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创新过刊管理服务模式 提升过刊管理人员服务意识

作者:完美论文网  来源:www.wmlunwen.com  发布时间:2021/12/17 9:52:17  

摘要:高校图书馆在数字化时代如何加强对过刊资源的科学化、规范化管理,最大程度满足读者的需求,在很大程度上制约着高校图书馆提升过刊资源的利用率。高校过刊资源作为馆藏资源的一个重要组成部分,在过去传统管理模式下存在很多弊病,如“重藏轻用”、管理后、剔旧工作欠缺等,随着高校教育改革的不断深入,高校科研工作的发展壮大,如何使期刊资源特别是过刊资源更好地为高校教育的发展提供优质服务,这就要求高校图书馆在创新管理服务模式、降低管理成本、提升信息服务管理空间上下足功夫。

“过刊”就是过期的杂志,图书馆会把上一年的期刊下架然后装订成册,重新分类,以合订本形式再次上架,以方便读者查阅。过刊对于现刊而言,它是把上一年的现刊中专业性强,具有保存价值的期刊经过整理、装订、加工后重新编目上架。在传统观念中,过刊的利用价值大打折扣,其实不然,期刊出版后1~5年利用率最高,文献计量学表明:文献老化的半衰期一般在4~10年之间。过刊在一定时期内的利用率还是很高的,但如何使过刊在有限的时间内提高它的使用率和利用率是高校图书馆提高馆藏资源利用所面临的重要问题。

关键词:高校图书馆;过刊资源;管理利用;

一、从过刊的特点来看

一是过刊具有连续性和完整性。首先,过刊是从上一年的期刊中挑选出的具有学术价值和科研价值的期刊,经过整理、加工、分类、录入,然后重新上架服务读者。其次,过刊的连续性和完整性,决定了它有一套特有的信息链和数据链,为建立过刊资源数据库发展提供了条件,也为高校科研和教学提供了信息保障。

二是对过刊的利用率来看,重点还要看它的学术性和专业性。对于高校过刊文献资源收藏范围要从高校学科发展的趋势来进行调整,它不是一成不变的,要根据本校教学和科研的发展,适当做出调整。

三是过刊的数量多,有着庞大的信息量。据统计全国期刊种类有9549种,以晋中学院为例,每年要订阅期刊840种,要想从近千种期刊中挑选出具有保存价值和学术价值的期刊不仅要求期刊管理员要有全面的综合素质,更要求学科馆员在这里发挥积极作用。高校学科的建设与发展离不开教学与科研的发展,过刊资源应积极服务于教学与科研。学科馆员应积极关注学科的最新发展动态,对数量庞大的过刊要及时做出调整,筛选出学科价值高、专业化强、实用性强的过刊,对学科用户的科研项目要开展定期跟踪和咨询,及时推送和科研项目有关的过刊信息资源,充分发挥过刊的利用率。

四是过刊的涉及面广,信息量大,涵盖了文学、政治、经济、外文、美术、数学等多个领域,这不仅为其再利用打下了雄厚的基础,也为开发过刊资源奠定了物质保障。

二、过刊管理存在的问题及对策

有些高校图书馆在过刊的管理方式上比较落后,许多期刊不能外借,不能开放式借阅。“以藏代管”的传统管理方法存在很多弊端,“重藏轻用”的思想在某些高校图书馆中比较盛行,在信息网络时代,过刊发挥的作用有些是现刊不能取代的。过刊作为馆藏资源的一部分应该和图书管理方式一样,不能将其束之高阁,许多高校图书馆过刊阅览室沿用旧的管理模式不能借阅,只能阅览,造成许多过刊只能静静地待在角落里,这样不仅给读者的查阅带来很大不便,而且对过刊资源也造成极大浪费,所以改变高校过刊资源的管理模式,充分调动人的积极性,变被动为主动,让过刊资源和图书一样流通起来,这样才能充分利用过刊的有限资源,使其利用最大化。

现刊在下架后,要及时整理和查漏补缺,对于短缺的期刊一定要及时补订。有些高校的图书馆对于短缺的期刊不及时补订,期刊中某些重要信息链断开,这对高校的学科教学和科研的信息利用造成很大不便。这就要求过刊管理员在整理一年的期刊时发现短缺期刊时要和供货商积极联系,及时补订,以免影响期刊的装订,对于短缺的期刊要做到不下架,不装订,以保证期刊的连续性和完整性。

高校图书馆的过刊在装订和利用上存在许多问题,如在晋中学院过刊装订一般采用外包形式,上一年的期刊经过下架、整理、排序、打包,直接交给期刊供货商指定的公司装订,期刊不论是否有收藏利用价值都要装订,这不仅直接影响到过刊的质量,而且占用了过刊资源有限的空间。比如,瑞丽、大众电影一类的杂志在学术上的价值不大,但属于图书馆的馆藏资源,对于那些收藏价值不大的期刊,是否可以建立馆藏资源数据库,在数据库进行收录,这样既可以节省空间又可以提高馆藏资源的利用率。

高校图书馆过刊资源的剔旧工作是图书馆馆藏资源的重要组成部分,每年都有大量的期刊进行整理和装订移交给过刊阅览室,这给过刊阅览室在空间和人力上无形中增加了很大压力。在许多高校馆藏图书和图书馆实际设计的图书藏量存在很大的差异,有的高校图书馆的图书藏量已超过建馆时标准的藏书量,这就要求高校图书馆要更新传统观念,重视过刊的剔旧工作,有针对性的剔旧纳新,增加馆藏活力,使图书馆过刊剔旧工作处于一个合理有序、循序渐进的发展状态。

要尽快建立起馆藏期刊剔旧标准,实现高校图书馆期刊剔旧数据库联网。首先,对于图书馆藏刊剔旧方式要做到灵活多样,在减少书架冗余率的同时,积极实现剔旧文献的二次利用。对于零翻阅率和一些娱乐性的杂志通过售卖等方式进行剔旧,这样既可以增加经费的收入又可以避免以后期刊采购的盲目性,其次,对于这部分过刊可以和其他高校图书馆进行交换和赠送,像一些专业性强、阅读率低且又不是学校科研和教学的重点学科的期刊,通过和其他高校图书馆进行交换,可以得到一些适合本校教学发展的普及性较强的刊物。实现高校图书馆过刊剔旧数据库联网,也是基于以上工作是一项长期的、系统的工程,要根据具体实际工作制定相应的剔旧标准,在工作中有计划、有系统地实行,要做到专人分管,专人负责,及时除旧更新,优化馆藏资源,以适应和激发高校师生的教学和科研需要。

三、过刊的装订

过刊的装订工作是过刊管理的重要组成部分,过刊装订质量与过刊利用率的提高有重要关系,并且决定着过刊管理工作的科学性和合理性。

第一,大部分高校图书馆的期刊装订都是对外承包出去的,承包商装订期刊的标准不统一,高校图书馆装订的要求不明确,并且对于短缺的期刊和期刊供货商沟通不积极,致使装订的期刊不能保证其连续性和统一性,在很大程度上影响了过刊的利用效率,这就要求过刊装订在规范和严谨上下大功夫,这对于保障过刊的管理和利用起着至关重要的作用。

第二,装订时间周期要缩短,尽量避开过刊资源利用的高峰期,以免影响读者的毕业论文设计和科研教学需求。首先,每年前半年是学生论文设计的高峰期,需要查询资料的人很多,再加上上一年期刊的尾刊这段时间才陆陆续续送来,所以上一年期刊的装订最好安排在第二年的下半年;其次,为保证读者查阅资料的便利,过刊的装订时间应放在暑期或是寒假进行,这样既保证了装订时间,又不影响过刊阅览的正常开放。在装订过刊时要分批次进行,先装订学术型期刊,再装订学习型期刊,最后是休闲型期刊,错开装订可以避免借阅高峰期,又可以缓解过刊阅览室的压力。

第三,过刊装订为了便于读者的查阅,尽量做到厚度不要超过3厘米,对于学术性期刊、学习型期刊和休闲型期刊的区分,不仅要在书脊编目序号上进行查阅,而且可以从三种期刊的装订编目卡的颜色上加以区分,用醒目的色彩来区分,这样不仅可以方便读者快速找到自己所需要的资料,而且也便于过刊管理员对期刊的管理。

第四,缺乏高水平的过刊管理人员,是高校图书馆普遍存在的问题。由于在传统的图书馆管理中,人们对于图书馆的管理长期处于“重藏轻用,重书轻刊”的状态,对于过刊的管理更是不够重视,过刊管理人员的工作只是充当“守门人”。由于缺乏过刊管理的专业知识,再加上图书馆对于过刊管理人员的培训、学习和交流机会的缺乏,过刊管理工作人员的积极性调动不起来,人员的频繁更换,过刊的管理长期处于一种涣散状态。要想改变这种状态,一是要引进高水平的图书馆管理人才,二是对于现有过刊管理人员要加强专业培训,在做好过刊下架、整理、打包、装订、分类、编目和重新上架的工作后,要重视对于现有过刊的深层次开发。

四、创新过刊管理服务模式,提升过刊管理人员服务意识

一是对过刊的管理要进行标准化分类和著录,规范过刊资源管理方式是创新服务的基础。对于过刊的管理方式不仅要规范化、标准化,过刊和图书管理一样,都采用《中图法》进行分类和著录,对同一内容的期刊或更名后内容仍相同的期刊要放在一起集中管理,标准化的分类和著录不仅有利于科学的排架,也便于读者查阅资料,使过刊管理员及时掌握某一学科领域的期刊在某一年的覆盖率,不仅为高校图书馆的各项评估工作准备数据资料,也为高校建立图书馆过刊馆藏数据库奠定了物质保障。

二是过刊的管理不仅要做到标准化、规范化,而且要认真做好过刊资源的整合工作,要建立具有特色的多种数据库。针对高校的毕业生论文季以及高校职称评定所需的科研论文可以从过刊中的学术期刊中搜集整合,并且依托中国知网等大型学术期刊平台对过刊资源进行深度挖掘,建立过刊资源的论文集库,为广大教师的教学、科研以及申报科研课题提供必要的保障。

三是加强过刊资源的宣传力度。为了进一步加大图书馆过刊资源利用率,充分发挥过刊文献的作用,以加大高校师生对过刊资源的认知度,图书馆应开展多方位的拓展活动,如在馆内和过刊阅览室设置过刊宣传栏,在图书馆平台上向读者推送过刊资源平台,向读者展示过刊资源的馆藏期刊、期刊的变化情况以及每一年过刊的装订情况,以方便读者了解图书馆馆藏期刊的种类和基本情况,从而提高过刊的利用率。

四是参照国外大学图书馆过刊资源的先进管理经验,建立高校图书馆过刊合作储存的机制。过刊相对于现刊来说更能体现某一学科领域的过去、发展和未来,随着时间的流逝而更显珍贵。随着网络信息化的高速发展,高校图书馆的纸质期刊受到很大冲击,图书馆过刊的藏与用矛盾的凸显已经影响高校图书馆事业的发展,建立高校图书馆合作存储机制势在必行。建立合作存储必须在自愿原则的前提下以联盟的形式参加,调节高校过刊资源的存储和使用,在面向社会开放的前提下,尽量满足各高校图书馆承担管理的教学和科研任务。高校图书馆合作存储是过刊资源保存的发展趋势,不仅解决了高校图书馆过刊的存储利用问题,节省了大量的人力、物力和经费,实现过刊资源共享,而且对过刊资源剔除标准的制定也有了统一的认定,进一步提高完善了高校图书馆的职责功能。

五是提高过刊管理人员的整体素质。随着信息化新技术的不断发展,图书馆的管理工作逐渐由手工变为自动化操作,这就要求过刊管理员从传统的观念中走出来,充分认识到过刊资源的重要性,努力提高自身的综合素质,在完成过刊资源的下架、整理、装订、分类、编目、典藏、上架等基本工作之外,积极和各院系合作对过刊资源进行深层次开发,提高过刊资源的开发和利用。许多高校图书馆存在人员结构老化、学习积极性不高、知识结构更新缓慢,再加上经费的短缺,馆员外出学习培训的机会减少,这就要求高校图书馆不仅要在硬件设施上下大功夫,而且在软件上也要重视起来,在对馆员的业务培训要多元化,通过外聘讲学等方式,不定期地邀请高校图书馆专业的专家和教授来本馆进行业务方面的培训和讲座,解决工作中遇到的实际问题,通过“走出去,请进来”的方式提高管理人员在过刊装订、整理和上架以及检索方面的综合能力,营造和创造出一个良好舒适的工作氛围,提升管理人员自身服务形象和服务质量,实行科学管理,深度开发过刊资源,实现过刊资源的二次或是三次开发。

总之,在信息化高度发展的社会,高校图书馆要充分认识到过刊资源的利用价值,打破传统的思想桎梏,不论从人员管理上还是过刊资源管理利用上都要摒弃原有的工作方法,把高校图书馆的过刊资源的长远发展和高校的教学科研相结合,使过刊资源从静态管理变为动态管理,积极发挥人的主观能动作用,实现过刊管理的服务现代化,方便读者快速获取检索过刊资源信息,使其利用率达到最大化。

参考文献

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