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加油站财务稽查信息化运用探索

作者:完美论文网  来源:www.wmlunwen.com  发布时间:2021/9/14 9:56:34  

摘要:随着大数据、云计算、人工智能等技术的蓬勃发展,一个全新的时代已经来临。面对机遇与挑战,我们应充分挖掘优势、抓住机遇、迎接挑战,全方位实现智能信息技术与财务稽查信息化的有机融合,力促财务稽查事业的转型升级。

关键词:加油站稽查;大数据;闭环管理;

引言

随着全球经济信息化、数据化和智能化的深度发展,对财务稽查提出了新要求。财务稽查不能再是单一的财务事后监督,必须全面渗透从严治企的各环节,落实风险监督责任,需要全员、全方位参与风险管控,促进加油站规范化、精细化、科学化管理运营。

一、加油站传统财务稽查存在的问题

过去加油站财务稽查方法单一,主要采用“巡站式”对资金、商品、发票的舞弊行为进行稽查。虽然在资金和商品的安全风险总体可控,但在稽查效率、质量和精准度方面还有所欠缺。

(一)传统稽查成本高效率低

成品油销售某公司的加油站点多面广站线长,分布在21个地市州,并且有一大批站点地处偏僻,网点离散度高。过去主要采用现场突击为主的稽查方式,一天只能完成1~2座站点的稽查,检查成本高效率低。尤其在甘孜、岷江、凉山、攀之花地区,要检查完所有加油站耗时长达数月时间,不仅需要投入大量的人力和财力,检查成本很高,检查结果却不理想,不能第一时间识别风险,新风险的发现也比较滞后,问题得不到及时处理,无法长期开展常态管理。

(二)传统稽查质量难以得到保证

过去稽查质量完全依赖于稽查人员的业务水平,只有具有较丰富经验的工作人员才有可能发现风险,对问题给予准确的定性,并提出切中要害的整改意见。但公司的财务稽查人员往往是兼职,工作精力有限,专业素质也参差不齐,检查的方法和标准不统一,或者由于数据处理分析能力有限、问题因果分析不明、工作量大、烦琐等问题,稽查工作容易松懈,稽查质量难以保证。

(三)问题整改难以形成闭环管理

稽查人员将稽查发现问题记录在纸质材料上如《上级检查记录本》,要求加油站人员即刻整改,但是事后稽查人员往往没有精力和时间继续追踪后续整改情况,不同程度地存在“重核查、轻整改”的现象。整改责任人是否明确,整改情况是否能真正落实到位,都无迹可寻、无据可查,“检查—整改—再检查—评价”的闭环管理未落到实处,屡查屡犯的问题时有发生。

二、加油站稽查信息化运用探索

近年来,伴随着成品油销售业务呈规模化、多元化、平台化的趋势发展,成品油销售企业某公司把信息化作为提升企业经营管理的重要手段。自2015年起着力打造“综合业务支撑平台”,推动信息系统应用由操作层向管理层、结果分析向过程监控以及数据收集展示向预警决策支持升级。

(一)硬件打造-推广应用库站远程视频监控

成品油销售企业某公司自2016年起分步试点改投资为支付服务费模式完成高清视频监控升级,单站节约10余万元。新设备更智能、画面更清晰,通过数据专网不仅不影响加油站生产系统运行效率,也无须检查人员亲临现场,可直接在公司机关营销监控中心调取历史录像资料并进行回放。远程视频监控的应用解决了稽查成本高的问题,加油站资金、商品和发票一旦发生异常预警,稽查人员不用奔赴现场,可第一时间调取监控核查,及时干预、主动预防,大大提升了稽查效率,推动风险监督责任前移,风险识别和处理更加及时、有效。

(二)软件开发

加油站采用24×7的运营模式,每天会产生海量的消费、支付、开票、物流等数据。面对庞大、多类型、低价值密度、实时的数据,人工分析和处理起来显得力不从心,无法从海量数据中精准稽查识别出员工在套现、套取折扣、套票、虚开发票、套电子券等方面的舞弊行为,风险管理效力日渐下降。为此,成品油销售企业某公司利用大数据开发了管控系统,对稽查数据进行收集、存储和分析,提高加油站稽查精准度。

(1)开发三大预警系统。

成品油销售企业某公司在“综合业务支撑平台”中搭建了“加油卡异常监控模块”“电子券异常核销预警模块”“电子发票预警模块”。三大预警系统打破了信息孤岛格局,将卡系统、增值税发票管理系统、多渠道支付系统数据接入自建系统,完成数据处理匹配加工。通过大数据筛选分析,设置异常筛选、分析条件,建立预警模型对各自预先确定的主题和每个主题设置的阈值和频度进行监控,一旦触发预警条件启动预警,第一时间将预警信息下发至各加油站,经加油站核查原因后,将结果层层上报审核。通过关键节点的处理与运用,做到事中稽查,形成了“数据分析—启动预警—核查原因—结果反馈—监控审批—统计分析—监督考核”全流程管理链条。

(2)开发商品对账系统。

采用自动化和智能化分析技术,打通公司业务系统的信息壁垒,实现五大系统数据采集、分析与深度融合和共享,搭建“自动化、流程化、痕迹化”的闭环对账模式。系统精准比对商品进销存差异,全程记录、跟踪和监督对账人员的差异处理、对账进度等情况,实现商品对账数据采集自动化、业务财务数据核对自动化、异常信息预警自动化、对账结果反馈自动化和监测业务操作自动化五个管理与监督的自动化,形成“系统制约”和“制度制约”相结合的管理体系。系统运行后,对账人数明显下降,共释放对账人员约90名,对账时间缩短三分之二,每名对账人员年节约对账时间约96个工作日,全省节约对账时间约8640个工作日。同时,也从源头上杜绝人为修改数据、编造差异原因等不合规行为,工作差错率明显减少。将商品管理从传统手工核对的事后监督变为信息系统监督的事中控制,实现了商品管理前移,提高工作效率,节约人力成本,有效防范商品风险。

(3)搭建资金到账平台。

在司库平台搭建资金到账监控平台,成功打通ERP传输通道,实现加管系统和卡系统所有资金项目完全对应传输至FMIS系统,逐项目、逐日核对银行到账数据和业务资金数据,实现了资金到账自动分拣、自动制证和自动编制银行余额调节表。开发一键对账模型,解决了加油站其他支付方式对账效率低、对账难问题。实现了数据自动整理、自动比对,一键生成差异,释放人力,强化原因分析,提高了加油站资金管理的效率和质量。

(三)建立稽查工作平台

成品油销售企业某公司制定全省统一的加油站财务稽查项目,确定8大类54项具体检查内容,明确检查标准,设置检查频率,并将所有检查项目纳入稽查工作平台集中管理。加油站日常和专项稽查发现的问题均由检查人在系统中录入,落实到具体责任人,整改情况及结果反馈,形成“检查—发现问题—整改—监督—检查—再监督”过程痕迹化管理。按月可以生成检查情况报表,整合分析问题记录,可准确定位出容易出现问题的类别、场所和环节,为稽查人员开展分层分类管理,实施多层次、差别化风险应对提供精确“制导”的操作平台。将有限的人力资源投入到最可能存在问题的地方中去,突出重点,时刻监测,着重防控,实现风险监控的智能化、精确化。同时还可以根据系统线索,对违规行为多发地区和复杂疑难案件给予及时的业务指导和技术支持。

三、加油站稽查信息化运用成效

成品油销售企业某公司建立健全了“在线管理、智能分析、自动跟踪、及时预警、处理监督”的过程管控机制和“查、改、防”一体化的稽查闭环管理工作机制,稽查精益化管理水平有所提升,风险防控能力持续增强。

(一)稽查质效有所提升

信息化稽查是传统巡站式稽查的有力补充,利用大数据、信息化大量缩减了前期数据分析、异常筛选的时间,可不完全依赖稽查人员的业务水平,有效推动了稽查工作由“凭经验”向“凭数据”模式转变。利用大数据分析和预警,将加油站舞弊风险精确定位,减少大面积、长时间的低效率现场检查,降低运营成本,并将有效的人力资源精准投放到风险核查环节,稽查重点突出,稽查效率和质量得以提升。

(二)闭环管理实现痕迹化

稽查工作将稽查组织、稽查标准、稽查过程、稽查反馈、稽查问题的汇总整理、稽查报告形成、稽查档案归档以及稽查结果考核等纳入系统统一管理。建立专题问题库,问题责任到人,明确消号时间,盯住问题整改,实行“可视化闭环”管理,确保检查有痕,责任到人。对同类问题反复发生的情况从重考核,稽查工作由“重核查、轻处理”向“重整改、抓闭环”转变,确保“剖析一个问题、解决一类风险”。

(三)多部门联动形成稽查合力

大数据运用有效拓宽了数据边界,从采购、营销、物流等领域获取数据,成功打通财务和业务数据通道,建立起高效支撑、集约共享的“智慧业财”体系。成品油销售企业某公司借力大数据分析,着力打造“以信息化线上稽查为基础,以专项稽查为重点,以现场稽查为抓手,多层次、多渠道开展专项、联合加油站稽查工作。稽查方式由过去财务部门单兵作战向多业务部门协同作战转变,构建财务、业务、纪委联合监督的“大联合”“大监督”格局,各部门间精诚合作,风险共担,稽查工作也将从事后监督、控制发展到事中、事前控制。

结语

随着大数据、云计算、人工智能等技术的蓬勃发展,一个全新的时代已经来临。面对机遇与挑战,我们应充分挖掘优势、抓住机遇、迎接挑战,全方位实现智能信息技术与财务稽查信息化的有机融合,力促财务稽查事业的转型升级。

参考文献

[1] 王文艳.浅议信息化条件下加油站资金商品稽查管理[J].中国总会计师,2012(6):82–83.

[2] 江丽萍.基于财务决策视角的企业财务稽核的价值和实现方法[J].现代商业,2014(23):235–236.

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