆的方式对档案信息进行查询,使得档案查询过程较为烦琐,未达到公共服务的良好效果。同时,县级档案馆的服务设施相对较差,缺乏整体的配套设施,难以充分开展信息化服务,无法高效完成档案查询工作。并且,在县级档案馆的建设过程中,经费不足,使档案馆建设工作难以顺利完成。在信息化背景下,发展公共服务,县级档案馆该缺少信息化设备,如,计算机、服务器等,使档案馆的服务工作效率逐渐下降,难以满足人们的实际需求。因此,在信息化发展下,县档案馆应当针对自身的情况进行合理分析,明确自身在公共服务中存在的问题,不断加强信息化建设,积极引进信息技术以及专业人才,打破传统的服务形式,落实各项发展政策。逐渐跟进时代的步伐,提升整体服务水平,充分满足地区的经济发展以及文化建设的整体需求,发挥档案馆公共服务的作用,提高人们档案查询利用的满意程度,明确县级档案馆的具体发展方向,以此实现跨越式的发展目标。

三、信息化背景下县级档案馆公共服务的具体对策

1.强化档案服务理念

信息化背景下,县级档案馆应当充分与现代社会进行有效融合,打破传统的服务方式,积极转变档案服务理念,不断采取新的服务形式。

首先,应当引进新的理念,在我国信息技术逐渐出现后,对人们的生产生活产生较大的影响,人们不断适应信息化生活,使信息技术得以全面普及,人们的需求也逐渐提高。因此,在县级档案工作中,也应当引进信息理念,强化公共服务方式,在信息技术的不断深入下,获取信息的方式逐渐多元化。另外,档案馆应当改变传统的管理方式,积极采用信息化技术,引进公共服务理念,以此助推县级档案服务水平。

其次,应当加大对档案馆管理的重视,相关人员需认识到档案馆公共服务的重要性,了解人们的基本需求,以此在实际的管理过程中,强化档案服务建设,充分顺应时代的发展要求,与信息时代进行有效结合。在档案馆的建设过程中,以服务质量为主要目标,并使工作人员充分了解档案馆的具体工作内容,以此树立档案馆的良好形象,增加人们对其信任,从而提高县级档案馆的重要地位。

然后,应当强化工作人员的能力,转变其自身的观念,使其了解档案公共服务的理念,并将其应用在实际工作中,提高档案服务的工作效率。同时,还要求工人员应当具备良好的行政能力,并具较高的业务水平,能够为人们提供满意的服务。并且,在实际工作过程中,应当掌握我国相关的法律知识,以此提高整体的服务质量。

最后,在实际的管理过程中,在用户需求的基础上,强化档案馆的服务工作,将公共服务理念逐渐引进档案馆的工作过程中。目前,档案馆具有良好的发展前景,在人们的日常生活中,档案信息逐渐重要,人们通过会以此为依据完成相关事项。因此,档案馆应当充分明确用户自身需求,在此基础上,积极采用自主查询系统,精简档案查询的有关流程,有效解决档案信息的查询时间,提高档案信息的查询效率。有利于使档案信息更加公开化,充分实施信息内容共享策略,弥补纸质档案带来的不足之处,从而在服务理念下,推动县级档案馆的良好发展。

2.加强基础设施建设

在县级档案馆运行过程中,应当加强档案馆建设,完善基础设施建设,信息化背景下,不断与时代有效融合,采用相应的信息技术以及相关设备,以此为人们提供良好服务。

其一,加大经费投入。在县级档案馆建设过程中,经费的投入影响着档案馆服务质量。因此,档案馆应当不断引进财政预算,并提高资金利用率,避免造成资金的浪费。根据建设过程中的各项环节,可进行详细的记录,建立专项资金,明确资金的具体用途,以此可有效防止工作人员挪用公款,保证资金充分的应用在建设工作上。并且,档案馆在建设过程中,需拓展资金筹集渠道,可采取公开募集等方式,筹措档案馆建设资金,以强化档案馆整体建设。

其二,引进先进的信息设备,加强基础设施建设,根据档案馆公共服务需求,采用相适宜的设备,以此对服务工具进行有效升级,在档案工作中,计算机是最重要的设备之一。通过利用计算机,可将档案信息内容储存在其内部,可有效促进档案工作的良好发展。因此,工作人员应当充分了解档案馆目前的档案数量,并对其做好相应的记录,同时,根据档案馆的实际情况以及现有规模,明确设备的数量,以及具体所需的电子设备,如,计算机、硬盘、扫描仪等。结合实际规定标准,建立数据库,对档案信息进行妥善保管,并且,还需配置防火墙装置,可有效保证档案信息的安全,以此达到良好的服务效果。

其三,完善档案管理流程。县级档案馆应当结合内部实际情况,创建相应的档案管理流程,完善电子档案内容,保障档案工作的有序开展,通过档案馆领导人员的统一协商,确定电子档案的保存格式,并对其起到良好的规范作用。同时,还需建立数据库,对档案信息进行分类保管,针对相应类别的档案,选取相适宜的工作人员,以此达到良好的管理效果。并且,还应当配置防御软件,可充分确保档案信息的安全,防止电子档案信息出现被盗取现象,需为电子档案的查询设置相应的权限,避免非法人员进入到档案数据库中,造成人们信息出现泄密的情况,容易为人们带来较大的困扰以及损失,以此需加强对档案信息的防护,提高档案安全性。

3.构建档案标准体系

县级档案馆应当根据内部情况,构建档案标准体系,完善建设体系内容,根据我国发布的相关重要内容,进行贯彻落实,不断提高档案服务水平,结合本地区的实际情况,制订档案馆的各项规定,以此实现档案馆服务建设,提高信息化水平。在标准体系的创建过程中,应当明确档案馆的总体目标,以及其发展过程中的工作规划,完善内部的组织架构,并确定各个岗位的具体工作内容以及相关职责,制订人员考核制度,以此形成完整的档案管理体系。在档案馆建设过程中,需采用统一的档案储存格式,由于县级档案馆的信息相对较多,对其进行统一的命名以及分类,有利于减轻人员的工作良好,便于人们的快速查找。同时,还需完善档案馆的组织结构,对各个岗位进行有效的划分,明确各个岗位中的工作内容,并配备相应的专业人员,优化资源分配,避免档案工作出现混乱的情况,降低档案管理工作质量,难以为人们提供优质服务。因此,形成良好的岗位责任制,对档案馆的建设发展具有较大的帮助。

在此基础上,应当制订档案馆的制度,以此确保档案工作的顺利开展,并对工作人员形成良好的约束,明确工作人员具体的工作内容以及相应职责,有效实现档案工作责任制。当某一环节出现问题时,可将其落实到具体的个人,从而形成良好的管理。并且,还需建立绩效考核制度,以此使工作人员在实际工作中更加积极主动,高效完成自身工作。信息化背景下,档案馆还需制定长期发展计划,明确自身的工作目标,整合大量的内部资源,加强各个部门之间的沟通,完成档案的接收、管理、查询等工作,降低档案馆的储存成本,进一步促进县级档案馆的稳定发展。

4.提高人才队伍素质

在县级档案馆建设过程中,工作人员也占据较为重要的地位,高质量人才队伍可推动档案馆的良好发展,因此,应当提高人才队伍素养,强化高素质队伍建设。

第一,加强对工作人员的培训,使其认识到信息化时代下档案馆具体的工作需求以及发展目标,要求其熟练掌握计算机设备的操作,并加强对基础知识的学习,使其掌握更多的信息化内容。同时,还需加强对工作的服务培训,让其了解公共服务的相关内容,以此将基本理论知识应用在实际工作中,可有效提高工作效率,使工作人员能够胜任档案馆的工作,增强人员的自身技能,使其具备良好的服务能力,充分满足人们的需求,以此达到合格的服务标准。

第二,应当加大人员间的交流力度,在实际工作过程中,可采取轮岗制的方法,使工作人员针对具体的工作内容进行详细的探讨,在人员的交流以及合作下,高效地完成档案馆服务工作。同时,在工作人员的沟通交流中,有效提升人员的综合能力,掌握更多的工作技能,以此提高自身的工作质量。另外,档案馆还应当不断拓宽晋升空间,为工作人员提供良好的发展条件,调动工作人员的积极性,强化人员的服务意识,有利于快速实现档案馆公共服务目标,以此为县级档案馆的发展打下坚实的基础。

第三,档案馆在发展建设过程中,还应当积极引进优秀人才,要求其具备较强的综合能力,能够尽快地适应工作内容,提高整体的工作服务效率。因此,在人才的选聘过程中,档案馆领导人员应当把好质量关,做到公平、公正、公开,根据档案馆的实际需求,明确具体的选聘标准,以此不断引进新的活力,充分发挥人才优势,使其高效完成档案管理工作,并具有良好的服务能力以及态度。在实际工作中,能够熟练运用信息化设备,掌握更多地知识技能,在工作过程中不断发挥自身的作用。同时,还能够带动其他工作人员,以此快速完成档案服务工作,提升整体的人才队伍质量。

四、结束语

总而言之,信息化背景下,县级档案馆的公共服务具有重要作用。因此,在档案馆建设过程中,应当围绕着公共服务理念,开展一系列工作,逐渐优化档案馆工作内容,建立健全内部工作机制,构建完整的组织结构。加强信息设备的应用,对档案信息进行有效管理,便于为人们提供良好的网上查询服务,提高整体的工作效率,使县级档案馆与现代社会相契合,推动县级档案馆的长远发展,实现服务社会的目标。

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