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信息化背景下企业档案管理的方法研究

作者:完美论文网  来源:www.wmlunwen.com  发布时间:2021/9/1 10:04:56  

信息化对企业档案管理的影响

在较长时间内,企业档案管理都在运用过时的管理方法,此种模式在管理的各个环节中都存在弊端。传统的档案管理方法多是纸质保存,其管理方法落后,核心工作在于采集、存储等基础业务环节,注重档案资料的安全性却忽视了开发使用工作的开展。大部分企业档案的使用者并非档案管理人员,对企业档案的具体情况缺乏很好的了解,再加上检索工具比较落后,查阅工作经常无从着手,导致工作效率大大降低。传统档案的管理方式效率低、用时长,严重限制了企业档案管理工作的正常进行。

信息化是目前各个领域的发展趋势,已经渗透到人们生活的各个方面,信息技术无处不在,具有强大的影响力,档案管理工作也不例外。电子档案逐渐取代了纸质档案,具有更加明显的优势,使档案的查询与调取更为便利,存储起来可以节省大量空间,但需要通过对应的软硬件才可实行有效管理。档案管理人员还可以进行加工开发,让使用者借助计算机网络随时随地获取档案资料,极大提升了档案的利用率。在档案保密方面,要借助安全保密防护措施确保电子档案资料不被篡改、破坏,同时也要落实好“九防”工作,全方位保证档案资料的安全。

信息化背景下企业档案管理的方法

优化信息档案管理制度

信息化满足了各种人群对信息的需求,数字档案使信息获取更为快速与便捷,需要一个良好的档案管理工作体系。在信息化管理制度建设阶段,为确保信息系统的连续性,使之充分发挥出档案管理和运行模式的实用价值,在革新档案管理和服务模式的背景下,把档案信息化管理制度当作目前信息化档案建设的首要任务,信息化管理制度也要结合企业的实际经营状况。

电子文件大部分以数码形式收录在硬盘、磁盘等载体中,能够通过通信网络传输在计算机系统中读取。要坚持科学管理的原则,成立企业综合档案室,专门负责电子文件的归档整理、储存管理、验收等工作。制定电子文件归档制度,安排专门的工作人员,确保电子文件归档的真实性,按照各种归档电子文件的类型,确定归档范围、级别划分和存储时限。最终要在逻辑归档与物力归档两个层面制定归档期限和移交载体检查标准,确保存储过程的安全性。

要重点把档案管理制度真正落实到管理实践之中,明确管理标准与实施流程,提示管理规范性,不落下任何一个环节,制定档案管理的优化方案。从企业运营角度来看,多数企业达到了先进管理制度的建成,但由于没有好的管理理念,致使档案管理改革难以落实,对于这个问题,要从管理人员层面入手,使其深刻意识到档案管理的意义,形成档案管理意识。企业还要为档案管理的创新发展提供必要的设备与技术支持,另外,要夹带对档案管理的监督力度,保证每项操作都达到规章制度标准,提高档案管理效率与质量,强化档案管理效能,加强对档案管理改革的认识,建立完整的信息管理系统,杜绝网络真空现象的出现。

抓紧培养复合型人才

电子档案是当今时代不可或缺的组成部分,全部事物都在朝着信息化方向发展,也为档案管理工作带来了新机遇。企业档案管理工作者直接关乎档案管理的质量,要对管理人员的工作内容进行精心安排,对知识结构、专业技能培训提高重视程度。设计具有针对性的培训方案,采用内部教育、专家讲座等形式提升内部人员的工作意识和能力,提升档案管理效率。还要制定完整的激励制度,鼓励工作人员和其他业务部门多沟通,清楚各部门的信息管理需求,提高自身专业素养。

企业要顺应时代发展特性,把创新意识融入档案管理的全过程,以更好进行档案管理,在实践中不断完善管理方式,让档案管理模式与时俱进,为各时期的档案管理提供专业化指导。在创新意识的引领下,让从业人员以信息化的视角,运用合适的管理方法,促进档案管理全面进行,利用信息技术构建管理系统,保证管理时效性,为企业实现战略目标打下坚实基础。

完善档案管理运行机制

信息化背景下的档案管理工作的任务较为繁重,要根据档案实体对档案内容与目录进行比较、分析与修订。对于档案管理工作复杂、易错等现象,可使用最新的RFID技术,建立智能化档案管理系统,为提高整体运行效率创造有利条件。

智能管理系统依赖于计算机软件技术和RFID技术,在档案存储、查找、安全等各个方面都有涉及,将RFID技术当作信息存储媒介,在其他技术的配合下,对档案资料管理过程进行高效管控,在此过程中,管理系统要和监控系统相联系,使各部门间档案信息的无缝隙对接、远程交换传递。若检测到数据不正确,要借助管理系统对数据进行适当处理,保证信息的一致性。

智能档案管理系统具备多种功能模块,包括查询、盘点、环境监测、安保等。在构建系统过程中,要配备目录服务器、应用服务器、UHF读写器、档案架等。档案架中每个格子都有相应的标签,可以满足正常使用需要。在盘点阶段,可在档案管理终端直接布置任务,把指令传达给逻辑业务服务器,然后工作人员能够按照RFID上的指示读取标签上的信息,即一个档案格盘点完成。再依次完成所有档案格的盘点。在档案存放阶段,管理人员将类型、名称、编号等重要信息做成唯一标签。参考标签信息在数据管理中心下发任务,当明确位置后,便可以进行上架。

另外,为防止不法分子盗取档案资料威胁到信息安全,要在信息化管理阶段,通过加密技术对档案进行加密保存,设立防火墙,保障数据的安全传输,从本质上断绝本机网络和外界网络的联系,阻挡了非法访问,确保档案安全。在以往的档案管理中,没有科学的分类方法,缺乏统一的管理策略,导致档案查找工作量与复杂程度过大,不能迅速获取想要的资料,因此,在进行档案管理改革过程中,要充分考虑人们的真正需要,保证档案数据在真实安全的基础上,提高信息化建设力度,建立统一的网络终端平台,提高检索档案的效率。

采取信息控制措施

新时期,企业档案管理难度加大,各种类型的企业档案信息需要管理,管理技术有了更高的标准,需设立统一的管理网络,提高档案信息管理效率,鼓励档案管理员采用新技术完成管理任务。档案资料的准确性是保证档案管理功能正常发挥的基础,若档案信息有误,会给企业带来不可估量的损失。所以,在实际管理阶段,要运用合理的控制方法,为档案信息传输营造优质的环境,工作人员要严格遵守管理流程开展工作,可有效提高管理质量,在制定档案管理标准的过程中,需注重管理原则与目标,指导进行高质量的档案管理工作。为保证工作效果,对工作中出现违纪行为的人员给予严厉的处罚,促使管理人员形成责任意识,让企业档案管理工作更为规范。

建立档案安全防护体系

构建企业信息安全制度,通过制定相应的规章制度可以很好地约束各方行为,拥有安全规范的管理模式。具体来看,企业要优先设定网络与计算机安全管理规范,据此强化电子信息管理,制定高效的归档制度与保管制度,要做好基础设施建设工作。企业拥有高质量的硬件设施能够有效避免因为硬件故障造成的档案安全隐患,因此要选择高性能存储设备,定期进行档案资料的备份,对硬盘、光盘等存储介质定期更换,确保备份数据的有效性,运用适当的安全技术手段,强化管理人员的安全防护能力。相关部门要主动作为,争取企业领导对档案信息化的支持,保证档案信息化的开展有充足的资金保障。

一些企业认为投入大量的资金去建设档案管理在短时间看不到成效,但从长期来看,档案管理对企业发展有很大的实际作用,因为档案中包含企业运营、发展等关键资料,例如将职工资料进行横向和纵向对比能够得出职工业绩、部门现状以及存在的问题,分析企业月度销售额能够了解市场行情,并及时做出适当的调整。所以企业管理层要足够重视档案信息化工作,为防止做出错误决策,要提前做好组织建设与规划,制定对应的规章制度。

结语

企业档案信息化管理可以满足档案快速上下架、批量处理、无纸化,减少档案丢失、被篡改的风险,释放大量存储空间。为使档案信息可以更好地为企业服务,在目前纸质文档信息化的基础上,设定更为完善的档案信息管理制度,借助先进技术建立智能档案管理运行平台,强化人员管理,促进企业平稳发展。

参考文献

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