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基于HRP下的公立医院合同管理的内部控制建设研究

作者:完美论文网  来源:www.wmlunwen.com  发布时间:2021/2/23 10:43:12  

摘要:公立医院经济运营管理目前正处在从核算型向管理型转换的过程,经济合同管理作为内部控制的重要组成部分,在公立医院内部控制建设中发挥着极其重要作用。公立医院经济合同的管理应该结合内部控制建设和医院综合运营管理系统实现流程化管控,进一步优化合同管理流程;通过对合同的事前、事中、事后管理,降低合同管理风险;通过对合同潜在风险的管理,可以提高合同管理的效率;从而提高英语综合运营管理水平,降低医院经营风险,减少资源浪费,提升医院服务质量。

关键词:内部控制; 合同管理; 综合运营; 流程管理;

一、公立医院经济合同管理现状

在公立医院内部控制建设中,业务流程层面中的预算管理和合同管理一直是目前医院内部控制的薄弱环节,随着公立医院信息化建设的成熟,全面预算逐步通过信息化系统能够和医院运营业务流程紧密结合,管理上已经有了很大的提高,但是合同管理基本没有和运营业务流程嵌套,游离于医院管理流程之外,管理基本流于表面。

随着医院管理的精细化和信息化的发展,医院财务管理正在从核算型向管理型转变,全国大部分三级医院已经或正在建设医院综合运营管理系统(HRP)。综合运营管理系统最突出的特点是业务流程的管理,而国内能够从业务流程中实现内部控制管理的系统却不多,表面上核心的几大模块都有(核心模块主要有:账务处理、固定资产、供应链、人力资源管理、全成本核算、预算管理),但实际上仍然属于财务核算软件,不能够实现业务流程化管理,甚至大部分业务一个人从头可以做到尾,没有权限分工与审核提交概念。所以各业务风险环节无法通过信息系统实现流程化的内部控制管理。

当然也有比较优秀的HRP,比如用友的NC和金蝶的EAS,几乎可以对大多数经济业务实现流程化控制管理,但合同管理依旧不属于HRP核心模块。所以大多医院的合同管理采用两种模式:其一是在医院OA中实现,通过OA实现简单的合同登记、会签、审批、查阅及印章等管理。其二是单独的合同管理软件实现,功能相对比较全面。纵观这两种实现模式,表面上完成了合同管理的目的,实际上是没有和经济运营的业务流程结合,不能真正达到医院运营管理的内部控制要求。

为了把公立医院经济合同管理结合医院内部控制建设,通过信息化技术科学合理地实现流程化管理,从而管控合同风险、实现控制目标、提高合同管理效率,使经济合同管理的内部控制更加科学化、合理化。为此,医院经济合同管理要真正达到医院综合运营管理的内部控制要求,最好的办法是结合医院综合运营管理系统,把合同管理嵌套于业务流程之中,从合同的拟定、审核、会签、履行、变更、终止以及登记、保管、后期评估、执行过程的考核等全方位进行管理。

二、选用能够实现业务流程管控的HRP是实现经济合同全方位管理的前提

国内的HRP良莠不齐,个别系统表面上看功能模块比较全面,但透过现象看本质,仍然属于核算型财务软件,无法真正实现业务流程的集中管控。这种核算型系统的突出表现是没有完善的组织架构和符合层级管理的人员架构。财务核算的层级不同,组织架构的深度不同,比如项目成本核算、病种成本核算、单病种付费、DRGS付费等要求,仅仅核算到科室一级显然不满足需求,这就要求组织架构细化到每一个核算单元。符合层级管理的人员架构是系统实现业务流程化管理的必要条件,否则会导致一人完成一个业务全过程的处理,达不到内部控制所要求的效果。另一方面,即使系统有相对完善的组织架构和人员架构,在系统业务的处理过程中没有实现流程化控制的系统也不是真正的HRP,仍然属于核算型财务软件。只有真正能够实现业务流程管控的HRP,才可以将经济合同管理嵌套在业务流程之中,实现经济合同全方位的内部控制管理。

经济合同管理只有紧密结合HRP流程化管理,从合同的预算、立项、合同拟定、供应商资质审查、招标、合同金额、付款条件及额度、支付比例、合同执行、验收退回、资金结算、以及使用情况的绩效考核等全过程实施动态管理,严密监控重点风险环节,真正实现了关口前移,以达到经济合同全方位管控。

三、在经济业务流程的关键环节嵌入经济合同进行全方位管理

经济合同是伴随着经济业务的开展而产生的,医院经济合同大多产生于招标采购环节。经济业务由业务部门发起,经过领导层审批后采购部门才可进行招标采购。在招标采购环节就进入合同的前期准备阶段,主要完成合同的策划、调查和谈判。完成招标后进入合同的签订环节,主要完成合同的拟定、审核、会签和签署。在这个过程中将合同管理嵌入HRP中,通过HRP实现合同的拟定、审核、会签和签署过程。招标采购部门将供应商的关键信息、经济合同的关键信息等录入信息系统,同时系统保存完整的合同文档。供应商和合同的关键信息主要用于业务流程中进行数据化管控,合同文档主要用于合同管理部门进行合同的归档、登记、保管、合同履行后的评估以及建立合同台账等。

合同在执行过程中存在合同的补充协议、合同变更以及合同转让等情况,所以在HRP中随着经济业务在不同节点的发生,系统应该一直结合合同的关键条款实现风险控制和对业务的执行情况及时分析和警示。并伴随新的合同变更,系统能够根据操作人员权限进行合同的增加、修改和补充,同时将这种变更融入到后续业务流程的管控之中。

四、经济合同中关键信息在业务流程中的控制

在业务流程控制中,信息系统除了保存合同的完整文档以外,必须将合同中的关键信息单独录入到系统中,用数据表的形式保存,以便系统在业务流程中调用不同的字段信息控制合同执行的全过程。

经济合同中那些属于关键信息,主要取决于信息系统功能和想要实现的结果。通常有对方单位关键信息和合同条款关键信息,对方单位关键信息主要包括:单位资质、单位名称、开户银行、银行账户、法人信息、联系人信息等。主要用于合同履行中信息备查、付款、纠纷处理以及责任追踪等;合同关键条款信息主要包括:合同名称、合同标的、合同价款、付款期限、付款方式、资金来源、签订日期、履约期限、违约金、合同承办部门、承办负责人等。主要用于合同执行过程的进行全方位的数据化管控。在日常财务核算中,系统应用这些关键信息在入库环节可以自动生成应付账款的自动开机分录;根据资金来源、付款期限和付款方式等实现日常应付账款的管理;在出库环节系统可以自动生成付款分录,并进行应付账款的核销、到期付款提示、以及分次付款额度等功能;同时也可以实现合同的绩效管理以及纠纷处理和责任追究等管理。

五、充分利用信息系统流程化管理控制经济合同管理的主要风险点

公立医院合同管理的流程化控制,主要包括合同前期准备、合同订立、合同执行和合同后期管理的控制。综合运营管理系统最突出的特点是对经济业务的流程化管理,所以充分利用医院综合运营管理系统的流程化管理来实现合同管理的流程化控制,将合同的全过程管理嵌入医院经济业务流程之中,在经济合同执行的不同阶段,利用流程化管理控制合同管理的关键节点,从而实现对经济合同各关键节点的主要风险实现控制。

经济合同在执行过程的不同节点所体现的风险点不尽相同,所以在录入合同关键信息时必须考虑全面。HRP系统通过对合同关键信息所满足的条件的判断,来决定该节点主要风险是否已经得到控制,如果条件不满足,系统提示审核不通过,业务流程将等待处理或者驳回,直到关键节点的关键风险得到控制,业务才会进入下一流程环节。HRP业务流程的精细程度决定合同管理过程的精细度,业务流程设计越精细,合同执行过程中的关键节点的关键风险基本可以得到全面控制。

六、利用医院综合运营管理系统实现对合同管理的内部控制可以弥补其他管理模式的不足

目前医院对合同管理主要采用OA或者单独的合同管理软件来实现,甚至部分医院仅靠文件和制度要求进行管理。这几种模式的共同特点是经济合同管理与实际业务相脱节,人为因素影响较大,实际执行过中内部控制目标无法达到,合同的流程化控制很难实现,经济合同管理的内部控制往往流于形式。充分利用综合运营管理系统(HRP)规范化、精细化的流程控制体系,将经济合同管理恰当的嵌入业务流程之中,通过信息化管控,避免过多的人为因素影响,从而实现合同管理与经济业务流程的一体化。

合同管理与经济业务流程紧密结合的信息化,可以极大地提高工作效率、规范管理流程,实现合同管理的内部控制目标。结构化的数据管理模式可以提高不同部门之间的协作和数据共享能力,从而降低成本,提高管理效率。以信息化系统为手段,紧密结合经济业务流程管理,可以最大程度地降低合同管理过程中风险发生的概率,减少风险所造成的损失。

七、结束语

公立医院经济运营管理目前正处在从核算型向管理型转换的过程,经济合同管理作为内部控制的重要组成部分,在公立医院内部控制建设中发挥着极其重要作用。公立医院经济合同的管理应该结合内部控制建设和医院综合运营管理系统实现流程化管控,进一步优化合同管理流程;通过对合同的事前、事中、事后管理,降低合同管理风险;通过对合同潜在风险的管理,可以提高合同管理的效率;从而提高英语综合运营管理水平,降低医院经营风险,减少资源浪费,提升医院服务质量。

参考文献

[1] 张庆龙,王洁.公立医院内部控制建设操作指南[M].中国时代出版社,2018.

[2] 陈益民.公立医院加强经济合同风险控制实践[J].中国总会计师,2018(12):72-74.

[3] 王韡.公立医院合同管理审计实施现状研究[J].中国总会计师,2020(02):134-135.

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